Dank einer immer größeren Flexibilität, wann und wo man arbeitet, werden Filesharing und Dateiefreigaben immer wichtiger. Für die G Suite soll das Teilen von Dateien mit Nicht-Google-Accounts künftig einfacher werden.
Wir haben uns angeschaut, welche Änderungen Google an der G Suite in diesem Sinne derzeit plant.
Dokumente bearbeiten, E-Mails versenden und mit Kollegen chatten: Das und mehr bietet Googles G Suite. (Bild: Google/Screenshot)
G Suite – Googles Komplettpaket für E-Mail, Filesharing & Co.
E-Mails und die Zusammenarbeit an Dokumenten für verschiedene Projekte ist für jedes Unternehmen ein wichtiger Bestandteil des Tagesgeschäfts. Komplettpakete, die Kollaborationsmöglichkeiten, E-Mail-Verwaltung und Cloud-Speicherplatz bereitstellen, gibt es am Markt zuhauf. Die bekanntesten und verbreitetsten Lösungen kommen dabei von Microsoft (Office 365) und Google (G Suite).
Gerade Google bietet mit unzähligen Anwendungen und Tools umfangreiche Möglichkeiten, mit Kollegen und Projektpartnern zu kommunizieren sowie auch an Dokumenten zusammenzuarbeiten. Sollen Dateien jedoch mit Projektpartnern, externen Dienstleistungsanbietern oder Kunden geteilt werden, gab es in der Vergangenheit häufig Probleme, wenn diese nicht über ein Google-Konto verfügen. Das soll sich künftig ändern, kündigte Google im G-Suites-Blog an.
Neue Funktion für G Suite: Pincode Sharing
In vielen Unternehmen wird bereits Googles umfangreiches Produktpaket eingesetzt. Für die problemlose Zusammenarbeit via Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen ist jedoch ein Google-Account nötig. Arbeiten Unternehmen mit externen Partnern oder Kunden zusammen, ist das jedoch nicht für alle die Norm.
Um das Filesharing mit Nicht-Google-Accounts zu vereinfachen, testet Google derzeit das sogenannte Pincode Sharing. Dabei handelt es sich um einen einfachen Pincode-Identifikationsprozess, erklärt Google im oben genannten Blogpost. G-Suite-Nutzer können darüber Personen ohne Google-Konto einladen, mit ihnen als Besucher an in Google Drive gespeicherten Dokumenten zu arbeiten.
Die Einladung erfolgt per E-Mail. Darüber erhält der Nicht-Google-User einen Pincode, der beim Öffnen der geteilten Dokumente eingegeben wird. Anschließend können sowohl Google-Nutzer als auch diejenigen ohne Google-Konto gemeinsam an den Dateien arbeiten. Den Vorgang verdeutlicht folgende Animation:
So funktioniert das Filesharing per Pincode Sharing. (Bild: Google)
Kontrolle über Dateizugriff bleibt bei IT-Admins
Ganz gleich, auf welche Art und Weise Filesharing betrieben wird – wichtig ist, dass der Dateizugriff im Zweifelsfall eingeschränkt werden kann. Genau das bleibt auch weiterhin in den Händen des Dateieigentümers sowie der IT-Admins. Dateieigentümer können alle Aktivitäten und Änderungen an einer Datei nachverfolgen. Im Zweifelsfall können sie den Dateizugriff widerrufen.
IT-Admins könnenn zusätzlich eigene Regel für das Filesharing festlegen. Sie können externe Freigaben zentral verwalten und dabei etwa das Filesharing komplett deaktivieren oder auf bestimmte Domains bzw. Abteilungen beschränken. Ebenso gibt es eine Whitelist von erlaubten externen Kontakten, mit denen interne Dokumente geteilt werden dürfen. Einen Überblick über alle Einstellungsmöglichkeiten in Sachen Freigabeberechtigung bietet Googles Hilfe-Seite.
Wann kommt das neue Filesharing-Feature für die G Suite?
Derzeit testet Google die neue Pincode-Sharing-Funktion für die G Suite in einer umfangreichen Betaphase. Demnach steht die neue Filesharing-Funktion noch nicht für alle G-Suite-Nutzer zur Verfügung. Wann Pincode Sharing für alle ausgerollt wird, gab Google bisher noch nicht bekannt. Unternehmen, die Interesse an einer Teilnahme an der Betaversion für die neue Filesharing-Funktion haben, können sich dafür bei Google registrieren.
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