Sofortabschreibung für Hardware & Software

Lange Zeit haben Unternehmen bei der Anschaffung neuer Hardware und Software auf die Regelungen für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) geachtet. Eine neue Steuerregel macht diese Regelungen seit Anfang 2021 weniger relevant – dank Sofortabschreibung für Computer-Hardware und -Software.

Wir erklären, was es mit den GWG auf sich hat und was die neue Steuerregel besagt.

Mit neuer Technik produktiv arbeiten

Sie wissen es selbst am besten: Neue Technikanschaffungen für Sie und Ihre Mitarbeiter sind meist ein teures Unterfangen. Pro Mitarbeiter können im Jahr durchaus 2.000 Euro anfallen – oder mehr. Das ist auch der Grund dafür, weshalb viele Unternehmen davor zurückschrecken, Ihre Mitarbeiter regelmäßig mit neuen technischen Arbeitsmitteln auszustatten. Letztlich fahren sie damit aber nicht unbedingt die richtige Strategie. Warum?

Ein Beispiel: Geräte wie Laptop und Computer verlieren mit der Zeit an Leistung, werden langsamer und anfälliger für Störungen. Schätzungen gehen außerdem davon aus, dass veraltete Technik die Effizienz eines Mitarbeiters um bis zu 29 Prozent senken kann. Wenn Sie das einmal exemplarisch auf ein Jahreseinkommen von 50.000 Euro umrechnen, würde das bedeuten, dass Ihnen circa 15.000 Euro flöten gehen. Und da scheinen die Investitionskosten in moderne Arbeitsplatzausstattung im Gegenzug auf einmal gar nicht mehr so hoch.

Ein weiterer Grund, warum Sie Investitionen in aktuelle Technik nicht als Nachteil sehen sollten: Die Anschaffung lässt sich steuerlich abschreiben. Und das ist dank einer neuen Steuerregel seit 2021 leichter als zuvor.

Eine neue Steuerregel macht die Sofortabschreibung auch von neuen Laptops möglich. Bild: Unsplash/Windows

Neue Steuerregel kam mit BMF-Schreiben

Die neue Steuerregel ist sozusagen durch die Hintertür gekommen. Das Bundesfinanzministerium hat dazu nämlich kein neues Gesetz erlassen, sondern nur ein Schreiben zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung verfasst.

Darin stellt das BMF zunächst fest, dass Laptops und Desktop-PCs, die zugehörigen Peripheriegeräte (Tastatur, Drucker, Maus und Co.) und die Betriebs- und Anwendersoftware inzwischen den Kern der Digitalisierung ausmachen. Ohne diese Technik – auch Wirtschaftsgüter genannt – könne Digitalisierung schlicht nicht funktionieren.

Und weil der technische Fortschritt immer zügiger vorangeht und Hardware und Software schneller veralten, hat das BMF die Nutzungsdauer geprüft, die für diese Wirtschaftsgüter bisher bei der steuerlichen Abschreibung zugrunde gelegt worden ist. Die Entscheidung: Die Nutzungsdauer wird von drei auf ein Jahr verringert. Man geht also nicht mehr davon aus, das Hardware oder Software drei Jahre lang dem neuesten Stand entsprechen, sondern nur noch ein Jahr. Aber warum ist das so wichtig?

Was ist die Sofortabschreibung für Hardware & Software?

Mit der Festlegung der neuen Nutzungsdauer für Computer-Hardware und Software ist künftig die Sofortabschreibung bestimmter IT-Infrastruktur-Komponenten möglich. Dazu ein Blick zurück: Früher war es so, dass Unternehmen die Kosten für die Anschaffung neuer Hardware und Software über einen Zeitraum von drei Jahren abschreiben konnten – korrespondierend zu den drei Jahren, in denen Geräte und Programme als „up-to-date“ galten.

Das heißt konkret, dass der entsprechende Betrag beziehungsweise die entsprechenden Beträge nicht direkt vollständig vom Gewinn abgezogen wurden und diesen gemindert haben, sondern eben nur anteilig. Unter Umständen kann dies durchaus zu steuerlichen Nachteilen geführt haben.

Allerdings gab es von dieser Regelung eine Ausnahme – nämlich die so genannten geringwertigen Wirtschaftsgüter, die direkt im Jahr der Anschaffung komplett abgesetzt werden konnten. In der Vergangenheit hat dies häufig Verwirrung gestiftet und die Entscheidung bei der Anschaffung neuer Hardware und Software stark beeinflusst. Aber warum? Und überhaupt: Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter genau?

Sie wollen neue Hardware anschaffen? Dann beachten Sie die GWG-Grenze! Bild: Unsplash/Olena Sergienko

Exkurs: Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter?

Als geringwertige Wirtschaftsgüter – abgekürzt GWG – gelten abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die selbstständig nutzungsfähig sind und bei der Anschaffung bestimmte Grenzwerte weder unter- noch überschreiten. Auch hierzu bedarf es vermutlich einer genaueren Erklärung.

Was zählt zum Beispiel konkret als ein abnutzbares, bewegliches Wirtschaftsgut? Als Beispiele lassen sich hier einerseits technische Geräte wie Laptop, Tablet oder ein Kopierer nennen, genauso zählen aber auch Anwender-Software und Computerprogramme zu den GWG. Einzelne Bestandteile eines Computer-Arbeitsplatzes – beispielsweise Monitor, Tastatur. Maus und Drucker – fallen dagegen nicht darunter, weil sie nicht für sich allein, sondern nur im Zusammenspiel mit einem Laptop oder Computer genutzt werden können. Sprich: Sie sind nicht selbstständig.

Und was hat es mit den Grenzwerten auf sich? Die GWG-Grenzen besagen, dass ein geringwertiges Wirtschaftsgut in einem bestimmten Kostenrahmen liegen muss. Dieser Rahmen ist im Laufe der Jahre angepasst worden, zuletzt lag die untere GWG-Grenze bei 250 Euro, die obere GWG-Grenze bei 800 Euro – jeweils bezogen auf den Netto-Preis. Diese Werte gelten übrigens auch als GWG-Grenze 2020, die GWG-Sofortabschreibung 2021 sowie die GWG-Grenze 2022.

Sofortabschreibung Computer 2022: ohne GWG-Grenzen

In der Praxis sah es dann so aus, dass Unternehmen früher lieber ein günstigeres Laptop-Modell angeschafft und beispielsweise das teurere MacBook von vornherein ausgeschlossen haben, um die magische GWG-Grenze beziehungsweise die Sofortabschreibungsgrenze nicht zu überschreiten. Mit der neuen Steuerregel und der damit einhergehenden einjährigen Nutzungsdauer könnten hier nun andere Entscheidungen getroffen werden. Unternehmen sollten dabei aber einen kleinen, aber feinen Unterschied beachten. Dazu ein Beispiel.

Angenommen Sie kaufen im März des Jahres 2022 einen neuen Laptop, der in den GWG-Rahmen passt. Die Kosten werden mit der GWG-Abschreibung steuerlich komplett für das Jahr 2022 geltend gemacht, direkt abgeschrieben und der Gewinn entsprechend gemindert. Wenn Sie nun ebenfalls im März 2022 ein teureres Gerät kaufen und dies durch die neue Steuerregel zur Sofortabschreibung absetzen möchten, ist die Rechnung für die Abschreibung des Laptops eine andere. Die einjährige Nutzungsdauer beginnt dann nämlich ab Kaufdatum. So wird das Gerät über die neue Sofortabschreibung 2022 zu ⅚ im Jahr 2022 und zu ⅙ im Jahr 2023 abgeschrieben.

Das heißt also, dass die GWG-Regelung zukünftig vielleicht an Bedeutung verliert, völlig irrelevant wird sie aber nicht. Unternehmen sollten daher von Fall zu Fall abwägen, ob sie die neue Steuerregel zur Sofortabschreibung 2022 oder der GWG-Sofortabschreibung 2022 nutzen sollten.

Neue Geräte per Sofortabschreibung anschaffen – ein Vorteil für Unternehmen. Bild: Pexels/BurstHände nutzen einen Laptop, der per Sofortabschreibung angeschafft wurde. Bild: Pexels/Burst

Für welche Hardware und Software gilt die neue Steuerregel?

Einen wichtigen Aspekt der neuen Steuerregel haben wir bislang ausgeklammert. Während die GWG nur selbstständige Wirtschaftsgüter einbezog, gilt die neu festgelegte einjährige Nutzungsdauer für einen weiter gefassten Kreis an Computer-Hardware sowie für bestimmte Software. Die Computermaus abschreiben oder die Software-Abschreibung werden dadurch einfacher möglich. Hier eine Auflistung:

• Computer
• Desktop-Computer
• Notebook-Computer (darunter auch Tablet-Computer, Slate-Computer & mobile Thin Clients)
• Desktop-Thin-Clients
• (Mobile) Workstations
• Dockingstations
• externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server)
• externe Netzteile
• Peripheriegeräte
  • Eingabegeräte (z.B. Tastatur, Maus, Grafiktablet, Scanner, Kamera, Mikrofon, Headset)
  • Externe Speicher (z.B. Festplatte, DVD-/CD-Laufwerk, Flash Speicher [USB-Stick],
    Bandlaufwerke [Streamer])
  • Ausgabegeräte (z.B. Beamer, Plotter, Monitor, Display, Drucker)
•  Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung (z.B. Standardanwendungen, ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware
  zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung)

Viele der genannten Computer-Komponenten werden in dem BMF-Schreiben noch spezifischer definiert (siehe weiterführende Links am Ende des Beitrags). Mit der Regelung, die rückwirkend seit dem 1. Januar 2021 gilt, wollte das Bundesfinanzministerium übrigens die Wirtschaft stimulieren und die Digitalisierung fördern. Auch noch interessant: Restbuchwerte aus vorherigen Jahren können nun auch direkt abgeschrieben werden.

Sofortabschreibung – über neue Steuerregel oder GWG?

All das ist sicherlich gut zu wissen, bevor Sie sich Gedanken dazu machen, welche Hardware und Software Sie für Ihre Mitarbeiter überhaupt neu anschaffen möchten. Und dann stellt sich Ihnen die Qual der Wahl. Bei der Vielzahl an Geräten und Anwender-Software ist es für den Laien nicht immer einfach, die feinen Unterschiede zu erkennen und genau die richtigen Produkte auszuwählen.

Welche neueste Hardware oder neueste Computer-Hardware passt ins vorhandene Gefüge der IT-Infrastruktur? Welche neuen Computerprogramme passen in den bereits bestehenden Software-Mix? Und welche Methode ist im speziellen Fall besser geeignet, damit Unternehmen für sie vorteilhaft die neue Software abschreiben können – also mit der neuen Sofortabschreibungsregel oder der früheren und weiter bestehenden GWG-Regelung?

Die neue Steuerregel schafft also nicht unbedingt Klarheit, sondern wirft ihrerseits einige neue Fragen auf. Wie gut, dass es Profis gibt, die sich mit Software-Abschreibung, Hardware-Abschreibung, GWG-Sofortabschreibung, Sofortabschreibungsgrenzen usw. auskennen und Antworten liefern!

Experten beraten zu Hardware und Software

Auch unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK zählen zu diesen Profis. Unsere IT-Partner haben sich auf die Anforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen spezialisiert und wissen genau, worauf es bei der Wahl neuer Hardware und Software ankommt. Und dieses Know-how teilen sie gern mit ihren bestehenden wie auch neuen Kunden.

Unsere Fachleute helfen Ihnen bei der Entscheidung, übernehmen die Beschaffung und kümmern sich auch gern um Einrichtung und Konfiguration. Und bei all dem behalten sie die Möglichkeiten der Sofortabschreibung 2022 beziehungsweise der GWG-Sofortabschreibung 2022 im Blick und beraten Sie natürlich auch zu dem wichtigen Thema GWG-Grenze 2022.

Letztendlich profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter nach der Anschaffung also nicht nur in Ihrem Arbeitsalltag von der neuesten Hardware und Software, sondern Sie sichern Ihrem Unternehmen durch den optimalen Weg der Abschreibung auch steuerliche Vorteile. Hört sich gut an? Dann melden Sie sich bei uns!

Weiterführende Links:
BMF, BMF-Schreiben, Springer Professional, haufe, USP, Bildungsverlag

Geschrieben von

Janina Kröger

Seit Anfang 2019 ist Janina Kröger für den Blog des IT-SERVICE.NETWORK verantwortlich. Neue IT-Trends? Wichtige Business-News? Die studierte Germanistin und ausgebildete Redakteurin behält nicht nur das Geschehen auf dem IT-Markt im Blick, sondern versteht es zudem, das IT-Wissen des IT-SERVICE.NETWORK verständlich aufzubereiten.

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