Neues Outlook

Seit August 2024 ersetzt ein neues Outlook die klassischen Mail- und Kalender-Apps in Windows 10 und Windows 11. Es bietet zahlreiche neue Funktionen und eine modernisierte Oberfläche.

Wir erklären, welche Vorteile das neue Outlook für Unternehmen und Anwender mit sich bringt und wie der Umstieg gelingt!

E-Mail und Kalender: im Arbeitsalltag unverzichtbar

E-Mail- und Kalender-Anwendungen sind aus dem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie dienen dabei nicht nur der Kommunikation, sondern auch der Planung und Organisation von Aufgaben: Täglich werden wichtige Informationen per E-Mail ausgetauscht, während Besprechungen, Deadlines und Projekte zentral im Kalender verwaltet werden. Mitarbeiter haben dadurch jederzeit den Überblick über ihre Termine und können auch die Verfügbarkeiten ihrer Kollegen einsehen.

Fakt ist: Die Tools haben sich in den vergangenen Jahren im digitalen Werkzeugkasten eines jeden Mitarbeiters derart etabliert, dass das Arbeiten ohne sie schnell ins Stocken geraten würde. Verzögerungen bei der Abstimmung, verpasste Termine oder ineffiziente Projektplanung wären die Folge, was zu Missverständnissen und unnötigen Fehlern führen könnte.

Im Hause Microsoft ist man sich dieser Tatsache natürlich bewusst. Um den gestiegenen Anforderungen der Nutzer gerecht zu werden, hat der Software-Konzern daher ein neues Outlook entwickelt. Aber was hat es damit genau auf sich?

Neues Outlook: Was ist das?

Seit August 2024 steht das neue Outlook zur Verfügung und ist als fester Bestandteil kostenlos in Windows 10 und Windows 11 enthalten. Es ersetzt die bisherige Mail- und Kalender-App und wurde von Microsoft speziell entwickelt, um den modernen Anforderungen der digitalen Kommunikation und Organisation gerecht zu werden.

Microsoft beschreibt das neue Outlook auch als nächsten Schritt, um die Nutzung von Outlook zu vereinheitlichen. Dabei orientiert sich das neue Outlook stark an der Webversion von Outlook, vor allem hinsichtlich der Benutzeroberfläche mit ihrer modernen Optik. Integriert sind zudem erweiterte Funktionen, die die tägliche Arbeit noch effizienter gestalten sollen – welche Funktionen das im Einzelnen sind, stellen wir im nächsten Abschnitt etwas genauer vor.

Gut zu wissen: Das neue Outlook wird automatisch in aktuelle Windows-Installationen integriert, kann aber auch manuell aktiviert werden. Microsoft hat angekündigt, dass das klassische Outlook noch bis mindestens 2029 unterstützt wird. Nutzer können also problemlos das neue Outlook ausprobieren und jederzeit zur klassischen Version zurückwechseln – und zwar ganz simpel über einen Schieberegler. Unternehmen haben in den kommenden Jahren demnach die Wahl, wann und wie sie auf das neue Outlook umsteigen möchten.

Diese Funktionen enthält das neue Outlook

Das neue Outlook bringt eine Vielzahl von Funktionen mit, die den Arbeitsalltag effizienter und individuell anpassbarer machen. Die wichtigsten neuen Funktionen stellen wir einmal vor:

• Einfache Verbindung mehrerer E-Mail-Konten:
  Mit dem neuen Outlook können Nutzer E-Mail-Konten von verschiedenen Anbietern wie Gmail, Yahoo oder iCloud zentral verwalten. So behalten Sie alle wichtigen Postfächer im Blick, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.
• Verbesserte Integration von Microsoft 365:
  Dank der nahtlosen Integration von Microsoft 365 haben Sie direkten Zugriff auf OneDrive, Word, Excel und PowerPoint. Dateien können direkt aus dem Posteingang heraus geöffnet, bearbeitet und geteilt werden.
• Neue Möglichkeiten zur Personalisierung:
  Nutzer können ihr Outlook jetzt nach eigenen Vorlieben gestalten. Mehr als 50 Designs und Schriftarten stehen zur Auswahl, um das Erscheinungsbild individuell anzupassen. Außerdem lässt sich die Ansicht durch praktische und kompakte Elemente anpassen.
• Intelligente Rechtschreib- und Grammatikprüfung:
  Beim Verfassen von E-Mails unterstützt Outlook – mit Hilfe von Copilot – durch intelligente Vorschläge für prägnantere Formulierungen und eine fehlerfreie Rechtschreibung. Dies spart Zeit und ermöglicht eine professionelle Korrespondenz.
• Neue Ordnung im Posteingang:
  Wichtige E-Mails können angeheftet werden, sodass sie in der täglichen E-Mail-Flut nicht untergehen. E-Mails, die erst später zu bearbeiten sind, lassen sich per Snooze-Funktion zurückstellen – sie tauchen zu einem späteren Zeitpunkt wieder im Posteingang auf.
• Nützliche Features für die E-Mail-Kommunikation:
  Möglich ist es nun auch, E-Mails zu erstellen und ihren Versand für einen späteren Zeitpunkt zu terminieren. E-Mail verschickt, aber Anhang vergessen? Innerhalb von zehn Sekunden lassen sich beim neuen Outlook bereits gesendete E-Mails widerrufen.
• Effizientere Suchaktionen:
  Die verbesserte Suchfunktion ermöglicht es, E-Mails, Termine und Kontakte schneller zu finden. Die übersichtliche Darstellung der Suchergebnisse spart ebenfalls wertvolle Zeit.
• Besser in Verbindung dank Offline-Unterstützung
  Auch ohne Internetverbindung können Sie im neuen Outlook produktiv bleiben. E-Mails, Termine und Kontakte werden lokal gespeichert und können offline bearbeitet werden, was besonders in Umgebungen mit schlechter Internetverbindung nützlich ist.

Mit diesen Funktionen wird das neue Outlook noch mehr zu einem zentralen Tool für die tägliche Kommunikation und Organisation. Es vereint Effizienz, Personalisierung und intelligente Hilfen, damit Sie und Ihre Mitarbeiter noch besser durch den Arbeitsalltag kommen.

Datenschutz im neuen Outlook: ein Problem?

So vielversprechend die neuen Funktionen auch sind, das neue Outlook steht bereits in der Kritik – vor allem beim Thema Datenschutz. Denn: Microsoft leitet scheinbar sämtliche E-Mails, auch von Drittanbietern wie Gmail oder Yahoo, über eigene Server. Dabei werden nicht nur die E-Mails selbst, sondern auch Anmeldedaten wie IMAP- und SMTP-Zugangsdaten an Microsoft übermittelt, was bedeutet, dass Microsoft auf diese Weite potenziell Zugriff auf Inhalte und Metadaten erhält.

Besonders besorgniserregend ist, dass Microsoft die gesammelten Daten laut aktuellem Informationsstand nicht nur für den Betrieb des Dienstes nutzt, sondern sie potenziell für die Weiterentwicklung von KI-Modellen oder gezielte Werbung auswerten kann. Wer den Schutz seiner Daten priorisiert, sollte daher sorgfältig abwägen, welche Konten mit dem neuen Outlook verknüpft werden.

Tipps für den Wechsel zum neuen Outlook

Sofern nach Ihrem Empfinden die Vorzüge des neuen Outlook dominieren und Sie in Ihrem Unternehmen den Wechsel durchführen möchten, sollten Sie ein paar Schritte beachten, die Ihnen dabei helfen können. Hier sind unsere wichtigsten Tipps:

• Erstellen Sie ein Backup!
  Sichern Sie vor dem Wechsel Ihre E-Mails, Kalender und Kontakte, um bei der Umstellung keine Daten zu verlieren. Verwenden Sie dafür am besten sichere Cloud-Speicher oder lokale Backups.
• Testen Sie das neue Outlook!
  Über den Schieberegler können Sie selbst oder ein IT-Verantwortlicher in Ihrem Unternehmen das neue Outlook zunächst im Testbetrieb verwenden. So können Sie zunächst ein Bild von der neuen Nutzungsweise machen und zurückwechseln, sofern Ihnen das neue Outlook doch nicht zusagen sollte.
• Passen Sie Ihre Einstellungen an!
  Stellen Sie sicher, dass Ihre persönlichen Konfigurationen wie Signaturen und Regeln vom bisherigen Outlook zum neuen Outlook migriert werden. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie nahtlos und ohne Unterbrechungen weiterarbeiten können.
• Überprüfen Sie die Datenschutzeinstellungen!
  Gehen Sie die neuen Datenschutzoptionen nach der Umstellung gründlich durch. Stellen Sie sicher, dass wirklich nur die notwendigen Daten freigegeben werden. Bei diesem Schritt sollte Ihr IT-Verantwortlicher oder Ihre IT-Abteilung unbedingt mit einbezogen werden, um alle Datenschutzrichtlinien zu gewährleisten und ungewollte Datenlecks zu vermeiden.
• Nutzen Sie die Microsoft-Hilfestellungen!
  Microsoft bietet umfassende Dokumentationen und Support-Optionen, die Sie beim Umstieg unterstützen. Diese Ressourcen sollten genutzt werden, um den Wechsel effizient und ohne technische Hürden zu gestalten.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter!
  Geben Sie Schulungen, damit alle Mitarbeiter die neuen Funktionen und Personalisierungsmöglichkeiten voll ausschöpfen können. Ein gezieltes Training sorgt für weniger Umstellungsprobleme und eine schnellere Eingewöhnung.

Indem Sie diese Schritte befolgen, stellen Sie sicher, dass der Umstieg auf das neue Outlook für Sie und Ihr Team optimal verläuft. Es mangelt in Ihrem Unternehmen an der notwendigen IT-Expertise? Dann holen Sie sich doch externe Unterstützung!

Neues Outlook sicher nutzen

Das neue Outlook bringt zahlreiche Verbesserungen und erleichtert die tägliche Kommunikation und Organisation – besonders in Unternehmen. Doch die Umstellung sollte wohl überlegt und vorbereitet sein, um Sicherheitsrisiken und Datenverluste zu vermeiden. Gerade der Schutz sensibler Informationen sollte bei der Migration höchste Priorität haben.

Die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK unterstützen Sie bei der sicheren Integration des neuen Outlooks in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Sie sorgen dafür, dass alle Daten sicher migriert und gleichzeitig die Datenschutzvorgaben eingehalten werden. Auch komplexe Anforderungen wie die Verwaltung mehrerer Konten oder die Einbindung von Microsoft 365 werden professionell umgesetzt.

Mit externer Unterstützung können Unternehmen sicherstellen, dass die Umstellung reibungslos verläuft. So profitieren Sie von den neuen Funktionen von Outlook, ohne Kompromisse bei der Datensicherheit einzugehen. Setzen Sie auf die Expertise unserer IT-Dienstleister, um Ihr Unternehmen optimal auf die Zukunft der digitalen Kommunikation vorzubereiten!

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