O365

Wie Ihre Firma von Office 365 online profitieren kann?


20. November 2017, von in Cloud-Lösungen

Office 365 – kurz O365? Das ist doch normales Office – nur eben im Abo. Diese Erklärung ist nicht falsch, aber ein wenig zu kurz gegriffen. Wie und in welcher Form O365 Ihrem Unternehmen nützlich sein kann inklusive beispielhaftem Kostenszenario: Das lesen Sie hier.

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Dirk Macmillan ist Focus Sales Manager bei der IT-Verbundgruppe SYNAXON AG und Microsoft-Experte. Foto: SYNAXON AG

O365: Was ist daran anders?

Durch die digitale Transformation und weltweite Vernetzung wird auch unsere Arbeitswelt komplexer, schnelllebiger, verändert Gesetzesvorgaben (siehe GoBD und DSGVO) und stellt andere Erwartungen an Zusammenarbeit und wirtschaftliches Handeln. Darauf reagiert auch O365. „Office 365 hat nichts mehr mit dem alten Office zu tun“, stellt Dirk Macmillan klar. Er ist Focus Sales Manager bei der IT-Verbundgruppe SYNAXON AG und ist ein Fachmann, wenn es um Microsoft-Produkte geht. „Word, Excel, PowerPoint, Outlook, vielleicht noch Access als kleine Datenbank: Das ist die alte Auffassung davon, was MS Office Suiten können müssen oder sollen“, sagt er. O365 als Cloud-Anwendung könne jedoch mehr. „Dafür müssen einige Anwender allerdings umdenken, offen und neugierig sein, um den Nutzen neuer Funktionen zu erkennen“, fügt er hinzu.

Natürlich gibt es auch grundsätzliche Argumente, die für oder gegen O365 sprechen, aufgrund des Mietmodells, der Cloudlösung und Lizenzierung. Diese Gründe lesen Sie im Blogbeitrag Windows 365 gibt’s nicht – Wann lohnt sich Office 365, wann nicht?

O365 Dienste – was ist Ihr Nutzen?

O365 hat derzeit 23 verschiedene, miteinander verknüpfte Dienste „und es kommen fortlaufend neue dazu“, sagt Macmillan. Da liegt die Frag nahe: Wozu brauch‘ ich die alle? Was können die überhaupt? Dazu reißen wir an dieser Stelle vier O365 Funktionen an und nennen einen konkreten Nutzen für Business-Anwender:

  • O356 – Teams
    • Der Weg über eine oder mehrere-E-Mails, um Dokumente zu teilen oder gemeinsam daran zu arbeiten – das kennt jeder. Dann passt docx nicht zu doc, etc. Mit O365 arbeitet jedoch jeder Nutzer mit der aktuellen Version. Nicht nur dadurch gestaltet Office 365 Teams den Prozess der Zusammenarbeit einfacher. Es ist eine Kollaborations-Anwendung und chatbasiert. So können Projektteams oder Abteilungsteams ortsunabhängig Dateien austauschen, gemeinsam daran arbeiten, sich in den Dokumenten per Chat, auch Videochat, austauschen und diskutieren.
  • O365 – Delve
    • Miserables Zeitmanagement, unproduktive Arbeitsweise, weil man zu lange mit zu kleinen, im Vergleich unwichtigen Themen „verloren“ hat: Wer hat das in seinem Arbeitsalltag noch nicht erlebt. Office 365 Delve kann Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeitsweise zu analysieren und auf Basis der Daten im Anschluss selbst zu optimieren.
  • O365 – Flow
    • Office 365 Flow dient dazu, Geschäftsprozesse zu automatisieren und seinen individuellen Bedürfnissen anzupassen – einfach selbst programmieren (lassen). Entweder haben Sie selbst ein Händchen fürs Programmieren, einen IT-Dienstleister an der Hand oder der Appstore hat schon die fertige benutzerdefinierte Businesslösung für Sie im Angebot.
  • O365 – Videos
    • Videos in professioneller Qualität für Image- oder Produktfilme können Sie mithilfe dieser Funktion von O365 erstellen. Bearbeiten, schneiden, verbessern – aber hochwertiger als es bei YouTube umgesetzt werden könnte, erklärt Macmillan.

Kostenvergleich Office 2016 vs. Office 365

Der Grundsatz, dass das Cloud-Produkt O356 zur Miete generell teurer sei, stimme in konkreten Fällen auch nicht, sagt Dirk Macmillan. Ein kleines Rechenbeispiel gefällig? Sie benötigen für fünf Mitarbeiter Office und Exchange. Mit folgenden Netto-Kosten (19 Prozent Mehrwertsteuer kommt also noch drauf) müssten Sie derzeit in etwa rechnen:

  • 5x Office Standard: 1.894 Euro
  • 1x Exchange Server: 710 Euro
  • 5x Exchange Nutzer-Zugriffslizenzen (Client Access License oder kurz CAL): 440 Euro

Gesamt werden also fällig: 3.044 Euro – auf einen Schlag.

5-mal Office 365 Business Premium bietet seinem Nutzer das Gleiche und kostet pro Jahr 559 Euro. Das entspricht einer durchgängigen Office-Nutzung von mehr als 5 Jahren – immer mit der aktuellen Office-Version.

Wenn Sie Office, Exchange und dazu noch Microsoft Sharepoint für den Austausch und die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter und Ihr Intranet brauchen, müssten Sie mit allem Zipp und Zapp derzeit umgerechnet etwa 12.393 Euro in die Hand nehmen. Oder Sie mieten über 22 Jahre hinweg Office 365 Business Premium für den gleichen Preis.

(Angaben dienen als Rechenbeispiel und sind ohne Gewähr. Preise können erheblich abweichen)

O365 Beispiele für Ihr Unternehmen

Für kleine und mittelständische Unternehmen sind generell folgende Pakete interessant:

  • Office 365 Business Essentials in der Cloud bietet sich kleinen Firmen an, die eigentlich nur Interesse an Word, Excel und PowerPoint haben. Kostenpunkt: 30 Euro pro User, pro Jahr.
  • Office 365 Business Premium ist sowohl in der Cloud als auch On Premises (lokal installiert) verfügbar und beinhaltet Office sowie Exchange Online. Kostenpunkt: 100 Euro pro User pro Jahr.
  • Office 365 Business verfügt nicht über Exchange online. Wer seine E-Mails und Termine über Outlook verwalten will, dem nützt diese Form des Office nichts. Die Alternative wäre sich einen günstigen Small Business Server 2011 (SBS) nachzubauen. Der kostete damals im Komplettpaket mit Exchange Server, Windows Server und Zugriffslizenzen (Client Access License, kurz: CAL) etwa 200 bis 300 Euro. Stationär bzw. lokal (On Premises) nachgebaut, lege man heute bei etwa 2000 bis 2500 Euro.
  • Microsoft 365 Business und Microsoft 365 Enterprise befinden sich derzeit noch in der Testphase. Sie umfassen – nicht in allen, aber  in den meisten Fällen – ein Upgrade auf die neueste Version des Windows-Betriebssystem, Office 365 und eine Plattform für die Geräteverwaltung- und Sicherheit (Enterprise Mobility und Security). Die Volumenlizenz für dieses Modell ist nur über einen IT-Dienstleister  zu beziehen, der Cloud Solution Provider ist. Flexibel können hier meist monatlich „Office-365-Pakete“ dazu- und abbestellt werden. Das kann sicherlich eine Alternative für Firmen sein, die häufig zeitlich begrenzte Aushilfen, Praktikanten, oder auch Werkstudenten im Betrieb haben. Bisher musste in diesem Fall eine Open Licence als Jahreslizenz komplett gebucht und bezahlt werden.

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