Mails wiederherstellen

Wie sich Unternehmen vor Datenverlust schützen

Von in IT-Sicherheit
27
Nov
'20

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Sie haben eine wichtige E-Mail verloren – dabei benötigen Sie sie für einen aktuellen Geschäftsvorgang unbedingt. Der erste Schreck legt sich fast sofort, wenn Sie für einen solchen Fall vorgesorgt haben. Mit der richtigen Software können Sie nämlich gezielt Mails wiederherstellen.

Wir erklären, warum beim Thema E-Mails der Grundsatz Vorsorge statt Nachsorge unbedingt gelten sollte.

Zu sehen ist ein Laptop, auf dem eine Software von Ontrack aufgerufen ist, mit der sich Daten wiederherstellen lassen. Bild: Unsplash/XPS/Ontrack

Mit der richtigen Software lassen sich Mails wiederherstellen. Bild: Unsplash/XPS/Ontrack

Ist eine gelöschte Mail zu retten?

Versetzen Sie sich einmal in diese Situation: Ein Mitarbeiter hat eine E-Mail gelöscht – und stellt erst nach einigen Tagen oder sogar Wochen fest, dass darin eigentlich wichtige Informationen und Anhänge enthalten waren. Mit der normalen Outlook-Wiederherstellung ist längst nichts mehr zu machen. Warum? Weil die E-Mail durch die voreingestellte Zeitbegrenzung bereits aus dem Papierkorb des E-Mail-Postfachs entfernt worden ist.

Ist die Situation zu retten, ohne dass der Mitarbeiter den Adressaten kontaktieren muss und damit vielleicht einen schlechten Eindruck hinterlässt? Die gute Nachricht: Wenn ein Exchange-Backup vorhanden ist, lassen sich daraus gelöschte Mails wiederherstellen. Die schlechte Nachricht folgt allerdings auf dem Fuß: Die Wiederherstellung von einzelnen Exchange-Elementen ist für Ihren Administrator eine der zeitaufwändigsten und arbeitsintensivsten Aufgaben überhaupt.

Datenwiederherstellung ist zeitintensiv

Es gibt im Wesentlichen drei Probleme, die dafür sorgen, dass Administratoren nur mit einigem Aufwand spezifische Mails wiederherstellen können:

  1. Einzelne E-Mails oder auch Anhänge lassen sich mit den Exchange-Bordmitteln nicht einfach ansprechen. Sie sind nämlich nicht nur im Format des letzten Exchange-Backups, sondern auch als Exchange-Datenbank-Dateien verpackt.
  2. E-Mails lassen sich nicht einzeln wiederherstellen. Stattdessen ist es notwendig, das gesamte Exchange-Postfach wiederherzustellen. Und das kann dauern.
  3. Eine Wiederherstellung auf dem Live-Exchange-Server ist nicht nur schwierig, sondern auch gefährlich. Zum einen werden E-Mails, die während der Wiederherstellung eingehen, nicht mehr verarbeitet. Zum anderen besteht das Risiko eines Totalausfalls der Mail-Kommunikation. Und der kann schwerwiegende Konsequenzen für das gesamte Unternehmen haben.

Wenn Ihr Unternehmen bereits einen Recovery-Exchange-Server als exaktes Duplikat des Produktions-Exchange-Servers eingerichtet hat, haben Sie zumindest Problem Nr. 3 vorgebeugt. Probleme Nr. 1 und 2 bleiben allerdings weiterhin bestehen.

Exchange-Bordmittel sind limitiert

Darauf wollen wir noch etwas genauer eingehen. Bei dem komplizierten Wiederherstellungsprozess mittels Exchange-Bordmitteln wird in einem ersten Schritt das vom aktiven Live-Mail-Server gezogene Backup auf dem Recovery-Server wiederhergestellt. Daraufhin folgt in einem zweiten Schritt das Entpacken der Exchange-Datenbank-Dateien und der darin enthaltenen E-Mails. Im dritten und letzten Schritt gilt es dann, die verlorene E-Mail zu suchen, um sie anschließend zurück in das Exchange-Postfach auf dem Live-Server zu kopieren.

Schnell und einfach ist es also nicht, wenn Sie beziehungsweise Ihr Administrator mit Hilfe der vorhandenen Exchange-Bordmittel Mails wiederherstellen wollen. Dieses Problem ist glücklicherweise nicht neu. Vielmehr hatten findige Software-Entwickler längst Gelegenheit dazu, für den eigentlich komplizierten Wiederherstellungsprozess deutlich weniger komplizierte Tools zu erfinden.

Mails wiederherstellen – mit Ontrack PowerControls

Bei Ontrack PowerControls handelt es sich um so ein hilfreiches Tool. Es ist auf die einfache Suche und Wiederherstellung von Daten aus Microsoft-365-, Exchange-, SharePoint- und SQL-Umgebungen spezialisiert und kommt hier sozusagen als Schnittstelle zum Einsatz.

Das stellt sich wie folgt dar: Der von Ihnen bestimmte Administrator kann mit Hilfe von Ontrack PowerControls auf seinem Rechner gezielt nach den spezifischen Daten suchen, unabhängig davon, wo sie sich innerhalb der (hybriden) Microsoft-365-Umgebung befinden.

Das bedeutet also, dass der Admin über das Dashboard eines einzigen Tools die E-Mail-Postfächer, den Exchange Server und das Backup durchsuchen kann. Sind die gesuchten Daten dann gefunden, können sie selektiv wiederhergestellt werden. Das spart Zeit und Geld.

Zu sehen ist eine Grafik, die zeigt, wie man mit Ontrack PowerControls Daten wiederherstellen kann. Bild: Ontrack

Mit Ontrack PowerControls lassen sich Mails wiederherstellen. Bild: Ontrack

Ontrack PowerControls – ein Tool für alle Fälle

Peter Hagmaier, Senior Account Manager DACH bei KLDiscovery, sagt zur Entwicklung der Ontrack PowerControls: „Ontrack ist bestrebt, den Zeitaufwand für die Datensuche und -wiederherstellung auf verschiedenen Microsoft-Plattformen zu verringern und damit die Effizienz seiner Kunden zu steigern.“ Demnach ist Zeitersparnis also die Mission, die der Hersteller mit diesem leistungsstarken Tool verfolgt. Drei Produkte stehen aktuell zur Verfügung:

  • Exchange Recovery: Hierbei handelt es sich um ein E-Mail-Management-Tool, mit dem Sie Mailboxen, Nachrichten, Anhänge und andere Microsoft-Office-Elemente durchsuchen und ausgewählte Daten wiederherstellen können. Dabei kann es sich einerseits um einzelne Nachrichten, Ordner, ganze Mailboxen und bestimmte Anhänge handeln, andererseits aber auch um Kalendereinträge, Aufgaben, Notizen und Kontakte.
  • SharePoint Recovery: Mit dieser Software lässt sich einfach und schnell nach SharePoint-Inhalten suchen und wiederherstellen. Dokumente, Bibliotheken oder auch Ordner lassen sich auffinden, indem der Admin in der Suche beispielsweise Elementtyp, Stichwörter, Betreff, Datum oder Benutzer eingibt. Auf diese Weise gefunden, sind die entsprechenden Daten mit wenigen Klicks wiederhergestellt.
  • SQL Recovery: Eine SQL-Datenbank ist ein elektronisches Speicher- und Verwaltungssystem, das auf der Programmiersprache Structured Query Language (SQL) basiert. Es ist in vielen Fällen nur eine Sache von Sekunden, dieses System mit Hilfe der Ontrack-Software zu durchsuchen und die Daten wiederherzustellen. Ganze Tabellen oder auch einzelne Zeilen werden so schnell wieder zugänglich gemacht.

Sie sehen: Ontrack PowerControls ist ein mächtiges und nützliches Tool, das Ihrer IT-Abteilung die Arbeit enorm erleichtern kann. Und nicht nur die IT-Abteilung profitiert: Auch der Mitarbeiter, der die Suche angestoßen hat, kann mit den benötigen Daten seine Arbeit viel schneller fortsetzen. Aber was ist, wenn Sie keine eigene IT-Abteilung haben und Sie als Laie bei den vorangegangenen Erläuterungen nur die Hälfte verstanden haben?

Mails wiederherstellen – IT-Experten unterstützen

Die gute Nachricht: Auch ohne eigene IT-Abteilung kann Ihr Unternehmen von der Ontrack-Software profitieren. Wie? Indem Sie einen externen IT-Dienstleister engagieren, der das Tool für Sie benutzt und damit Mails wiederherstellen kann. Wie wäre es mit einem Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK?

Unsere Partner sind Spezialisten auf ihrem Gebiet und bieten Ihnen mit ihren umfassenden IT-Services eine Rundum-IT-Betreuung. Dazu zählen auch das Backup-Management und die Verwaltung von Tools wie Ontrack PowerControls. Sollten Sie auf diesem Gebiet – oder auch bei anderen IT-Aufgaben – Unterstützung benötigen, nehmen Sie einfach Kontakt zu unserem IT-Dienstleister in Ihrer Nähe auf. Er berät Sie gern zu den umfangreichen Möglichkeiten der IT-Betreuung.


Weiterführende Links:
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Janina Kröger

Seit Anfang 2019 ist Janina Kröger für den Blog des IT-SERVICE.NETWORK verantwortlich. Neue IT-Trends? Wichtige Business-News? Die studierte Germanistin und ausgebildete Redakteurin behält nicht nur das Geschehen auf dem IT-Markt im Blick, sondern versteht es zudem, das IT-Wissen des IT-SERVICE.NETWORK verständlich aufzubereiten.

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