e-Akte

Die e-Akte ist ein weiteres, starkes Instrument auf dem Weg der Digitalisierung. Denn: Digitale Aktenführung hat die Macht, eingestaubte Prozesse massiv zu vereinfachen und zu beschleunigen. 

Lesen Sie im Folgenden, warum sich der Umstieg auf die digitale Akte lohnt.

e-Akte – die Zukunft ist digital

Klassische Akten, Ordner und Hefter gehören in vielen Unternehmen noch zum Alltag. Sie füllen Regale und Archive, stauben ein und lösen mitunter zeitfressende Suchexpeditionen aus. Papier ist geduldig, das ist klar. Aber einfacher, schneller und effizienter geht es mit der e-Akte. Die elektronische Akte lässt sich dabei in nahezu allen Bereichen und Abteilungen nutzen. Sei es im Personalwesen oder in der Buchhaltung. Dennoch scheuen viele Betriebe den Umstieg. Aber warum eigentlich?

Der enorme Vorteil der e-Akte: Mühsames Blättern oder Suchen hat ein Ende, es lassen sich räumliche Kapazitäten schaffen und dank eines smarten Zugriffsmanagements profitiert auch die Datensicherheit. Und zu guter Letzt: Es freut die Umwelt und ist gut für den ökologischen Fußabdruck. Das vollständig papierlose Büro ist zwar nach wie vor Wunschdenken vieler Digitale Natives, aber mit dem Umstieg auf eine elektronische Aktenführung kommt man dem Ziel schon einmal ein großes Stück näher.

Wer auf die e-Akte setzt, kann Platz und Kosten für klassische Archive sparen. Bild: Unsplash/Maarten van den Heuvel

Die digitale Akte spart Zeit und Ressourcen

In einer Welt, in der der technische Fortschritt nicht aufzuhalten ist, verwundert es immer mehr, dass die Papier-Akte bislang überlebt hat. Das mag daran liegen, dass viele Unternehmen davor zurückscheuen, mehrere Baustellen gleichzeitig zu eröffnen (zum Beispiel Cloud-basiertes Arbeiten, die Nutzung von Kollaborationssoftware usw.) oder auch einfach noch gar nicht darüber nachgedacht haben, dass es Alternativen zum traditionellen Schnellhefter gibt.

Fakt ist: Der Großteil der Zettel- und Papierwirtschaft wird die Digitalisierung nicht überleben. Ein Praxisbeispiel: die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Ab Mitte 2022 wird die Krankmeldung digital an den Arbeitgeber übermittelt; für die Krankenkasse gilt dies übrigens schon jetzt.

Und was Krankenkassen, Ärzte und Behörden können, sollte für moderne Unternehmen doch eigentlich keine nicht zu bewältigende Herausforderung sein, oder? Der eigentliche Clou ist aber das, was am Ende dabei rauskommt. Unternehmen, die auf eine digitale Aktenführung setzen, sparen Arbeitszeit sowie Kapazitäten – und damit auch bares Geld.

Chancen und Risiken der digitalen Aktenführung

Natürlich ist immer auch Schatten da, wo Licht ist. Der Umstieg auf eine elektronische Aktenführung lohnt sich zwar in jedem Fall, ist aber kein Spaziergang. Denn überall dort, wo Daten gespeichert, bearbeitet und verwaltet werden, darf die Sicherheit nicht zu kurz kommen. Bei der e-Akte sind vor allem die folgenden Aspekte wichtig:

• die allgemeine Datensicherheit (ein Archiv kann überflutet werden oder abbrennen – die Cloud nicht)
• ein entsprechendes Zugriffsmanagement (zum Beispiel haben nur Personaler Zugriff auf Mitarbeiter- oder Bewerberdaten)
• die rechts- und beweissichere Verwaltung
• der Datenschutz (wichtig, um die Anforderungen an die DSGVO zu erfüllen)
• technische Aspekte wie beispielweise Schnittstellen an bereits genutzte Software

Nicht nur für Behörden und öffentliche Institutionen ist das Thema also eine Herausforderung, auch „normale“ Unternehmen müssen sich mit den Stolpersteinen rund um die digitale Akte auseinandersetzen. Daher gilt: Nehmen Sie das Thema und die Chancen ernst, aber nicht auf die leichte Schulter.

Der Umstieg auf eine digitale Aktenführung spart Papier und schont die Umwelt. Bild: Unsplash/Christopher Bill

Umstieg auf die e-Akte – besser geht es mit Experten

Unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK unterstützen Sie gern beim Wechsel auf die digitale Aktenführung. Sie wünschen eine unabhängige und seriöse Beratung? Verlieren Sie selbst im Dschungel der angebotenen Lösungen den Überblick? Sie haben keine Ahnung, wie man die e-Akte daten- und rechtssicher implementiert? Genau dafür sind unsere professionellen IT-Dienstleister da. Nehmen Sie gleich Kontakt auf und nutzen Sie die Möglichkeit einer individuellen Erstberatung, in der wir Ihnen auch weitere Informationen und Vorteile erläutern.

Darüber hinaus prüfen unsere Experten, wie es um die technische Anbindung an bestehende Systeme bestellt ist. Denn während sich die elektronische Akte beispielsweise oft relativ einfach für das Personalwesen nutzen lässt, kann es hinsichtlich der Buchhaltung oder der Warenwirtschaft komplexer werden, da dort schon bestehende Software Anwendung findet.

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Geschrieben von

Lena Klaus

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen

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