Ein Teil der Kollegen sitzt im Konferenzraum, der andere ist virtuell aus dem Home Office zugeschaltet. In Zeiten von zunehmenden Hybrid-Work-Tendenzen sind auch hybride Meetings in vielen Unternehmen inzwischen Alltag. Das gelingt aber leider nicht immer.
Wir geben Tipps für produktive hybride Meetings in Ihrem Unternehmen!
Schöne neue hybride Arbeitswelt
Es gibt inzwischen einige Studien, die alle zu demselben Schluss kommen: Die neue Arbeitswelt ist hybrid. Die Teilnehmer der jeweiligen Befragungen wünschen sich weder wieder Vollzeit ins Büro zu gehen, noch ausschließlich aus dem Home Office zu arbeiten. Der Tenor lautet eindeutig: Die richtige Mischung macht’s. Präferiert wird von vielen Arbeitnehmern beispielsweise das 3-2-2-Modell (auch: 3-2-Modell).
Nachvollziehbar ist diese Tendenz auf jeden Fall, immerhin haben beide Arbeitsorte ihre ganz eigenen Vorteile: Das Home Office besticht unter anderem durch den Wegfall des Arbeitswegs vor allem durch gewonnene Zeit; das Büro hingegen punktet mit Begegnungen mit den Kollegen und sozialem Miteinander. Und dann gibt es ja auch noch die Möglichkeit, remote von irgendwo auf der Welt zu arbeiten (Stichwort: Workation).
Für viele Unternehmen steht daher schon fest: Es wird nicht wieder zur Vollpräsenz zurückgehen; die schöne neue hybride Arbeitswelt ist gekommen, um zu bleiben. Allerdings birgt diese Entscheidung auch Herausforderungen. Eine davon: hybride Meetings, die wirklich funktionieren. Die Zusammenarbeit vor Ort und remote ist nämlich nicht immer so einfach.
Ohne die richtige Technik sind hybride Meetings schwierig. Bild: Pexels/cottonbro
Was sind hybride Meetings?
Hybride Meetings (alternativ: hybride Konferenzen, Mixed-Mode-Konferenzen) sind in der neuen hybriden Arbeitswelt eine Notwendigkeit für Besprechungen, bei denen sich nicht alle Teilnehmer an einem Ort befinden. Ein Teil von ihnen ist dabei live im Meeting-Raum des Unternehmens anwesend, ein anderer Teil wird virtuell aus dem Home Office zugeschaltet und wieder ein anderer Teil befindet sich vielleicht gerade an einem ganz anderen Ort – vielleicht im netten Lieblingscafé um die Ecke, in der Lobby bei einer Messeveranstaltung oder auch unterwegs im Zugabteil.
Moderne Software-Lösungen für Videokonferenzen machen solche teils physischen, teils virtuellen Zusammenkünfte möglich und bringen die Teilnehmer wenn nicht gemeinsam an einen Tisch, so doch zum gemeinsamen Meeting auf den Bildschirm. Trotz der technischen Möglichkeiten, die diese modernen Tools auch für hybride Meetings bieten, gelingt das aber nicht immer optimal. Es hat sich gezeigt: Es können sich diverse Probleme auftun.
Hybride Meetings: typische Probleme
So schön die neue hybride Arbeitswelt demnach auch ist, sind es hybride Meetings manchmal nicht. Immer wieder kommt es zu Problemen, die das Meeting eher zermürbend anstatt produktiv werden lassen. Hier ein Überblick über die größten Probleme:
- Oft ist es schwierig, zwischen den Kollegen im Konferenzraum und den Kollegen im Home Office oder anderorts eine Brücke zu schlagen. Während im Meeting-Raum eine angeregte Diskussion geführt wird, haben es Kollegen im Home Office oft schwer, bemerkt zu werden und Gehör zu finden. Sie werden dadurch oft vom Austausch ausgeschlossen – die Rede ist daher schon von Konferenzteilnehmern zweiter Klasse.
- Nicht immer liegt bei Mitarbeitern im Home Office die volle Konzentration auf dem Meeting. Zu verführerisch ist es, die eine dringende Aufgabe nebenbei noch abzuschließen oder die gerade eingegangene E-Mail zu beantworten. Dadurch schießen sie sich dann selbst ins Abseits.
- Ob im Nebenzimmer die Kinder toben oder ob die Tagungspause für eine Telefonkonferenz aus der Lobby heraus genutzt wird: Unter Umständen umgibt Remote-Mitarbeiter eine gewisse Geräuschkulisse – und die kann sich als sehr störend für die Produktivität eines Meetings erweisen.
- Die Internetverbindung im Home Office ruckelt, nur die Hälfte der Kollegen im Konferenzraum sind zu sehen und das Headset erzeugt ein nerviges Rauschen: Es gibt diverse Möglichkeiten, mit denen streikende Technik hybriden Meetings einen Streich spielen kann. Für alle Beteiligten sind solche technischen Probleme einfach nur nervig.
- Und das vielleicht größte Problem: Manche Mitarbeiter wollen im Home Office partout die Kamera nicht nutzen – und das macht eine lebendige Interaktion dann erst so richtig schwierig.
Aber was können Unternehmen tun, damit ihre hybriden Meetings nicht an diesen oder anderen Problemen scheitern? Wie sind hybride Konferenzen wirklich produktiv?
Hybride Meetings müssen auch die Mitarbeiter im Home Office einbeziehen. Bild: Pexels/MART PRODUCTION
5 Tipps für produktive hybride Meetings
Zum Glück gibt es auch für diese Probleme eine Lösung. Manche Tipps und Tricks lassen sich schon direkt umsetzen, andere dagegen sind noch eher Zukunftsmusik. Denn: Es brodelt wieder so richtig in den High-Tech-Schmieden.
Google tüftelt derzeit unter dem Projektnamen „Starline“ an einer „magischen Glasscheibe“, bei der virtuelle Gesprächspartner wie durch Glas zu sehen sind – und zwar in 3D. Erste Tests waren angeblich beeindruckend, aber die Lösung mit speziellen Kabinen ist sehr teuer. Webex-Anbieter Cisco arbeitet derweil an einer Hologram-Lösung, ebenfalls per Projektion auf eine Glasscheibe, diese wird aber im Besprechungsraum platziert. Auch hier zeigten sich erste Anwendungsfälle erfolgreich.
Bis diese oder ähnliche Entwicklungen tatsächlich in der Unternehmenswelt ankommen, müssen aber erst einmal andere Wege gefunden werden, teils physische teils virtuelle Zusammenkünfte zu einem Erfolg zu machen. Wir haben fünf Tipps gesammelt, die Ihnen dabei sicherlich helfen werden.
Tipp Nr. 1: Die Technik muss stimmen
Einfach einen Laptop in die Mitte des Tischs stellen und die Vor-Ort-Mitarbeiter sitzen darum herum, während das Videomeeting läuft – so einfach gelingen hybride Meetings leider nicht. Bei mehreren Personen in Raum wird die Laptop-Kamera nicht alle einfangen können, Stimmen kommen aus der Perspektive der Remote-Mitarbeiter bei solchen Settings aus dem Off. Mimik und Gestik sind entsprechend nicht erkennbar. Und andersherum können auch die Konferenzteilnehmer rund um den Laptop teilweise nicht auf den Bildschirm blicken. Dass es auch mit der Tonqualität nicht sehr weit her sein wird, versteht sich wohl von selbst.
Eine Grundvoraussetzung für effektive hybride Meetings ist daher die richtige technische Ausstattung. Ein Bildschirm oder besser noch ein interaktives Display an der Wand, eine Webcam, deren Blickfeld den gesamten Raum abdeckt, ein Mikrofon auf dem Tisch und eine problemlose Konnektivität mit den Endgeräten der Nutzer sind im Konferenzraum Pflicht. Inzwischen gibt es zahlreiche professionelle Videokonferenz-Systeme. Auch ein digitales Whiteboard kann eine tolle Unterstützung sein.
Remote-Mitarbeiter auf der anderen Seite müssen natürlich ebenfalls über eine Webcam verfügen und bei lauteren Umgebungen empfiehlt sich unbedingt ein Headset, um eine störende Geräuschkulisse zu unterbinden.
Laptop in die Mitte und fertig? So einfach ist es leider nicht. Bild: Pexels/MART PRODUCTION
Tipp Nr. 2: Netiquette macht Sinn
Natürlich: Alle Konferenzteilnehmer sind erwachsen und verantwortungsbewusst. Und: Viele Unternehmen versuchen so wenig wie möglich mit strikten Regelwerken zu arbeiten. Dennoch macht es Sinn, wenn gewisse Grundregeln der Netiquette für alle Beteiligten geklärt sind.
Die wichtigste Regel für interaktive hybride Meetings lautet sicherlich: Kamera an! Gespräche entwickeln schließlich oft eine ganz andere Dynamik, wenn die Gesprächspartner auch zu sehen sind. Natürlich geht das aber nicht immer – eine schlechte Internetverbindung kann diesbezüglich ein Hindernis sein. Eine weitere Regel wäre: Mute on! Das Husten von Kollege A, das Schnaufen von Kollege B und der Kinderlärm im Hintergrund bei Kollege C muss schließlich nicht zur Dauerbeschallung aller anderen werden.
Und die dritte wichtige Regel: Volle Konzentration! Alle Teilnehmer sollten sich ausschließlich auf die laufende Besprechung konzentrieren und alle anderen Aufgaben einmal beiseite legen – nur dann sind hybride Konferenzen wirklich effektiv.
Tipp Nr. 3: Agenda schafft Struktur
Ineffektiv zeigen sich Meetings – ob hybrid oder nicht – häufig dann, wenn niemand einen Plan hat, was denn eigentlich zu besprechen ist. Hier erweist es sich oft als hilfreich, wenn schon im Vorfeld eine Agenda existiert. Sie kann entweder von einer einzelnen Person vorgegeben werden, wenn es beispielsweise um eine Präsentation geht, oder alle Konferenzteilnehmer steuern für sie wichtige Themen zur Agenda bei, jeweils versehen mit ihrem Kürzel.
Besonders die zweite Variante ist inzwischen ein probates Mittel sowohl für reine Videokonferenzen als auch für hybride Meetings. Der große Vorteil: Da die verschiedenen Themen von verschiedenen Teilnehmern stammen, ist schon dadurch ein gewisses Maß an Interaktion gegeben, dass die Teilnehmer ihre Punkte selbst vortragen und es danach in die Abstimmung geht. Und die Effizienz ist natürlich auch gewährleistet, wenn die Konferenzteilnehmer gemeinsam Punkt für Punkt abhandeln.
Meeting-Räume sollten für hybride Meetings ausgestattet sein. Bild: Pexels/Christina Morillo
Tipp Nr. 4: Rollen geben Orientierung
Auch wenn nach Möglichkeit jeder Teilnehmer aktiv an der hybriden Konferenz mitwirken sollte, macht es definitiv Sinn, dass eine Person den Hut auf hat. Sie fungiert dann sozusagen als Moderator und führt durch die Agenda, falls sie einmal ins Stocken geraten sollte oder falls sich die Diskussion im Kreis dreht. Für diese Rolle eignen sich beispielsweise die Teamleiter gut.
Manche Unternehmen haben auch mit sogenannten Buddys gute Erfahrungen gemacht. Jedem Remote-Mitarbeiter wird damit ein Buddy innerhalb des Teilnehmerkreises vor Ort zugewiesen, der dann ein Auge darauf hat, ob sein Tandem-Partner etwas zur Diskussion beitragen möchte, aber einfach nicht dazwischen kommt. Dieses Modell eignet sich vor allem bei Konferenzen mit großer Teilnehmerzahl.
Durch die Aufzeigen-Funktion, die inzwischen in vielen Videokonferenzlösungen integriert ist, ist das Buddy-Konzept fast schon wieder obsolet. Aber auch dadurch kann eine weitere sinnvolle Rolle entstehen: Um den Überblick bewahren zu können, könnte eine Kollegen bestimm werden, der die Aufzeigen-Funktion im Blick behält und eine Liste führt, wer sich zuerst gemeldet hat.
Tipp Nr. 5: Smalltalk stärkt das Miteinander
In den vergangenen Monaten hat sich häufig gezeigt, dass das fehlende soziale Miteinander einer der großen Home-Office-Nachteile ist. Auch in hybriden Konferenzen sollte dieser Punkt unbedingt bedacht werden. Hier lautet unser Tipp: Starten und beenden Sie auch hybride Meetings mit ein wenig Geplänkel.
Zu Beginn der (Video-)Konferenz kann der Moderator dazu vielleicht einmal in die Runde fragen, wie es allen geht. Vielleicht hat jemand einen guten Witz gehört. Oder vielleicht gab es einen schönen Erfolg, den man kurz gemeinsam feiern kann. Möglicherweise hat auch jemand aus der Runde Geburtstag. Oder es gibt unternehmensweit relevante Neuigkeiten, über die es sich kurz austauschen lässt. Auch zum Abschluss kann und sollte es noch einmal lockerer zugehen. Hat noch jemand außerhalb der Agenda etwas mitzuteilen? Gab es in den vergangenen Tagen irgendwelche Probleme? Wie steht es um die allgemeine Stimmung?
Bei längeren Meetings empfiehlt es sich, auch Pausen einzubauen, die dann einerseits für einen Gang zur Kaffeemaschine und/oder zur Toilette, andererseits aber auch für Smalltalk genutzt werden können.
IT-Fachleute helfen mit der richtigen Technik
Zumindest was Tipp Nr. 1 – also die richtige Technik anbelangt – können Sie sich von außerhalb Unterstützung holen. Die IT-Fachleute aus dem IT-SERVICE.NETWORK sind allgemein sehr bewandert in der Beschaffung von für Unternehmen sinnvoller Hardware und Software. Und auch mit Videokonferenz-Systemen kennt sich der Großteil der IT-Systemhäuser aus unserem Netzwerk bestens aus.
In der Regel verschaffen sich unsere Experten zunächst ein Bild davon, welche Anforderungen ihre Unternehmenskunden an ein Videokonferenz-System stellen und wie die Meeting-Räume genau aussehen. Denn: Die Wahl eines bestimmten Systems hängt oft auch von der Raumgröße und von der bereits vorhandenen Technik ab. Ist all das erfasst, unterbreiten Ihnen unsere Fachleute die verschiedenen Optionen und benennen dabei auch die Vorteile und Nachteile. Sie haben sich für ein System entschieden? Dann kümmern sich unsere IT-Partner selbstverständlich auch um die Beschaffung und Einrichtung der gesamten Anlage. Sie haben Interesse an einer ersten unverbindlichen Beratung? Dann nehmen Sie Kontakt auf!
Weiterführende Links:
Shift Collective, LinkedIn, Kursfinder, FAZ, Brigitte
Geschrieben von
Seit Anfang 2019 ist Janina Kröger für den Blog des IT-SERVICE.NETWORK verantwortlich – anfangs in der Position der Online-Redakteurin und inzwischen als Content Marketing Managerin. Die studierte Germanistin/Anglistin und ausgebildete Redakteurin behält das Geschehen auf dem IT-Markt im Blick, verfolgt gespannt neue Trends und Technologien und beobachtet aktuelle Bedrohungen im Bereich des Cybercrime. Die relevantesten… Weiterlesen
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