Fake Work als Zeitkiller

Haben Sie heute schon (Arbeits-)Zeit für nutzlose Aufgaben verplempert? Ja? Dann befinden Sie sich in bester Gesellschaft. Fake Work nennt sich das Phänomen, bei dem wertvolle Arbeitszeit verloren geht. Aber was lässt sich gegen diese Zeitverschwendung tun?
Wir erklären, was unter Fake Work fällt, welche Probleme sich daraus ergeben und wie Sie Zeitvergeudung vermeiden.

Durch Fake Work geht wertvolle Arbeitszeit verloren. Bild: Unsplash/Lukas Blazek

Definition: Was ist Fake Work?

Den ganzen Tag gearbeitet, aber nichts geschafft – das ist der Kern, auf den sich das Phänomen Fake Work (auch: Scheinarbeit) reduzieren lässt. Fake Work meint, dass Sie selbst oder auch ihre Mitarbeiter jede Menge Aufgaben erledigen, mit denen die Arbeitszeit nur so verfliegt. Letztlich führen sie aber nicht unbedingt zu einem Ergebnis und bringen das Unternehmen nicht voran.
Wenn Sie die Ordnerstruktur bereinigen oder Ihren Schreibtisch aufräumen – Achtung: Clean-Desk-Regel – ist das durchaus nützlich. Sie können alle möglichen Dinge erledigen und haben dann auch irgendwie viel geschafft. Aber können Sie am Ende irgendwo einen Haken setzen? Bringen Sie diese (Schein-)Tätigkeiten bei einem wichtigen Projekt weiter?
Genauso mag es bei manchen Meetings der Fall sein, bei denen die Inhalte für Sie nicht wirklich relevant sind. Sie sind durch die Teilnahme an der Besprechung beschäftigt, nutzen Ihre Zeit aber nicht produktiv. Fake Work sieht also wie echte Arbeit aus und fühlt sich wie echte Arbeit an, ist aber am Ende nichts anderes als reine Zeitverschwendung.

Scheinarbeit: Beispiele aus der Praxis

Ein paar Beispiele von Scheinarbeit haben wir schon genannt. Um sämtliche Unklarheiten zu beseitigen, wollen wir uns aber noch einmal im Arbeitsalltag umschauen und ein paar weitere Beispiele für Aufgaben finden, die gut und gern mit dem Label „Beschäftigungstherapie“ versehen werden könnten. Voilà:

• Stundenlang am Layout für eine Präsentation feilen – das sieht am Ende natürlich gut aus. Aber wäre der Inhalt vielleicht auch beim Publikum angekommen, wenn Sie schlicht und einfach eine Vorlage genutzt hätten?
• Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, sagt man. Trotzdem sollte der Aufwand für die Bildersuche in Relation zum entstehenden Gewinn betrachtet werden – als Beispiel kann hier noch einmal die Präsentation dienen. Vielleicht muss nicht immer alles perfekt sein.
• Täglich eine Flut von E-Mails sichten zu müssen, kann sich als sehr zeitintensiv herausstellen. Wenn dann die Hälfte der E-Mails direkt in den Papierkorb wandern können, ist diese Zeit nicht sehr gut angelegt.
• Ein Meeting, für das Sie sich (zum Beispiel mit der Präsentation) intensiv vorbereitet haben, wird ersatzlos gecancelt, die ganze Arbeit damit umsonst.
• Der langwierig erstellte Report wird nur schnell überflogen.
• Ständig klingelt das Telefon, die Gespräche drehen sich aber im Kreis oder die Anrufer sind bei Ihnen gar nicht an der richtigen Adresse – auch damit sind Sie beschäftigt, aber nicht produktiv.
• Sie wollen (oder sollen) alles neu sortieren. Aber hilft die neue Ordnerstruktur am Ende wirklich weiter? Oder handelt es sich nur um einen weiteren Fall von vorgetäuschter Arbeit?

Alleine mit den genannten Beispielen könnten Sie einen ganzen Arbeitstag ausfüllen. Aber wie gut fühlen Sie sich, wenn Sie den Griffel schließlich fallen lassen? Die Antwort auf diese Frage führt uns direkt zu den Problemen durch Fake Work.

Fake Work: Probleme für Arbeitgeber

Laut Definition ist Fake Work also Arbeit, die nicht auf die Ziele des Unternehmens einzahlt. Das hört sich nicht nur negativ an – das ist es auch! Probleme ergeben sich durch die Scheinarbeit nämlich sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Fangen wir bei den Arbeitgebern an:

• Oft erkennen Sie Scheinarbeit gar nicht als das, was sie ist. Der Arbeitgeber geht ja die geforderte Zeit lang tatsächlich seiner (Schein-)Arbeit nach. Das Ausmaß an Fake Work ist Ihnen und anderen Führungskräften daher oft gar nicht bewusst.
• Als Arbeitgeber bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter erst einmal unabhängig davon, womit diese ihren Arbeitstag ausfüllen. Aber ist es in Ihrem Sinne, dass die Arbeitszeit in nicht sinnvolle Aufgaben gesteckt wird? Sehen Sie es einmal so: Jede unnütze Aufgabe ist mit verlorener Produktivität gleichzusetzen. Und das führt direkt zum nächsten Punkt.
• Es sind keine Ressourcen für die wirklich wichtigen Dinge frei. Vielleicht haben Sie eine tolle Idee, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringen könnte. Sie können das Thema aber nicht bei dem für diesen Bereich zuständigen Mitarbeiter platzieren, weil der bis zum Hals in (unsinnigen?) Aufgaben steckt. Bedeutet: Ihr Betrieb stagniert.
• Ein Blick auf die andere Seite der Medaille: Vielleicht könnten Ihre Mitarbeiter viel mehr eigene Impulse einbringen, wenn Sie die nötigen Freiräume hätten, um kreativ und konzeptionell zu arbeiten. Welche Potenziale schlummern da vielleicht, die Sie viel besser zum Nutzen des Unternehmens einsetzen könnten? Wenn der Kreativität der Mitarbeiter durch Fake Work Grenzen gesetzt werden, geht Ihnen vermutlich ein wichtiger Motor für Innovationen verloren.

Die Essenz all dessen ist diese: Anstatt durch produktive Arbeit Geld zu verdienen, verpulvern Sie es für Scheinarbeit. Und glauben Sie an dieser Stelle nicht, dass die Mitarbeiter mit Scheintätigkeiten zufrieden sind, nur weil sie pünktlich ihr Gehalt bekommen…!

Viele unnütze Aufgaben? Willkommen bei Fake Work! Bild: Unsplash/Luis Villasmil

Fake Work: Probleme für Arbeitnehmer

Auf Seiten des Arbeitnehmers wiegt der Fall nämlich genauso schwer. Hier entstehen durch Fake Work unter anderem diese Probleme:

• Wenn es sich bei Feierabend für einen Mitarbeiter so anfühlt, als habe er nur (fragwürdige) Aufgaben abgearbeitet und nichts Produktives geschafft, ist das ein unbefriedigendes Gefühl. Und das hemmt wiederum seine Motivation.
• Nicht nur die Motivation leidet; viele Mitarbeiter plagen sich mit Selbstzweifeln herum oder haben das Gefühl inkompetent zu sein, wenn sie wegen Fake-Work-Aufgaben keine nennenswerte Leistung erbracht haben.
• Der aufwändige Bericht verschwindet direkt in der Schublade oder während der Präsentation guckt der Chef nur auf sein Handy, weil er sie nicht als relevant erachtet? Dann stellt sich für den Mitarbeiter nicht nur die Frage, wozu er sich die Mühe gemacht hat; er mangelt ihm auch an Wertschätzung.
• Manchmal ist Fake Work auch Ausdruck von Prokrastination. Statt sich produktiv mit einer wichtigen, aber anstrengenden Aufgabe zu befassen, werden nicht so wichtige Aufgaben vorgeschoben, die auch irgendwann mal erledigt werden müssen, aber eher Beschäftigungstherapie sind. Letztlich ist dann auch hier etwas geschafft; die eigentlich wichtige Aufgabe hängt aber weiter wie das berühmte Damoklesschwert über dem Mitarbeiter.

Als Vorgesetzter sollten Sie diese Probleme nicht außer Acht lassen. Denn: Im schlimmsten Fall wird die Unzufriedenheit seitens eines Mitarbeiters so groß, dass er nur noch einen Ausweg aus der verfahrenen Situation sieht – und kündigt. Gehen Sie daher besser rechtzeitig gegen Zeitverschwendung durch Scheinarbeit vor. Aber wie?

Tipps gegen Fake Work & Zeitverschwendung

Es gibt glücklicherweise Mittel und Wege, mit denen sich Fake Work verhindern lässt und mit denen gezielt gegen Zeitverschwendung vorgegangen werden kann. Die wichtigsten Tipps haben wir für Sie gesammelt:

1. Fake Work identifizieren
   Um Fake Work identifizieren zu können, hilft es, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter sich Ihren Arbeitsalltag einmal genau ansehen. Wie viel Zeit wird mit welcher Aufgabe zugebracht? Und wie sieht der Kosten-Nutzen-Faktor aus? Hier gilt es, alles auf den Prüfstand zu stellen. Unter anderem mit dem folgenden Punkt.
2. Aufgaben kritisch hinterfragen
   Ist diese Aufgabe wirklich notwendig? Bringt sie das Unternehmen weiter? Diese Fragen sollten Sie und Ihre Mitarbeiter sich stellen. Animieren Sie Ihre Mitarbeiter dazu, Aufgaben kritisch zu hinterfragen. Und fordern Sie sie auf, mutig zu sein und Vorgesetzte freundlich auf nicht sinnvolle Aufgaben hinzuweisen – am besten direkt mit einem Vorschlag, wie die gewonnene Zeit produktiver eingesetzt werden kann.
3. Ziele fest im Auge behalten
   Genauso regelmäßig sollte hinterfragt werden, was denn eigentlich das Ziel des Unternehmens im Allgemeinen oder eines bestimmten Projekts im Besonderen ist. Oft hilft es, Zwischenziele zu definieren und sich an diesen entlang zu hangeln.
4. Arbeitstag strukturieren
   Versuchen Sie es einmal damit, den vor sich liegenden Arbeitsalltag durchzutakten – inklusive Deadlines. Hat man sich einmal an die Arbeit mit festen Zeitfenstern gewöhnt, lassen sich viele Aufgaben schneller erledigen.
5. Keine Störungen zulassen
   Ständig ploppen Benachrichtigungen über neue E-Mails und Nachrichten auf, dann klingelt wieder und wieder das Telefon. Konzentriertes Arbeiten? Fehlanzeige! Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, sich Zeiträume für ungestörtes Arbeiten zu blocken (, die sie dann natürlich auch entsprechend kommunizieren sollten). Und fassen Sie sich hier auch an die eigene Nase!
6. Bessere Lösungen finden
   Manche Aufgaben sind notwendig, zum Beispiel für die Dokumentation. Haben Sie schon mal überlegt, ob sich solche Aufgaben auch automatisieren lassen, sodass kein Mitarbeiter mehr händisch tätig werden muss – etwa bei Tabellen oder Reports? Inzwischen gibt es hier technisch viele Möglichkeiten, die Freiräume für kreatives und produktives Arbeiten schaffen.

Scheinarbeit bringt niemandem etwas. Höchste Zeit also, dass Sie Fake Work den Kampf ansagen. Kommunizieren Sie diese Tipps an Ihre Mitarbeiter und gehen mit gutem Beispiel voran. Ungekannte Potenziale werden sich auftun!

Keine Zeitvergeudung mit den richtigen Tools

Last but not least helfen auch diverse Tools dabei, Zeitverschwendung in den Griff zu bekommen. Sie helfen beispielsweise dabei, Projekte zu managen und zielgerichtet zu verfolgen. Mit fixen Terminen im Nacken hat Fake Work wie erwähnt keine Chance. Zudem fördern Management-Tools auch den Überblick über Projekte, wodurch sich unnütze Aufgaben ausfindig machen und streichen lassen. Beratung zu Anti-Fake-Work-Tools bekommen Sie bei den Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK.
Unsere IT-Partner sind äußerst versiert darin, mit der richtigen Technik perfekte Arbeitsbedingungen zu schaffen. Dazu noch ein letztes Beispiel: Auch ein veralteter PC oder Laptop, der gefühlt Stunden braucht, bis er eine umfangreiche Tabelle geladen hat, ist eine Ursache für Fake Work. Mitarbeiter werden in ihrem Arbeitsfluss behindert und vergeuden notgedrungen wertvolle Zeit.
Ob Software oder Hardware – unsere Fachleute beraten Sie dazu gern, übernehmen auf Wunsch auch die Beschaffung und Einrichtung. Nehmen Sie Kontakt auf und informieren Sie sich darüber, wie die richtige Technik die Produktivität steigern kann – sowohl vor Ort im Büro als auch im Home Office.

Weiterführende Links:
Impulse, t3n, karrierebibel, karrierebibel, Unternehmer

Geschrieben von

Janina Kröger

Seit Anfang 2019 ist Janina Kröger für den Blog des IT-SERVICE.NETWORK verantwortlich – anfangs in der Position der Online-Redakteurin und inzwischen als Content Marketing Managerin. Die studierte Germanistin/Anglistin und ausgebildete Redakteurin behält das Geschehen auf dem IT-Markt im Blick, verfolgt gespannt neue Trends und Technologien und beobachtet aktuelle Bedrohungen im Bereich des Cybercrime. Die relevantesten… Weiterlesen

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