Arbeitswelt & Trends

E-Mail-Management

Tipps für die Arbeits- und Postfach-Organisation

von 23.11.2022
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Ein gutes E-Mail-Management spart im stressigen Arbeitsalltag nicht nur wertvolle Zeit, sondern kann sich auch positiv auf die Motivation und Arbeitsleistung auswirken.

Wir geben Tipps, wie Sie mit einer durchdachten Postfachorganisation Ihren Arbeitsalltag leichter und effizienter gestalten können.

Ein gutes E-Mail-Management ist die halbe Miete

Was glauben Sie, wie viel Zeit der durchschnittliche Büromitarbeiter täglich alleine damit verbringt, seine E-Mails zu checken und zu bearbeiten? Die Antwort ist erschreckend: Bis zu vier Stunden – und damit die Hälfte der gesamten Arbeitszeit. Im Durchschnitt erreichen jeden Mitarbeiter um die 40 E-Mails pro Tag. Und natürlich wollen all diese gesehen und beantwortet werden (Spam und Newsletter natürlich ausgenommen). Es gehört sich schließlich so. Oder?

Fakt ist: Die elektronische Post verschlingt jede Menge kostbare Arbeitszeit – die ja auf der anderen Seite auch wieder bares Geld ist. Aber es gibt auch eine gute Nachricht: Mit einigen wenigen Maßnahmen lässt sich ein ordentliches E-Mail-Management etablieren. Die Ziele dabei? Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben des Tages, weniger Stress (auch psychisch) und eine insgesamt besser organisierter Arbeitsalltag.

Thema E-Mail Management. Zu sehen ist eine blonde Frau am Schreibtisch vor ihrem Laptop. Bild: Pexels/Anastasia Shuraeva

Ein gutes E-Mail-Management spart wertvolle Arbeitszeit. Bild: Pexels/Anastasia Shuraeva

Volle Postfächer und E-Mail-Flutwellen belasten Arbeitnehmer

In einigen Aspekten ist das Instrument E-Mail Fluch und Segen zugleich. Einerseits komplett etabliert für den schnellen, unkomplizierten Informationsaustausch und die Kommunikation über Räumlichkeiten hinweg, andererseits ein Zeitfresser und mitunter Stressfaktor. Denn wer gerade hochkonzentriert an einem wichtigen Projekt arbeitet, kann nur zu schnell durch neue Nachrichten im Posteingang abgelenkt werden. Und das ist noch extremer geworden seitdem nicht nur der PC bzw. Laptop über neue Mails informiert, sondern auch noch das Handy oder gar die Smartwatch.

Darüber hinaus kommt es nicht selten vor, dass eine Kommunikation, die via Telefon oder von Angesicht zu Angesicht in zwei Minuten geklärt wäre, langatmig in 52 E-Mails erfolgt. All das sind nur einige Gründe dafür, dass zunehmend mehr Büroangestellte über „digitalen Stress“ klagen. Und welche Auswirkungen Stress auf die Gesundheit, das Befinden, die Motivation und gar die burnout-bedingte Ausfallquote schlimmstenfalls haben kann, ist hinreichend bekannt.

E-Mail-Management ist Zeit-Management

Das Wahrnehmen, Lesen, Bearbeiten und Beantworten von E-Mails kostet viel Zeit und nicht selten entsteht daraus dann irgendwann ein Zeitdruck, weil die eigentlichen Aufgaben liegenbleiben. Es ist daher sehr sinnvoll, sich persönlich Gedanken über das eigene E-Mail-Management zu machen. Das gilt natürlich besonders dann, wenn Sie immer häufiger feststellen, dass Ihr Stresslevel  durch die Vielzahl täglicher Nachrichten steigt.

Daher vorab die wichtigste Regel im E-Mail Management. Eine E-Mail ist per Definition kein Kommunikationsmittel, das Sie dazu nötigt, sofort alles stehen und liegen zu lassen. Wenn es wirklich brennt und ein Thema keinerlei Aufschub duldet, können Sie davon ausgehen, dass der Andere zum Telefonhörer greift – oder direkt vor Ihrem Schreibtisch steht. Wer sich allein diese Tatsache bewusst macht und häufiger vor Augen führt, verspürt auf einmal das tiefe Gefühl der Gelassenheit.

zu sehen ist eine Frau, die resigniert an ihrem Laptop vorbei ins Leere starrt. Das Thema ist E-Mail Management. Bild: Pexels/Andrea Piacquadio

Digitaler Stress führt oft zu Frustration. E-Mail-Management kann hier helfen. Bild: Pexels/Andrea Piacquadio

Tipps für ein smartes E-Mail-Management

Im E-Mail-Management gibt es noch einige weitere Regeln und Tipps, deren Umsetzung sich lohnt und den Arbeitsalltag entzerrt. Hier kommen sie:

Zeitplan-Erstellung

Planen Sie feste Slots für die aktive Bearbeitung von E-Mails ein. Ideal geeignet ist gleich der frühe Morgen zu Arbeitsbeginn. Ein zweiter Slot ist nach der Mittagspause sinnvoll. Der dritte und letzte etwa eine Stunde vor Feierabend. Bei kleinen Fragen und Anliegen Ihrerseits haben Sie noch gute Chancen auf eine Antwort, während Sie selbst Ihren Tag optimal abschließen können. Wichtig: In Zeiten außerhalb der Slots sollten Sie nach Möglichkeit akustische und/oder visuelle Benachrichtigungen über neue E-Mails pausieren.

1-Minute-Regel

Es gibt E-Mails, die sich innerhalb von einer Minute beantworten lassen. Ist das der Fall, sollten Sie es auch tun – und die ursprüngliche Nachricht direkt entsprechend ablegen. So verhindern Sie, dass sich „Kleinkram“ aufstaut. Wichtig: Konsequent bleiben. Eine Minute ist eine Minute. Was länger braucht, muss bis zum nächsten Slot (s. o.) warten.

Eine Frau arbeitet im Home Office an Laptop und Smartphone; mit One Outlook wird die E-Mail-Nutzung künftig einfacher. Bild: Pexels/Matilda Wormwood

Auch E-Mails, die über das Smartphone eingehen, lenken von wichtigen Aufgaben ab. Bild: Pexels/Matilda Wormwood

Kurz halten, sachlich bleiben

Vergessen Sie nicht, wozu E-Mails überhaupt erfunden wurden und worin ihr Nutzen im Gegensatz zu der persönlichen oder telefonischen Kommunikation liegt. Verzichten Sie daher auf Romane, denn dann droht Gefahr, dass Sie welche zurückerhalten. Zudem gibt es Themen, bei denen das Medium E-Mail auch einfach nicht geeignet ist. Das betrifft insbesondere persönliche Angelegenheiten oder Streit mit Kollegen zu.

Newsletter

Hand aufs Herz: Wie viele Newsletter erhalten Sie in etwa pro Woche? Und wie viele davon lesen Sie? Daher: Trennen Sie sich von allen Newslettern, die Sie nicht (mehr) interessieren und Ihnen nur kostbare Aufmerksamkeit rauben. In unserem Artikel „Newsletter abbestellen“ verraten wir Ihnen, wie Sie sich mit Hilfe eines praktischen Tools gleich in Masse abmelden können. Alternativ nutzen Sie die klassische Methode und klicken Sie einfach auf den entsprechenden Abmeldelink, der per Gesetz in jedem Newsletter enthalten sein muss. Sie finden ihn in der Regel ganz unten im sogenannten Footer in meist sehr kleiner Schrift. Tipp: Fehlt der Abmeldelink, setzen Sie den Absender einfach auf die Blacklist Ihres E-Mail-Programms.

Zu sehen ist das Wort "E-Mail" aus Scrabble-Buchstaben. Täglich sind auch Newsletter im E-Mail-Postfach. Wie sieht es mit dem Datenschutz beim Newsletter aus? Bild: Pexels/Miguel Á. Padriñán

Unter den täglichen E-Mails befinden sich meist zahlreiche Newsletter. Die meisten von ihnen rauben nur Zeit. Bild: Pexels/Miguel Á. Padriñán

Ablage-System

Experten sind sich einig: Es gibt zwei Arten von Menschen. Die einen präferieren das Prinzip „Inbox Zero“, die anderen verfügen über einen Posteingang mit vier- bis fünfstelliger Anzahl von Nachrichten. Problem: Irgendwann finden Sie auch gesammelt an dieser einen, zentralen Stelle nicht mehr auf Anhieb die Kommunikation, nach der Sie suchen. Ein individuelles Ablagesystem ist daher empfehlenswert. Wichtig: Überlegen Sie vorher, nach welchen Kriterien und Themen eine Sortierung sinnvoll ist. In Ihrem Posteingang sollten sich nur unbearbeitete E-Mails befinden.

1-Klick-Regel

Disziplinieren Sie sich selbst. Die 1-Klick-Regel besagt, dass jede E-Mail nur einmal angeklickt werden darf. Und das reicht eigentlich auch. In der Vorschau-Ansicht können Sie schnell erfassen, ob es sich um eine E-Mail der Kategorie 1-Minute handelt oder eben nicht. Der Sinn dahinter: Sie konzentrieren sich erst auf den Inhalt, wenn Sie auch wirklich Zeit und Muße für die Bearbeitung haben. Alternativ: Sie entscheiden sich direkt für das Löschen oder Weiterleiten und das Thema ist zunächst einmal für Sie erledigt.

Eine Frau will am Laptop eine E-Mail in einer Fremdsprache schreiben. Übersetzungstools können dabei helfen. Bild: Pexels/Polina Zimmerman

Wer sich gut organisiert, kann konzentriert an wichtigen Projekten arbeiten. Bild: Pexels/Polina Zimmerman

Arbeitsorganisation und E-Mail-Management leichtgemacht

Sie sehen: Sich selbst und seinen Posteingang zu organisieren, ist gar nicht so aufwändig und schwierig wie vielleicht gedacht. Aber Vorsicht: Geraten Sie vor lauter Kampfgeist gegen die tägliche E-Mail-Flut jetzt nicht in einen blinden Löschmodus. Denn nicht wenige Nachrichten können auch später wieder an Relevanz gewinnen oder lassen sich im Falle eines Falles als Beleg verwenden. Zudem gibt es auch E-Mails, deren ordnungsgemäße Archivierung per Gesetz Pflicht ist.

Unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK stehen Ihnen bei allen Fragen und Herausforderungen rund um die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung gern zur Verfügung. Nehmen Sie einfach unverbindlich Kontakt zu einem unserer professionellen IT-Dienstleister in Ihrer Nähe auf und lassen Sie sich persönlich beraten. Unser Tipp: Auch für weitere Optimierungsmaßnahmen rund um die bessere Arbeitsorganisation haben unsere erfahrenen Partner die richtigen Instrumente parat – von moderner Hardware bis hin zu innovativen Kollaborationstools.


Weiterführende Links:
MM Maschinenmarkt

Geschrieben von

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Seit 2013 kennt sie die IT-Branche und hat sich in diesem Zusammenhang auf B2C- und B2B-orientierte Content-Plattformen spezialisiert.

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