Online Meeting – Tipps & Tools

Das Online Meeting ist aus modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Und sowieso: In Zeiten von Digitalisierung, Globalisierung, des Fachkräftemangel und Homeoffice nimmt das webbasierte Conferencing einen immer höheren Stellenwert ein.
Wir verraten Ihnen, welche Herausforderungen es bei Web Meetings gibt und mit welchen Tools Sie selbige erfolgreich meistern.

Online Meetings werden immer populärer.
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Online Meeting – mehr Flexibilität und sprudelnde Ideen

Kollege A ist gerade im Ausland, Kollege B arbeitet mittwochs immer aus dem Homeoffice und Kollege C ist derzeit bei der Niederlassung Stuttgart im Einsatz. Trotzdem müssen alle an einen Tisch, um die strategischen Entwicklungen zu besprechen. Weil das Beamen aber noch nicht erfunden wurde und reine Telefonkonferenzen irgendwie hakelig und unpersönlich sind, gibt es nur eine Lösung: ein Online Meeting. Genau so sieht die Realität in vielen Unternehmen heute schon aus – sogar unabhängig davon, wie hoch der Internationalisierungsgrad oder die Anzahl von Zweigstellen überhaupt sind. Und die immer lauter werdenden Forderungen nach mehr Flexibilität und einer grundsätzlichen freien Wahl des Arbeitsortes und/oder Homeoffice sind dabei zusätzliche Entwicklungen (Stichwort New Work), die auch in den kommenden Jahren dafür sorgen werden, dass nur noch die wenigsten Meetings unter physischer Anwesenheit aller Beteiligten in den zentralen Büroräumlichkeiten stattfinden.
Und auch für das Unternehmen selbst haben Webkonferenzen zwei große Vorteile: Sie sparen Zeit und damit auch automatisch Geld. Darüber hinaus sind sich viele Experten einig, dass solche „freien“ Meetings im Vergleich zu konventionellen Zusammenkünften fruchtbarer und effizienter sind. Der einfache Grund: Hocken alle Mitarbeiter in ein und demselben Raum auf ihren festen Plätzen, steht maximal immer einer auf, tritt an die Flipchart oder lässt durch Bewegung die Gedanken fließen. Bei Web Meetings sieht das anders aus. Die Teilnehmer, ob sie sich im Homeoffice, anderen Büros oder im Hotel befinden, haben weniger Hemmungen, aufzustehen und sich zu bewegen. Und genau das sorgt – so sagen viele Wissenschaftler – für mehr Kreativität und besseres Denken.

Stolpersteine beim Conferencing

Ein aktuelles Problem vieler Unternehmen bei der Durchführung effektiver Online-Meetings sind die Faktoren Technik und Organisation. Und dabei gibt es gleich mehrere Punkte, die das Conferencing durchaus erschweren können:

• Schlechte Bandbreite. An sehr ländlichen Standorten ist es entgegen aller Politiker-Versprechen leider bisweilen immer noch schlecht um die Bandbreite bestellt. Das kann vor allem dann zum Problem werden, wenn sehr viele Mitarbeiter gleichzeitig online sind und große Datenpakete hoch- und runterladen. Ähnliches droht im Homeoffice. Ein Kollege, der mitten im tiefsten Nirgendwo sein Zuhause hat, könnte sich mit Verbindungsschwierigkeiten konfrontiert sehen. Die Lösung hier: Die maximale Bandbreite beim Anbieter buchen und/oder darauf warten, dass die Politik ihre Versprechen einlöst. Generell sollte aber auch eine geringe Bandbreite in der Regel reichen, um an einem Online Meeting teilzunehmen.
• Sprachqualität: Gute Mikrophone am Laptop plus ein entsprechend gutes Tool sind das A und O bei Web-Meetings. Der schöne, eben genannte Vorteil, das freie Herumlaufen und Fließenlassen der Gedanken, ist tatsächlich nicht möglich, wenn einen die anderen Teilnehmer dann nicht mehr verstehen. Eine gute Lösung für den Konferenzraum im Büro kann die Installation von Deckenmikrophonen sein (zum Beispiel von Sennheiser).
• Verstehen: Alle reden durcheinander, keiner versteht mehr den anderen. Das passiert vor allem, wenn die Laptop-Kamera während des Web-Meetings bei allen ausgeschaltet bleibt. Logisch, dass man nicht möchte, dass einen die geschätzten Kollegen im Homeoffice-Schlafanzug sehen, aber für die Kommunikation kann das Abschalten des Bildes tödlich sein. Der einfache Grund: Keiner sieht mehr, wann ein anderer zum Gespräch ansetzt. In klassischen Meetings ist das anders. Hier kann in solchen Situationen über Mimik und Gestik signalisiert werden, ob der andere gleich dran ist oder ruhig unterbrechen darf. Um im Online Meeting derartiges Chaos zu vermeiden, empfiehlt es sich, denjenigen als Moderator einzusetzen, der das Meeting angesetzt hat.

Die besten Tools für Online Konferenzen

Der Markt in diesem Bereich ist groß, dennoch haben sich auch hier vor allem die bekannten „Big Player“ durchgesetzt:

• Skype for Business
• Google Hangouts
• TeamViewer
• Go to meeting

Diese und weitere Tools bieten unterschiedliche Vor- und Nachteile hinsichtlich ihrer Kosten, den Vertragslaufzeiten, dem Funktionsumfang, der Bildqualität und ihrer Kompatibilität mit anderen Programmen wie beispielsweise Outlook. Für welches Sie sich im Endeffekt entscheiden, ist zudem immer auch ein bisschen Geschmackssache. Der folgende Artikel vergleicht 13 aktuelle Lösungen und kann als Orientierungshilfe dienen.
Zusätzlich ein Tipp von uns: Durch cloudbasierte Programme wie zum Beispiel Microsoft Office 365 haben alle Teilnehmer während des Meetings die Möglichkeit, gleichzeitig ihre Ideen oder auch Beschlüsse in ein Dokument einzutragen, das für alle sicht- und bearbeitbar ist. Unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK beraten Sie gern zu entsprechenden Cloud-Lösungen und übernehmen selbstverständlich auch die Implementierung und Einweisung für Sie.

Geschrieben von

Lena Klaus

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen

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