Dashboard Software für Reportings

Vorteile von Business Intelligence Tools

Von in Cloud-Lösungen
04
Feb
'19

Eine Dashboard Software macht aus Daten Wissen. Wissen, das Ihre Abteilungen und Mitarbeiter ideal dazu nutzen können, Geschäftsprozesse zu optimieren.

Welche Vorteile aussagekräftige Reportings noch haben und worauf Sie bei der Entscheidung für eine Dashboard Software achten sollten, verraten wir jetzt.

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Von einer smarten Dashboard Software profitiert jede Abteilung
© Pixabay

Dashboard Software – warum sie so wertvoll und nützlich ist

Mal ganz unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen schon vollständig im digitalen Zeitalter angekommen ist oder Sie sich gerade erst mit Cloud-Computing und Co. auseinandersetzen: Daten haben Sie garantiert mehr als genug. Die entscheidende Frage ist nur, ob Sie sie auch entsprechend nutzen. Erst durch Reportings und damit einhergehende Visualisierungen schaffen die Massen an Daten einen echten Nutzen und Mehrwert für Ihr tägliches Geschäft. Und das Schöne dabei: moderne Dashboard Tools lassen sich heutzutage kinderleicht bedienen. Statt die IT-Abteilung oder externe Dienstleister mit der Erstellung aussagekräftiger Berichte zu beschäftigen, kann sich im Prinzip jede Fachabteilung genau den Report erstellen, der für ihre Aufgaben und Ziele relevant ist.

Intuitiv bedienbare Dashboard Tools statt sperrige Programme

Wer umfassende Software wie z. B. CRM oder SAP einsetzt, kennt Reportings schon längst. Weiß in der Regel aber auch, wie hoch der Aufwand der initialen Erstellung oftmals ist – ganz zu schweigen vom Handling der Berichte, die nicht selten mehr als 100 Seiten umfassen. Häufig braucht es allein für die Reporting-Erstellung Spezialisten in Form von IT-Fachkräften. Diese wiederum wissen aber auch nur aus zweiter Hand, welche Informationen beispielsweise der Vertrieb benötigt, um seine Akquise-Prozesse sinnvoll zu optimieren. Smarter wäre es dann doch, dass sich der Vertrieb seine Berichte selbst zusammenklickt. Und genau das ermöglicht die Art von Dashboard Software, von der wir hier sprechen. Durch entsprechende Schnittstellen zu CRM und/oder SAP, lassen sich in nur wenigen Minuten aussagekräftige Reportings erstellen, die dank ausdrucksstarker Visualisierungen einfach und schnell zu verstehen sowie zu interpretieren sind.

Beispiele für Unternehmensziele, die von fachbezogenen Reportings profitieren, können sein:

  • höhere Mitarbeiterbindung – der Personaler erstellt sich einen Bericht über Fehlzeiten, Überstunden, Urlaubstage und den durchschnittlichen Beschäftigungszeitraum.
  • gesteigerter Absatz über den Online-Shop – Marketing, Vertrieb und/oder E-Commerce werten aus, welche Produkte häufig geklickt werden, wie hoch der Wert des durchschnittlichen Warenkorbs ist, wo eventuell potenzielle Käufer die Seite verlassen usw.
  • die „sonstigen Büro-Kosten“ sind zu hoch – die Buchhaltung wertet aus, welche Posten (Getränke, Kekse, Farbdruckerpatronen, Büromaterial, Porto usw.) am meisten zu Buche schlagen und wo Geld eingespart werden kann
  • smarte Tourenplanung – der Innendienst nutzt die integrierte Geomapping-Funktion, mit dessen Hilfe zeit- und kosten­optimierte Tourenpläne für den Außendienst erstellt werden können
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Viele Zahlen, lange Tabellen: ohne Visualisierung haben die Daten nur wenig Aussagekraft
© Pixabay

Reporting schlägt manuell gepflegte Tabellen

Wer nicht erst seit gestern im Berufsleben steht, erinnert sich noch gut an die Excel-Berge vergangener Zeiten. Kollege A pflegte wöchentlich Liste X, schickte sie per E-Mail an die Kollegen B und C, die ihre Ergänzungen vornahmen und die Tabelle wieder zurückschickten und so weiter, und so fort. Dank Office-Lösungen wie Google Drive oder Microsoft 365 gehören diese Vorgehensweisen glücklicherweise in vielen Unternehmen schon der Vergangenheit an. Ähnlich umständlich werden aber heute noch eigene Reportings zusammengebastelt, Pivot-Tabellen erstellt und Diagramme aktualisiert. Um die Datenbasis (häufig noch lokal gespeichert) sinnvoll zu verwalten und zu nutzen, braucht es Experten für Access, SQL oder Excel.

Intelligente Dashboard Software, auch Business Intelligence Lösung genannt, macht Schluss damit. Sie stellt eine intuitiv bedienbare Oberfläche zur Verfügung und bietet so ziemlich jeder Abteilung die Chance, selbst nützliche Reportings und Berichte zu erstellen. Ähnlich dem Mitarbeitern aus dem Marketing bekannten Google Analytics. Auch hier wird zunächst eine verständliche Übersicht gezeigt. Konkret: die Anzahl der aktuellen Website-Besucher, deren geografische Verordnung und verwendeten Geräte usw. Wer nun aber zum Beispiel genau wissen will, wie der Blog-Beitrag zum Thema XY funktioniert und wie lange er durchschnittlich gelesen wird, erstellt einen eigenen Bericht. Im Ergebnis kann er davon zum Beispiel Themenideen für kommende Artikel ableiten und/oder seine Zielgruppe einfach besser kennenlernen. Und was im Online Marketing funktioniert, kann auch nützlich für Fachabteilungen wie Vertrieb, Buchhaltung usw. sein.

Wichtig: ohne durchdachte Konzeption keine nützlichen Berichte

Auch die beste Software bringt nicht viel, wenn hinter der Berichtstellung kein vernünftiges Konzept steckt. Gerade zu Beginn ist es schon wichtig, dass Mitarbeiter, die die Dashboard Software nutzen können und sollen, die wesentlichen Basics kennen. Oder wissen Sie aus dem Stegreif, was der Unterschied zwischen KPI, Kennzahl und Messwert ist? Aber keine Panik: jeder Anbieter einer Business Intelligence Lösung bzw. Dashboard Tools bietet entsprechende Tutorials oder Schulungen an. Viele Hilfen sind auch online direkt verfügbar. Ob YouTube Video oder Wissensdatenbank: schnelle Hilfe ist nicht weit. Für den Einstieg empfehlen wir allerdings kein persönliches Coaching.

Dashboards und Reportings zur Mitarbeitermotivation

Unabhängig von ihrer Aussagekraft und dem Nutzen komplexer Analysen, können Business Intelligence Lösungen auch zur Mitarbeitermotivation beitragen. Stellen Sie sich beispielsweise vor, der aktuelle Leistungsstands eines wichtigen Projekts wird in Echtzeit auf den großen Wandmonitor im Großraumbüro oder Konferenzraum projiziert. Erfolge und Fortschritte werden vom gesamten Team live miterlebt, Agilität wird zur Mission und niemand beschwert sich mehr über mangelnde Transparenz.

Diese Business Intelligence Lösungen haben sich bislang aufgrund ihrer ebenfalls folgenden Vorteile bewährt und etabliert:

Power BI von Microsoft (passgenaue Schnittstellen zu Office 365, Azure und anderen Microsoft-Produkten)

Klipfolio (Anbindung von über 100 Datenquellen und Bereitstellung eigener API, Dashboards für Browser, TV-Geräte und Smartphones optimiert)

Qlik (einfache Bedienung, cloudbasiert oder lokal, umfangreicher Support und persönliche Beratung bei Wartungsvertrag)

Chartio (erhältlich als On-Premise oder Cloud-Produkt, Snapshots von wiederkehrenden Momentaufnahmen ausgewählter Datensätze, integriertes Support-Portal mit Videos, Tutorials und Artikeln)

Geckoboard (einfach Bedienung, für große Monitore optimierte Darstellung, eigener Kundenbetreuuer unterstützt persönlich bei der Berichterstellung und Visualisierung)

Tableau Online (als Cloud- oder On-Premise Lösung, eindrucksvolle Visualisierungen, Geomappig-Funktion, umfangreiche Tutorials)

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Lena Klaus

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Seit 2013 kennt sie die IT-Branche und hat sich in diesem Zusammenhang auf B2C- und B2B-orientierte Content-Plattformen spezialisiert.

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