Datenintegrität im Unternehmen

Daten gelten inzwischen als das wichtigste Gut von Unternehmen. Im Zuge der Digitalisierung wird sich diese große Bedeutung vermutlich eher noch verstärken als verringern. Grund genug, rechtzeitig für Datenintegrität im Unternehmen zu sorgen. 
Wir erklären, was es mit der Datenintegrität auf sich hat und wie Sie sie umsetzen.

Immer neue Daten und Dokumente, immer wieder neue Versionen – hier kommt es auf die Datenintegrität an. Bild: Unsplash/Christa Dodoo

Wozu Datenintegrität im Unternehmen?

Zugegeben: Datenintegrität ist ein Begriff, der nicht unbedingt spannend klingt. Nichtsdestotrotz müssen sich Unternehmen damit auseinandersetzen. Denn: Wo es Datensammlungen gibt, sollte es auch Datenintegrität geben. Und dazu muss ein Grundverständnis darüber bestehen, was Datenintegrität im Unternehmen eigentlich ist. Am besten hilft an dieser Stelle ein Praxis-Beispiel.
Vielleicht nutzen Sie noch keine digitalen Kundenakten, sondern sammeln noch ganz klassisch sämtliche Kundendaten in Aktenordnern oder in einzelnen Hängeregistern im Aktenschrank – zumindest erinnern Sie sich noch an diese Zeiten. Sind daraus Informationen oder Seiten verloren gegangen? Gibt oder gab es per Hand geschriebene unleserliche Ergänzungen? Sind oder waren darin oft veraltete Kontaktdaten zu finden? Können beziehungsweise konnten nicht autorisierte Personen ungewünschte Änderungen vornehmen?
In all diesen Szenarien ist die Datenintegrität nicht gewährleistet. Das Problem: Ihre Geschäftsprozesse könnten dadurch negativ beeinflusst werden. Möglich ist beispielsweise, dass Sie Informationen an eine alte E-Mail-Adresse versenden. Sie könnten auch einen schlechten Eindruck machen, wenn Sie einen neuen Ansprechpartner nicht vermerken und sich ihm wiederholt vorstellen.

Datenintegrität – was ist das?

Unter Datenintegrität ist die Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit von Daten zu verstehen. Das bedeutet, dass Gültigkeit und Genauigkeit der Daten zu jeder Zeit sicherzustellen sind. Denn: Einerseits hängen viele routinemäßige Geschäftsprozesse von der Datenintegrität ab, andererseits werden wichtige Entscheidungen auf der Grundlage von Daten getroffen. Es hängt also sehr viel von der Datenintegrität im Unternehmen ab.
Im Zusammenhang mit der Datenintegrität werden häufig unterschiedliche Begrifflichkeiten in einen Topf geworfen. Das sollten Sie vermeiden, da ihre Bedeutung keinesfalls gleichzusetzen ist. In der wissenschaftlichen Auseinandersetzung mit der Thematik gliedert sich Datenintegrität in Datenkonsistenz, Datensicherheit und Datenschutz auf. Hier eine kurze Übersicht:

• Datenkonsistenz:
  Der Begriff Datenkonsistenz meint die logische Richtigkeit der Daten oder auch „semantische Integrität“. Übersetzt heißt das, dass eingebrachte Daten den zuvor festgelegten Regeln entsprechen müssen.
• Datensicherheit:
  Bei der Datensicherheit geht es darum, dass der Datenbestand physisch geschützt ist – vor Verlust, Beschädigungen und unerlaubtem Zugriff. Gefahren stellen dabei beispielsweise Fehler in der Bedienung oder auch technische Fehler dar. Ziel ist es, die Daten kontinuierlich zu sichern.
• Datenschutz:
  Hiermit soll der Missbrauch von Daten verhindert werden. Es gilt, die personenbezogenen Daten zu schützen und damit die Privatsphäre zu wahren. Vor allem technische-organisatorische Prozesse sind dabei gefordert.

Genug der Theorie. Sie fragen sich an dieser Stelle vielleicht, was in Bezug auf Datenintegrität im Unternehmen zu beachten und umzusetzen ist. Es ist selbstverständlich, dass wir diese Frage nicht unbeantwortet lassen.

Datenintegrität: nur Digitales ist Wahres

Zu Beginn die wichtigste Voraussetzung: Ist dies noch nicht der Fall, sollten Sie dringend von einer analogen Datenverwaltung zu einer digitalen Datenverwaltung übergehen. Am anschaulichsten lässt sich die Notwendigkeit dessen durch zwei Szenarien erklären.

• Szenario 1: Nehmen wir einmal an, in Ihrem Firmensitz bricht ein Feuer aus und sämtliche Akten gehen dabei in Flammen auf – von einem auf den anderen Tag ist Ihnen jegliche Geschäftsgrundlage genommen.
• Szenario 2: Home Office für alle Mitarbeiter ist derzeit mehr als angebracht – es ist aber nicht durchführbar, weil Ihre Mitarbeiter von zuhause nicht auf die benötigten Unterlagen zugreifen können.

Kleiner Exkurs: Die Zerstörung der Daten in Szenario 1 kann auch bei einer digitalen Datenverwaltung auftreten, sofern die Datenbanken einzig und allein am Firmensitz gespeichert sind und keine zusätzlichen Kopien in der Cloud oder fern des Firmenstandorts existieren.
Sowohl im Fall der analogen als auch digitalen Datenverwaltung liegt in einem solchen Szenario ein Verstoß gegen die körperliche Unversehrtheit der Daten vor. Der Vorteil der digitalen Datenverwaltung: Die notwendigen Kopien lassen sich deutlich einfacher erstellen.

Die Verwaltung von Datenbanken ist komplex, sie lässt sich aber vereinheitlichen. Die Datenintegrität wird somit umgesetzt. Bild: Unsplash/Sigmund

Wie lässt sich Datenintegrität umsetzen?

Auf die wichtigste Voraussetzung folgt die wichtigste Maßnahme – und zwar die Einführung eines umfassenden Datenbank-Managements. Damit lässt sich dann auch die Datenintegrität über den gesamten Lebenszyklus hinweg gewährleisten. Das Problem: Die Verwaltung von Datenbanken kommt oft einem Kampf gegen Windmühlen gleich. Einerseits nimmt die Technologie rund um Datenbanken immer weiter zu, andererseits ist eine zunehmende Flut an neuen Daten zu beobachten.
Zum Glück gibt es Mittel und Wege, die komplexen Prozesse der Datenbankverwaltung auch zu vereinfachen. Und zwar durch eine weitgehende Automatisierung von Routineaufgaben. Darunter fallen zum Beispiel Skriptausführungen oder Zustandsprüfungen. Einen Vorteil stellt eine solche Automatisierung übrigens auch dar, weil sie hilft, die gesetzlichen Vorschriften zu personenbezogenen Daten einzuhalten. Stichwort: DSGVO.
Zusätzlich zur Automatisierung sollte auch ein zuverlässiges Monitoring eingeführt werden, um die Leistung der Datenbanken zu überwachen. Nur dadurch lässt sich sicherstellen, dass sämtliche definierten Prozesse zur Datenintegrität tatsächlich funktionieren. Mit Echtzeitdaten, Analysen und Informationen zu allen Funktionen der Datenbank verhilft das Monitoring zu einem umfassenden Bild.

Tipps für Datenintegrität im Unternehmen

Mit der Einführung des Daten-Managements haben Sie einen wichtigen Schritt zur Datenintegrität im Unternehmen erledigt. Es gibt aber noch einige andere Maßnahmen und Tipps zur Sicherstellung der Datenintegrität:

• Datenvalidierung: Bei jeder Dateneingabe ist zu prüfen, ob diese korrekt und verifiziert ist. Datensätze sind ebenso zu validieren. Außerdem sollten Duplikate entfernt werden, um die Richtigkeit und Konsistent der Datensätze zu gewährleisten. Um solche Duplikate aufzuspüren, existieren spezielle Software-Tools.
• Daten-Backup: Einer der wichtigsten Sicherheitsaspekte für die erfolgreiche Datenintegrität ist ein funktionierendes und gut geschütztes Daten-Backup. Zu berücksichtigen sind hierbei unter anderem die Häufigkeit, der Speicherort und der Speichertyp des Backups.
• Zugriffsbeschränkungen: Durch die Vergabe von Zugriffsrechten und von Berechtigungen für Änderungen von Informationen beugen Sie unautorisierten Bearbeitungen vor. Dadurch lassen sich sowohl unbeabsichtigte als auch beabsichtige menschliche Fehler verhindern.
• Log-Management: Über ein Log-Management behalten Sie die Daten jederzeit im Blick. Es wird automatisch vermerkt, wenn Daten hinzugefügt, geändert und gelöscht werden – und durch welchen Nutzer dies erfolgt ist. Auf diese Weise wird auch das Management von Big Data möglich.
• Vermeidung von Übertragungsfehler: Daten laufen von verschiedenen Geräten und oft auch aus verschiedenen Systemen in die Datenbanken ein. Bei der Übertragung können ebenfalls Fehler passieren, beispielsweise wenn eine Übertragung nicht vollständig erfolgt. Aber auch hierfür lassen sich Prüfmechanismen einrichten.

Sie sehen: Es gibt einiges, was Sie tun können, um die Datenintegrität im Unternehmen zu wahren. Funktioniert das eingeführte System für Datenintegrität kann jede Einzelheit in Echtzeit überwacht werden. Zudem wird eine unabhängige Verifizierung der Vorgänge im Netzwerk möglich.

IT-Experten unterstützen bei Datenintegrität

Sie fühlen sich angesichts dieses komplexen Themas überfordert? Sie möchten dem oder den IT-Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen die Arbeit erleichtern und ihn beziehungsweise sie durch Automatisierung und Monitoring im Bereich der Datenintegrität unterstützen? Dann lassen Sie sich doch von einem IT-Experten beraten, der in diesem Metier bestens bewandert ist. Und wo finden Sie so jemanden? Selbstverständlich bei uns im IT-SERVICE.NETWORK.
Bei allen Themen rund um die Digitalisierung sind die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK absolut versiert. Sie helfen Unternehmen dabei, den ersten Schritt auf dem Weg zu einer umfassenden Digitalisierung zu wagen oder setzen den Weg nach ersten bereits absolvierten Schritten gemeinsam mit Ihnen fort. Nehmen Sie Kontakt auf und lassen sich in einem ersten Gespräch unverbindlich beraten.

Weiterführende Links:
DEV INSIDER, Informationssysteme und Datenbanken, Varonis, Astera, Anexia

Geschrieben von

Janina Kröger

Seit Anfang 2019 ist Janina Kröger für den Blog des IT-SERVICE.NETWORK verantwortlich – anfangs in der Position der Online-Redakteurin und inzwischen als Content Marketing Managerin. Die studierte Germanistin/Anglistin und ausgebildete Redakteurin behält das Geschehen auf dem IT-Markt im Blick, verfolgt gespannt neue Trends und Technologien und beobachtet aktuelle Bedrohungen im Bereich des Cybercrime. Die relevantesten… Weiterlesen

Fragen zum Artikel? Frag den Autor