Firmenhandy

Ein Firmenhandy ist doch eine super Sache: Der Mitarbeiter ist überall direkt verfügbar und kann Dringendes direkt am Smartphone erledigen. Allerdings gibt es beim Thema Diensthandy einiges zu beachten. 

Wir erklären, warum Firmenhandys nützlich sind, aber gleichzeitig eine Herausforderung darstellen können.

Nur einen Fingertipp entfernt

Smartphones sind zu unseren ständigen Begleitern geworden. Sie verbinden uns mit anderen Personen, versorgen uns mit wichtigen Informationen und entpuppen sich in zahlreichen Situationen als nützliche Helferlein. Und das gilt längst nicht mehr nur für das Privatleben; auch im geschäftlichen Kontext haben Smartphones als Firmenhandy eine zunehmende Bedeutung. Denn: Auch die Arbeitswelt ist mobil geworden.

Stellen Sie sich vor, Sie stehen in der Büroküche, eine dampfende Tasse Kaffee in der einen und das Diensthandy in der anderen Hand. Mit nur wenigen Fingertipps antworten Sie auf dringende E-Mails oder leiten entscheidende Informationen weiter. Über ein Kommunikationstool wie Microsoft Teams oder Slack treffen Sie wichtige Absprachen mit Ihren Mitarbeitern, unabhängig davon, in welcher Stadt, in welchem Land oder auf welchem Kontinent sie sich gerade aufhalten. Das Smartphone wir zum Brückenbauer in einer Zeit, in der Zusammenarbeit keine Grenzen kennt.

Wichtig ist dabei aber, dass auch derartige digitale Brücken auf einem sicheren Fundament stehen müssen. Es gibt für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit Firmenhandys ausstatten (wollen), nämlich einiges zu beachten und zu bedenken. In diesem Beitrag lesen Sie alles Wissenswerte rund um das Thema Diensthandy.

Warum Firmenhandy? Das sind die Vorteile!

Firmenhandys sind weit mehr als nur ein Kommunikationsmittel; sie sind ein strategisches Werkzeug, das die Art, wie wir arbeiten, revolutioniert hat. Sowohl für Unternehmen als auch Mitarbeiter haben sie entscheidende Vorteile zu bieten. Aber was für Vorteile sind das konkret? Hier sind die drei wichtigsten Vorteile für Unternehmen:

• Erhöhte Erreichbarkeit: Mitarbeiter, vor allem in Schlüsselpositionen, sind jederzeit erreichbar. Firmenhandys garantieren, dass Entscheidungsträger oder andere zuständige Personen für dringende Anfragen oder Entscheidungen auch unterwegs kontaktiert werden können.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Moderne Firmenhandys ermöglichen es Teams, auch fern des Schreibtischs über verschiedene Standorte hinweg in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Ob durch Videokonferenzen, gemeinsame Nutzung von Dokumenten oder Messaging-Apps – die Zusammenarbeit wird nahtlos und effizient.
• Mobiles Arbeiten: Firmenhandys sind die Grundlage für flexible Arbeitsmodelle wie Home Office oder Remote Work. Sie unterstützen Mitarbeiter dabei, von überall aus zu arbeiten, was die Mitarbeiterzufriedenheit steigern kann. Mit einer virtuellen Telefonanlage lässt sich die telefonische Erreichbarkeit alternativ aber auch über einen Laptop realisieren, sodass ein Arbeitshandy nicht für jeden Remote-Mitarbeiter zwingend notwendig ist.

Auch für Mitarbeiter bringt ein Firmenhandy durchaus Vorteile mit sich. Wir nennen hier ebenfalls die wichtigsten Drei:

• Größere Flexibilität: Mitarbeiter haben in Zeiten von New Work Geschmack daran gefunden, nicht an den Schreibtisch im Büro gefesselt zu sein. Sie schätzen die Flexibilität des mobilen Arbeitens, die bei einigen Beschäftigen auch durch ein Firmenhandy möglich wird. Die Möglichkeit eines flexiblen Arbeitsorts verhilft oftmals zu einer besseren Work-Life-Balance.
• Kommunikation und Konnektivität: Mit Firmenhandys und den modernen Geschäftsanwendungen bleiben Mitarbeiter besser vernetzt, sowohl mit Kollegen als auch mit Kunden. Schnelle Antworten und der einfache Austausch von Informationen tragen zu einer produktiveren Arbeitsumgebung bei.
• Keine privaten Kosten für Geschäftsanrufe: Die Nutzung eines Firmenhandys für Geschäftsanrufe oder -daten entlastet die persönlichen Telefonrechnungen der Mitarbeiter, die ansonsten auch das private Handy geschäftlich nutzen würden. Zudem sorgt ein Arbeitshandy für eine klare Trennung zwischen Beruflichem und Privatem.

Firmenhandys können also sowohl für Unternehmen als auch ihre Belegschaft einen großen Nutzen haben. Allerdings nur dann, wenn Sie richtig eingesetzt werden.

Firmenhandy: Herausforderungen bei der Nutzung

Die Einführung von Firmenhandys in Unternehmen birgt neben offensichtlichen Vorteilen allerdings auch spezifische Herausforderungen. Auf der Kehrseite der Medaille steht beispielsweise die Gefahr, dass sich das Risiko von Datensicherheitsverletzungen erhöhen könnte. Sensible Unternehmensdaten auf mobilen Geräten, die immer mehr zum Angriffsziel von Cyberkriminellen werden, erfordern strenge Sicherheitsmaßnahmen und Schulungen für Mitarbeiter im Umgang mit diesen Informationen.

Ein weiteres Problem ist, dass die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben verwischen könnten. Die Erwartung der ständigen Erreichbarkeit könnte die Work-Life-Balance der Mitarbeiter belasten, Stress fördern und zu einem erhöhten Druck führen, auch außerhalb Arbeitszeiten reagieren zu müssen. Dies wirft dann nicht nur Fragen zum Schutz der Privatsphäre und Freizeit auf, sondern berührt auch arbeitsrechtliche Aspekte – beispielsweise die Einhaltung von Ruhezeiten und Überstundenregelungen.

Unternehmen stehen daher vor der Aufgabe, klare Nutzungsrichtlinien zu etablieren, die sowohl die Sicherheit des Unternehmensnetzwerks gewährleisten als auch die Gesundheit und Zufriedenheit der Mitarbeiter schützen. Im folgenden Abschnitt werden rechtliche Rahmenbedingungen und Richtlinien beleuchtet, die darauf abzielen, diese Nachteile zu adressieren.

Die wichtigsten Tipps für das Diensthandy

Um die Herausforderungen bei der Nutzung von Diensthandys zu bewältigen und eine gesunde Balance zwischen Beruf und Privatleben zu fördern, sind klare rechtliche Rahmenbedingungen und interne Richtlinien unerlässlich. Hier sind die wichtigsten Aspekte, die Unternehmen berücksichtigen sollten:

• Arbeitszeitregelungen: Definieren Sie klar, was von Mitarbeitern hinsichtlich der Erreichbarkeit außerhalb der regulären Arbeitszeiten erwartet wird, und stellen Sie sicher, dass diese Regelungen mit den lokalen Arbeitsgesetzen übereinstimmen. Es gilt, Überstunden zu vermeiden und die Einhaltung von Ruhezeiten zu gewährleisten.
• Datenschutzrichtlinien: Implementieren Sie strikte Datenschutzrichtlinien, die den Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten auf Firmenhandys regeln, und schulen Sie Mitarbeiter entsprechend.
• Sicherheitsprotokolle: Richten Sie Sicherheitsprotokolle ein, einschließlich Passwortschutz, Verschlüsselung und Remote-Wipe-Funktionen, um Daten bei Verlust oder Diebstahl des Geräts zu schützen.
• Nutzungsrichtlinien: Legen Sie fest, welche Anwendungen und Funktionen für berufliche Zwecke genutzt werden dürfen, und klären Sie die Bedingungen für eine mögliche private Nutzung.
• Kostenkontrolle: Erstellen Sie Richtlinien zur Vermeidung unnötiger Kosten, beispielsweise durch die Festlegung von Datennutzungslimits oder die Wahl geeigneter Tarife.
• Verlust oder Beschädigung: Diensthandy verloren? Nicht nur für den Fall des Verlust des Handys, sondern auch im Fall einer Beschädigung sollten Sie Vorkehrungen treffen und klare Regelungen aufstellen. Dazu gehören die Definition von Meldewegen und möglicher Eigenbeteiligung der Mitarbeiter bei Fahrlässigkeit.
• Richtlinien zur Geräterückgabe: Legen Sie klare Prozesse für die Rückgabe von Firmenhandys am Ende der Nutzungsdauer oder bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses fest.

Durch die Implementierung dieser Richtlinien können Unternehmen die Vorteile von Firmenhandys nutzen, während sie gleichzeitig die Privatsphäre und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter schützen und die Sicherheit von Unternehmensdaten gewährleisten.

Diese Modelle gibt es für das Firmenhandy

Es gibt verschiedene Modelle, mit denen Mitarbeiter Smartphones beruflich nutzen können. Hier macht es für Unternehmen Sinn, sich für ein Modell zu entscheiden. Hier ein Überblick über die gängigen Modelle:

• Bring Your Own Device (BYOD):
  Mitarbeiter nutzen ihre privaten Smartphones auch für berufliche Zwecke. Dieses Modell spart Kosten und erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter, da sie ihr bevorzugtes Gerät verwenden können. Die Herausforderung hierbei liegt im Datenschutz und der Trennung von privaten und geschäftlichen Daten.
• Corporate Owned, Business Only (COBO):
  Unternehmen stellen Handys ausschließlich für berufliche Nutzung zur Verfügung, wodurch sich die Kontrolle über die Sicherheit und Nutzung der Geräte maximiert. Ein Nachteil für Mitarbeiter könnte sein, dass sie zwei Geräte – eines beruflich, eines privat – mit sich herumschleppen. Ein Vorteil ergibt sich dadurch, dass sich das Diensthandy – je nach Absprache – zum Feierabend ausgeschalten lässt.
• Corporate Owned, Personally Enabled (COPE):
  Hierbei erhalten Mitarbeiter vom Unternehmen gestellte Handys, die sie sowohl beruflich als auch privat nutzen dürfen. Dieses Modell erfordert aber klare Richtlinien zur Nutzung und Sicherheit.

Im Fall der Modelle BYOD und COPE bieten Dual-SIM-Geräte eine elegante Lösung für die Trennung von beruflicher und privater Nutzung auf einem einzigen Gerät. Mitarbeiter können eine SIM-Karte für berufliche Anrufe und Daten und die andere für private Zwecke nutzen. Dies vereinfacht die Handhabung, da nur ein Gerät getragen werden muss, und verbessert gleichzeitig die Datensicherheit, indem berufliche und private Datenströme getrennt bleiben. Zudem können Unternehmen die Kosten für berufliche Kommunikation direkt übernehmen, während Mitarbeiter ihre persönliche Nutzung selbst gestalten und finanzieren können.

Mit MDM Diensthandys im Unternehmen verwalten

Mit der wachsenden Anzahl von Firmenhandys – und anderen mobilen Endgeräten wie Laptops und Tablets – im Unternehmen steigt auch die Herausforderung, einen Überblick darüber zu behalten. Dass ein solcher Überblick überhaupt besteht, ist für die Sicherheit enorm wichtig – und darum ist das Mobile Device Management (MDM) ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen. Hier ein Überblick über die Vorteile des MDMs:

• Ein MDM hilft Unternehmen, die Sicherheit und Verwaltung der mobilen Endgeräte effektiv zu gewährleisten.
• Geräte können zentral verwaltet, Sicherheitsrichtlinien können durchgesetzt und im Fall von Sicherheitsvorfällen schnell reagiert werden.
• Firmenhandys lassen sich aus der Ferne konfigurieren und bezüglich ihrer Sicherheit überwachen.
• Bei Verlust oder Diebstahl lassen sich Daten ebenfalls aus der Ferne sicher löschen, wodurch sich das Risiko von Datenlecks reduziert, während sich der Schutz sensibler Unternehmensinformationen erhöht.
• IT-Abteilungen können mittels MDM Software-Updates zentral ausrollen und damit sicherzustellen, dass alle Geräte auf dem neuesten Stand und bekannte Sicherheitslücken geschlossen sind.
• Über das MDM lassen sich Richtlinien für die Nutzung und den Zugriff auf Unternehmensressourcen definieren. Beispielsweise können bestimmte Apps oder Webseiten beschränkt werden, um die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben zu garantieren.
• Ein MDM ermöglicht die Einrichtung von VPN-Verbindungen für eine sichere Kommunikation und den Zugriff auf das Firmennetzwerk, was besonders für remote arbeitende Mitarbeiter von Bedeutung ist.
• Für Unternehmen, die Dual-SIM-Geräte einsetzen, bietet MDM zusätzliche Vorteile. Es kann helfen, die berufliche und private Nutzung klar zu trennen, indem für jede SIM-Karte unterschiedliche Sicherheits- und Nutzungsrichtlinien angewandt werden.

Sie sehen: Der Einsatz eines Mobile Device Managements ist für Unternehmen, in denen Firmenhandys genutzt werden, von entscheidender Bedeutung. Falls noch nicht vorhanden, sollten Sie unbedingt die Einführung eines solchen Tools angehen!

Mobile Spyware – eine Gefahr für Unternehmen

Mit der zunehmenden Zahl an Firmenhandys in Unternehmen steigt allerdings auch das Risiko von Cyberangriffen durch sogenannte Mobile Spyware. Diese Art von Schadsoftware, oft getarnt in harmlos erscheinenden Apps oder Updates, kann unbemerkt auf Firmenhandys gelangen und im Verborgenen operieren. Einmal installiert, ist sie in der Lage, vertrauliche Daten zu entwenden und erheblichen Schaden anzurichten. Als besonders tückisch gelten dabei Zero-Click-Malware-Angriffe, die ohne Nutzerinteraktion auskommen und Schwachstellen im System ausnutzen.

Sicherheitsexperten weisen auf einen neuen Höhepunkt dieser Bedrohung hin und betonen die Notwendigkeit für Unternehmen, den Schutz mobiler Geräte ernst zu nehmen. Um sich gegen solche fortschrittlichen Bedrohungen zu wappnen, ist ein proaktiver Ansatz im Cybersecurity-Management unabdingbar. Die Implementierung von robusten Sicherheitsrichtlinien und regelmäßigen Schulungen kann helfen, das Bewusstsein zu schärfen und tragbare Geräte effektiv zu schützen. Auch das Mobile Device Management kann zum Schutz der Geräte beitragen.

Diensthandy verloren? Unsere Tipps!

Der Verlust eines Firmenhandys ist nicht nur ärgerlich, sondern kann auch sicherheitsrelevante Konsequenzen haben. Hier einige effektive Tipps für den Fall, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter das Diensthandy verloren haben sollten:

• Informieren Sie sofort die IT-Abteilung oder den verantwortlichen Ansprechpartner im Unternehmen. Die Zuständigen können das Gerät aus der Ferne sperren oder sensible Daten löschen, um Missbrauch zu verhindern.
• Ändern Sie unverzüglich alle Passwörter, die Sie auf dem Gerät für den Zugriff auf Unternehmensanwendungen oder -daten verwendet haben.
• Nutzen Sie Ortungsdienste, falls diese auf dem Firmenhandy aktiviert waren, um das Gerät zu lokalisieren.
• Erstatten Sie gegebenenfalls Anzeige bei der Polizei, besonders wenn der Verdacht besteht, dass das Handy gestohlen wurde.

Schnelles Handeln ist entscheidend, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu minimieren und den Schaden für das Unternehmen und den Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten.

IT-Experten helfen beim Mobile Device Management

Die wachsende Anzahl an Firmenhandys und die zunehmende Komplexität der Cyberbedrohungen machen ein effektives Mobile Device Management unerlässlich für den Schutz von Firmenhandys. Hier kommen die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK ins Spiel. Mit ihrem umfassenden Know-how unterstützen sie Unternehmen bei der Implementierung fortschrittlicher MDM-Lösungen, die nicht nur Geräte sichern, sondern auch die Verwaltung vereinfachen.

Durch maßgeschneiderte Sicherheitsrichtlinien und kontinuierliche Überwachung der Gerätelandschaft helfen sie, Risiken zu minimieren und die Integrität sensibler Unternehmensdaten zu wahren. Darüber hinaus bieten sie Schulungen an, um Mitarbeiter für die Bedeutung der Cybersicherheit zu sensibilisieren. Mit der professionellen Unterstützung eines IT-Dienstleisters aus unserem Netzwerk können Unternehmen sicher sein, dass ihre mobilen Endgeräte und die darauf befindlichen Daten bestmöglich geschützt sind.

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Weiterführende Informationen:
ComputerWoche, arbeitsABC, CORTADO, staufenbiel, PLACETEL, TROJANER-INFO
Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text die männliche Form. Gemeint sind jedoch immer alle Geschlechter und Geschlechtsidentitäten.