Sofortabschreibung für Hardware & Software

Lange Zeit haben Unternehmen bei der Anschaffung neuer Hardware und Software auf die Regelungen für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) geachtet. Eine neue Steuerregel macht diese Regelungen seit Anfang 2021 weniger relevant – dank Sofortabschreibung für Computer-Hardware und -Software.

Wir erklären, was es mit den GWG auf sich hat und was die neue Steuerregel besagt.

Mit neuer Technik produktiv arbeiten

Sie wissen es selbst am besten: Neue Technikanschaffungen für Sie und Ihre Mitarbeiter sind meist ein teures Unterfangen. Pro Mitarbeiter können im Jahr durchaus 2.000 Euro anfallen – oder mehr. Das ist auch der Grund dafür, weshalb viele Unternehmen davor zurückschrecken, Ihre Mitarbeiter regelmäßig mit neuen technischen Arbeitsmitteln auszustatten. Letztlich fahren sie damit aber nicht unbedingt die richtige Strategie. Warum?

Ein Beispiel: Geräte wie Laptop und Computer verlieren mit der Zeit an Leistung, werden langsamer und anfälliger für Störungen. Schätzungen gehen außerdem davon aus, dass veraltete Technik die Effizienz eines Mitarbeiters um bis zu 29 Prozent senken kann. Wenn Sie das einmal exemplarisch auf ein Jahreseinkommen von 50.000 Euro umrechnen, würde das bedeuten, dass Ihnen circa 15.000 Euro flöten gehen. Und da scheinen die Investitionskosten in moderne Arbeitsplatzausstattung im Gegenzug auf einmal gar nicht mehr so hoch.

Ein weiterer Grund, warum Sie Investitionen in aktuelle Technik nicht als Nachteil sehen sollten: Die Anschaffung lässt sich steuerlich abschreiben. Und das ist dank einer neuen Steuerregel seit 2021 leichter als zuvor.

Neue Steuerregel kam mit BMF-Schreiben

Die neue Steuerregel ist damals, im Jahr 2021, sozusagen durch die Hintertür gekommen. Das Bundesfinanzministerium hat dazu nämlich kein neues Gesetz erlassen, sondern nur ein Schreiben zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung verfasst.

Darin stellt das BMF zunächst fest, dass Laptops und Desktop-PCs, die zugehörigen Peripheriegeräte (Tastatur, Drucker, Maus und Co.) und die Betriebs- und Anwendersoftware inzwischen den Kern der Digitalisierung ausmachen. Ohne diese Technik – auch Wirtschaftsgüter genannt – könne Digitalisierung schlicht nicht funktionieren.

Und weil der technische Fortschritt immer zügiger vorangeht und Hardware und Software schneller veralten, hat das BMF die Nutzungsdauer geprüft, die für diese Wirtschaftsgüter bisher bei der steuerlichen Abschreibung zugrunde gelegt worden ist. Die Entscheidung: Die Nutzungsdauer wird von drei auf ein Jahr verringert. Man geht also nicht mehr davon aus, das Hardware oder Software drei Jahre lang dem neuesten Stand entsprechen, sondern nur noch ein Jahr. Aber warum ist das so wichtig?

Was ist die Sofortabschreibung für Hardware & Software?

Mit der Festlegung der neuen Nutzungsdauer für Computer-Hardware und Software ist künftig die Sofortabschreibung bestimmter IT-Infrastruktur-Komponenten möglich. Dazu ein Blick zurück: Früher war es so, dass Unternehmen die Kosten für die Anschaffung neuer Hardware und Software über einen Zeitraum von drei Jahren abschreiben konnten – korrespondierend zu den drei Jahren, in denen Geräte und Programme als „up-to-date“ galten.

Das heißt konkret, dass der entsprechende Betrag beziehungsweise die entsprechenden Beträge nicht direkt vollständig vom Gewinn abgezogen wurden und diesen gemindert haben, sondern eben nur anteilig. Unter Umständen kann dies durchaus zu steuerlichen Nachteilen geführt haben.

Allerdings gab es von dieser Regelung eine Ausnahme – nämlich die so genannten geringwertigen Wirtschaftsgüter, die direkt im Jahr der Anschaffung komplett abgesetzt werden konnten. In der Vergangenheit hat dies häufig Verwirrung gestiftet und die Entscheidung bei der Anschaffung neuer Hardware und Software stark beeinflusst. Aber warum? Und überhaupt: Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter genau?

Exkurs: Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter?

Als geringwertige Wirtschaftsgüter – abgekürzt GWG – gelten abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die selbstständig nutzungsfähig sind und bei der Anschaffung bestimmte Grenzwerte weder unter- noch überschreiten. Auch hierzu bedarf es vermutlich einer genaueren Erklärung.

Was zählt zum Beispiel konkret als ein abnutzbares, bewegliches Wirtschaftsgut? Als Beispiele lassen sich hier einerseits technische Geräte wie Laptop, Tablet oder ein Kopierer nennen, genauso zählen aber auch Anwender-Software und Computerprogramme zu den GWG. Einzelne Bestandteile eines Computer-Arbeitsplatzes – beispielsweise Monitor, Tastatur, Maus und Drucker – fallen dagegen nicht darunter, weil sie nicht für sich allein, sondern nur im Zusammenspiel mit einem Laptop oder Computer genutzt werden können. Sprich: Sie sind nicht selbstständig.

Und was hat es mit den Grenzwerten auf sich? Die GWG-Grenzen besagen, dass ein geringwertiges Wirtschaftsgut in einem bestimmten Kostenrahmen liegen muss. Dieser Rahmen ist im Laufe der Jahre angepasst worden, zuletzt lag die untere GWG-Grenze bei 250 Euro, die obere GWG-Grenze bei 800 Euro – jeweils bezogen auf den Netto-Preis. Diese Werte gelten übrigens auch als GWG-Grenze 2020, die GWG-Sofortabschreibung 2021, als GWG-Grenze 2022, die GWG 2023 sowie als GWG-Grenze 2024.

Sofortabschreibung Computer 2024: ohne GWG-Grenzen

In der Praxis sah es dann so aus, dass Unternehmen früher lieber ein günstigeres Laptop-Modell angeschafft und beispielsweise das teurere MacBook von vornherein ausgeschlossen haben, um die GWG-Grenze nicht zu überschreiten. Mit der neuen Steuerregel könnten hier nun andere Entscheidungen getroffen werden. Dazu ein Beispiel:

Angenommen Sie kaufen im November des Jahres 2024 einen neuen Laptop, der in den GWG-Rahmen passt. Die Kosten werden mit der GWG-Abschreibung steuerlich komplett für das Jahr 2024 geltend gemacht, direkt abgeschrieben und der Gewinn entsprechend gemindert. Wenn Sie nun ebenfalls im November 2024 ein teureres Gerät kaufen und dies durch die neue Steuerregel zur Sofortabschreibung absetzen möchten, haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, die Anschaffungskosten für dieses digitale Wirtschaftsgut bereits im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Abschreibung/Kosten geltend zu machen – bis auf einen Erinnerungsposten von 1 € im Anlagevermögen. Übrigens: Die Sofortabschreibung ist unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten möglich!

Gut zu wissen: Computer-Hardware und -Software kann auch weiterhin – wie früher – über drei Jahre abgeschrieben werden. Unternehmen sollten daher von Fall zu Fall abwägen, welche Art der Abschreibung am sinnvollsten ist.

Für welche Hardware und Software gilt die neue Steuerregel?

Einen wichtigen Aspekt der neuen Steuerregel haben wir bislang ausgeklammert. Während die GWG nur selbstständige Wirtschaftsgüter einbezog, gilt die neu festgelegte einjährige Nutzungsdauer für einen weiter gefassten Kreis an Computer-Hardware sowie für bestimmte Software. Die Computermaus abschreiben oder die Software-Abschreibung werden dadurch einfacher möglich. Hier eine Auflistung:

• Computer
• Desktop-Computer
• Notebook-Computer (darunter auch Tablet-Computer, Slate-Computer & mobile Thin Clients)
• Desktop-Thin-Clients
• (Mobile) Workstations
• Dockingstations
• externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server)
• externe Netzteile
• Peripheriegeräte
  • Eingabegeräte (z.B. Tastatur, Maus, Grafiktablet, Scanner, Kamera, Mikrofon, [Noise-Cancelling-]Headset)
  • Externe Speicher (z.B. Festplatte, DVD-/CD-Laufwerk, Flash Speicher [USB-Stick],
    Bandlaufwerke [Streamer])
  • Ausgabegeräte (z.B. Beamer, Plotter, Monitor, Display, Drucker)
•  Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung (z.B. Standardanwendungen, ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung)

Viele der genannten Computer-Komponenten werden in dem BMF-Schreiben noch spezifischer definiert (siehe weiterführende Links am Ende des Beitrags). Mit der Regelung, die rückwirkend seit dem 1. Januar 2021 gilt, wollte das Bundesfinanzministerium übrigens die Wirtschaft stimulieren und die Digitalisierung fördern.

Sofortabschreibung – über neue Steuerregel oder GWG?

All das ist sicherlich gut zu wissen, bevor Sie sich Gedanken dazu machen, welche Hardware und Software Sie für Ihre Mitarbeiter überhaupt neu anschaffen möchten. Und dann stellt sich Ihnen die Qual der Wahl. Bei der Vielzahl an Geräten und Anwender-Software ist es für den Laien nicht immer einfach, die feinen Unterschiede zu erkennen und genau die richtigen Produkte auszuwählen.

Welche neueste Hardware oder neueste Computer-Hardware passt ins vorhandene Gefüge der IT-Infrastruktur? Welche neuen Computerprogramme passen in den bereits bestehenden Software-Mix? Und welche Methode ist im speziellen Fall besser geeignet, damit Unternehmen für sie vorteilhaft die neue Software abschreiben können – also mit der neuen Sofortabschreibungsregel oder der früheren und weiter bestehenden GWG-Regelung?

Die neue Steuerregel schafft also nicht unbedingt Klarheit, sondern wirft ihrerseits einige neue Fragen auf. Wie gut, dass es Profis gibt, die sich mit Software-Abschreibung, Hardware-Abschreibung, GWG-Sofortabschreibung, Sofortabschreibungsgrenzen usw. auskennen und Antworten liefern!

Experten beraten zu Hardware und Software

Auch unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK zählen zu diesen Profis. Unsere IT-Partner haben sich auf die Anforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen spezialisiert und wissen genau, worauf es bei der Wahl neuer Hardware und Software ankommt. Und dieses Know-how teilen sie gern mit ihren bestehenden wie auch neuen Kunden.

Unsere Fachleute helfen Ihnen bei der Entscheidung, übernehmen die Beschaffung und kümmern sich auch gern um Einrichtung und Konfiguration. Und bei all dem behalten sie die Möglichkeiten der Sofortabschreibung 2024 beziehungsweise der GWG-Sofortabschreibung 2024 im Blick und beraten Sie natürlich auch zu dem wichtigen Thema GWG-Grenze 2024.

Letztendlich profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter nach der Anschaffung also nicht nur in Ihrem Arbeitsalltag von der neuesten Hardware und Software, sondern Sie sichern Ihrem Unternehmen durch den optimalen Weg der Abschreibung auch steuerliche Vorteile. Hört sich gut an? Dann melden Sie sich bei uns!

Update vom 07.05.2024: GWG-Grenze bald bei 1.000 Euro?

Das Nachbarland Österreich hat es vorgemacht: Der Grenzwert für geringwertige Wirtschaftsgüter ist dort von ebenfalls 800 Euro auf 1.000 Euro erhöht worden. Und auch hierzulande gibt es Anzeichen dafür, dass es zu einer Erhöhung der GWG-Grenze kommen könnte. Denn: Der Bund der Steuerzahler Deutschland e.V. hat dem Bundesfinanzministerium bereits im Juni 2022 ein Schreiben zukommen lassen, indem er die Anhebung der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter auf mindestens 1.000 Euro als sinnvoll beschreibt.

Der Verein nennt auch einen wichtigen Vorteil, den eine solche Anhebung mit sich bringen würde: Die Konjunktur und Wirtschaft würden unterstützt, wenn Unternehmen durch eine erhöhte GWG-Grenze einen zusätzlichen Anreiz für Investitionen erhielten. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen könnten sich dadurch ermutigt fühlen, in etwas teurere Geräte zu investieren.

Bislang ist in dieser Sache aber noch nichts weiter passiert. Wir dürfen gespannt sein, ob das Bundesministerium diesem Vorschlag folgen und die GWG-Grenze vielleicht sogar schon (rückwirkend) für 2024 erhöht wird. Wir bleiben an dem Thema dran und informieren Sie bei Neuigkeiten!

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Weiterführende Links:
BMF (Link nicht mehr verfügbar), Springer Professional, haufe, USP, Bildungsverlag