Microsoft Power Apps

Eigene Business-Apps erstellen und Prozesse verbessern

Von in IT-Infrastruktur
17
Mrz
'21

„Ich wünschte, wir hätten eine App dafür.“ Haben Sie das bei manchen internen Prozessen auch schon gedacht? Damit wären Sie nicht allein, denn viele solche Prozesse sind zeitraubend. Mit Microsoft Power Apps können Sie selbst Business-Apps erstellen und Prozesse vereinfachen – ganz ohne Programmierkenntnisse.

Wir erklären, was Power Apps sind und welche Vorteile sie bringen.

Ein Mann nutzt mit einem Tablet eine mit Microsoft Power Apps erstellte Anwendung. Bild: Unsplash/Tyler Franta

Mit einer über Microsoft Power Apps erstellten eigenen Business-App lassen sich interne Prozesse vereinfachen. Bild: Unsplash/Tyler Franta

Eigene Business-App erstellen mit Microsoft Power Apps

Viele Unternehmen arbeiten seit einiger Zeit verstärkt daran, Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Die Vorteile liegen auf der Hand. Der Wichtigste ist aber wohl dieser: Interne Prozesse lassen sich effizienter und schneller abwickeln. Das heißt auf der anderen Seite, dass zeitliche Kapazitäten für andere, vielleicht wichtigere Aufgaben frei werden. Die „Ressource Zeit“ wird dementsprechend besser genutzt.

Es steht aber längst nicht für jeden Prozess ein Tool bereit, das nur noch gekauft, installiert und eingerichtet werden muss. Viele Prozesse haben sich über Jahre entwickelt und sind sehr individuell. Dadurch lässt sich keine allgemeingültig entwickelte Anwendung überstülpen. Hier kommt die Entwicklung einer eigenen Firmen-App ins Spiel. Das Problem: So eine eigene App, erstellt durch interne Entwickler oder externe Fachleute, kostet Zeit und Geld.

Zumindest war das früher der Fall, denn inzwischen gibt es Microsoft Power Apps. Unternehmen, die bereits auf die vielfältigen Büroanwendungen von Microsoft setzen, bekommen damit ein weiteres nützliches – man könnte sogar sagen: mächtiges – Tool an die Hand.

Was ist Microsoft Power Apps?

Microsoft Power Apps (auch: PowerApps) ist Teil der Microsoft Power Platform (zu der außerdem Power Bi und Power Automate gehören) und als eine Art Baukasten-System zu verstehen, mit dem Entwickler aber auch Nutzer ohne Programmierkenntnisse Apps für iOS-, Android- und Windows-Geräte sowie als Web-Version erstellen, verwalten und teilen können.

Microsoft bewirbt dieses weitere Element aus der Microsoft-Produktpalette damit, dass sich Anwendungen mit wenig Code (auch: Low Code) innerhalb von Minuten erstellen lassen. Für den schnellen Einstieg stehen einige Vorlagen bereit – ähnlich wie Sie es vermutlich aus PowerPoint kennen. Das Ziel von MS Power Apps ist, Workflows zu automatisieren, Aufgaben zu vereinfachen und Prozesse zu verbinden.

Dabei ist es möglich und vorgesehen, dass die Applikationen auf verschiedene Datenquellen zurückgreifen und die Informationen daraus integrieren. Als Quelle können nicht nur andere Microsoft-Anwendungen dienen, sondern auch einige externe Anwendungen – die Anzahl wächst stetig. Es lassen sich sogar KI und Erkenntnisse aus Power BI und Microsoft Graph in eigene Apps einbinden.

PowerApps: Vorteile sind vielseitig

Sie müssen an dieser Stelle zugeben, dass diese Beschreibung vielversprechend klingt. Aber welche Vorteile bringen Microsoft Power Apps genau? Hier ein Auszug:

  • Mit dem Einsatz von PowerApps lassen sich Papier-basierte und manuelle Prozesse digitalisieren.
  • Die Aktualität von Datenbanken und Dateien können durch MS Power Apps gefördert werden.
  • Dashboards und Analysen helfen dabei, dass alle beteiligten Personen den Überblick über (einzelne) Prozesse behalten.
  • Durch die Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Quellen lassen sich datengetriebene Geschäftsentscheidungen treffen.
  • Die Automatisierung von repetitiven Prozessen schafft zeitliche Freiräume für strategische Aufgaben.

Zwar nimmt die Erstellung gerade bei den ersten Versuchen sicherlich etwas Zeit in Anspruch, der Nutzen ist letztendliche aber enorm. Bis zu dieser Stelle waren unsere Ausführungen recht theoretisch und es stellt sich Ihnen vielleicht die Frage: Wie sieht der Nutzen von Microsoft Power Apps in der Praxis aus?

Power Apps: Beispiele zeigen Potenzial

Ein Beispiel gefällig? Angenommen in Ihrem Unternehmen gibt es einen Pool an geleasten Firmenfahrzeugen. Hier könnten Sie mit der Hilfe von Microsoft Power Apps recht einfach eine Anwendung erstellen, die über Verknüpfungen mit anderen Tools sämtliche relevante Informationen bündelt und damit die Verwaltung des Fuhrparks vereinfacht.

In vielen Leasing-Verträgen ist unter anderem die maximale Kilometerzahl definiert, die das jeweilige Fahrzeug am Ende des Leasing-Zeitraums auf dem Tacho haben darf. In der Fuhrpark-Übersicht der eigens erstellten PowerApp könnten Sie in Echtzeit festhalten und einsehen, wie viel Prozent der maximalen Kilometerzahl schon abgefahren sind, inklusive Hochrechnung auf die Gesamtlaufzeit.

Genauso könnten sich Fahrzeuge über die Fuhrpark-App durch die Mitarbeiter buchen lassen, sodass der Überblick über Verfügbarkeiten gesichert ist. Zudem können diese Buchungen dokumentiert werden, sodass sich ein Knöllchen oder eine Beschädigung später zurückverfolgen lassen. Insgesamt zeigt das Fuhrpark-Beispiel, wie praktisch der Einsatz von PowerApps tatsächlich ist.

Wie funktioniert Power Apps?

Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, haben Sie möglicherweise bereits Zugriff auf PowerApps. Loggen Sie sich online ein. Vielleicht befindet sich die Power-App-Lösung bereits in der Office-App-Übersicht. Rufen Sie das Tool auf und erstellen mit diesen Schritten Ihre eigene Business-App:

  1. Machen Sie sich mit Power Apps vertraut. 
    Wenn Sie sich mit PowerPoint, Excel und Co. auskennen, sind Sie schon gut vorbereitet, denn viele Funktionsweisen sind ähnlich. Stöbern Sie herum und lernen Sie das Tool kennen.
  2. Fangen Sie klein an.
    Sie haben mehrere Ideen für nützliche Apps? Suchen Sie sich anfangs eine einfache Idee aus. Denkbar wäre beispielsweise, eine unübersichtliche Excel-Tabelle oder eine Share-Point-Liste als App ansprechend aufzubereiten.
  3. Machen Sie sich die Arbeit leicht.
    Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Vielleicht finden Sie schon bei den Power-App-Vorlagen eine Anregung, sowohl zu Inhalt als auch zur Gestaltung. Sie können darauf aufbauen, anpassen, individualisieren – und erste Erfahrungen sammeln.
  4. Behalten Sie die Nutzer im Blick.
    Wichtig ist, dass Sie die App für die Endnutzer entwickeln. Letztlich nützt die App nämlich nur, wenn sie Anklang findet und gern verwendet wird.
  5. Tauschen Sie sich aus.
    Sie sollten das Feedback zukünftiger Nutzer einholen und deren Anregungen bei der weiteren App-Entwicklung berücksichtigen. Außerdem gibt es eine Power-App-Community, in der Sie sich austauschen und Anregungen finden können.
  6. Achten Sie auf den Datenschutz.
    Microsoft gibt an, dass der Datenschutz bei PowerApps beachtet wird. Trotzdem wird empfohlen, dass Sie Ihre IT-Abteilung ins Boot holen, um mögliche Risiken auszuschließen.
  7. Lernen Sie aus der Erfahrung.
    Ist die App fertig, sollten Sie die Nutzung im Blick behalten. Vielleicht wären weitere Funktionen sinnvoll oder es sind Verbesserungen nötig. Ziehen Sie Lehren aus der praktischen Anwendung der App.

Microsoft selbst bietet übrigens jede Menge Hilfestellungen für die App-Entwicklung mit MS Power Apps. Kleines Manko: Meistens sind die Anleitungen nur in englischer Sprache zu finden.

Experten unterstützen mit Microsoft Tools

Auch wenn es perspektivisch Sinn machen würde, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich Fähigkeiten in der App-Erstellung aneignen, wollen Sie sich vielleicht trotzdem lieber auf die Expertise eines Experten verlassen. In diesem Fall finden Sie bei den Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK sicherlich jemanden, der im Umgang mit Microsoft Power Apps versiert ist und Ihnen bei der Erstellung eigener Business-Apps behilflich sein kann.

Unsere Fachleute kennen sich übrigens im gesamten Microsoft-Universum bestens aus und bieten Unternehmen Ihre Unterstützung an. Die perfekte Installation und Konfigurationen von Microsoft 365 und die Microsoft-Teams-Einführungen gehören zu den Spezialitäten unserer IT-Partner. Nehmen Sie gern Kontakt auf und informieren Sie sich!


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Janina Kröger

Seit Anfang 2019 ist Janina Kröger für den Blog des IT-SERVICE.NETWORK verantwortlich. Neue IT-Trends? Wichtige Business-News? Die studierte Germanistin und ausgebildete Redakteurin behält nicht nur das Geschehen auf dem IT-Markt im Blick, sondern versteht es zudem, das IT-Wissen des IT-SERVICE.NETWORK verständlich aufzubereiten.

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