Pflicht zur E-Rechnung

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ist beschlossene Sache. Im Zuge des Wachstumschancengesetzes müssen Unternehmen bis 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu erhalten.

Wir erklären, was es mit der Pflicht zur E-Rechnung auf sich hat und wie sich Unternehmen schon jetzt darauf vorbereiten müssen.

Papierrechnung hält sich hartnäckig

Wussten Sie, dass die E-Rechnung der klassischen Rechnung auf Papier schon seit 2011 rechtlich gleichgestellt ist? Damals ging man davon aus, dass es durch diese Gleichstellung nur noch wenige Zeit dauern würde, bis sich die elektronischen Rechnungen durchsetzen und die Papierrechnungen verdrängen würden. Mehr als ein Jahrzehnt später kann davon allerdings immer noch keine Rede sein.

Immerhin hat sich die Verbreitung von E-Rechnungen in der jüngsten Vergangenheit beschleunigt: Im Juni 2023 gab der Branchenverband bitkom bekannt, dass mit 59 Prozent erstmals mehr als die Hälfte der Unternehmen in Deutschland Rechnungen in digitaler Form stellen – bei großen Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten waren es sogar 96 Prozent und bei mittelgroßen Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern 82 Prozent. Die kleineren Unternehmen mit 20 bis 99 Angestellten sind es, die den Schnitt deutlich nach unten reißen: Nur 52 Prozent von ihnen stellen E-Rechnungen aus, der Rest gibt weiterhin der klassischen Rechnung den Vorzug.

Für Unternehmen, die sich dem Thema E-Rechnung bislang verschlossen haben, heißt es jetzt allerdings, aktiv werden zu müssen. Denn jetzt ist es beschlossene Sache: Die Pflicht zur E-Rechnung kommt!

Pflicht zur E-Rechnung ist beschlossen

Die Pflicht zur E-Rechnung ist Teil des sogenannten Wachstumschancengesetzes, das nach einem langen Hin und Her am 22. März 2024 von Bundestag und Bundesrat endgültig beschlossen worden ist. Unternehmen aller Branchen und Größe werden dadurch dazu verpflichtet, künftig E-Rechnungen empfangen und stellen zu können. Ausgenommen sind von der E-Rechnungspflicht lediglich Fahrscheine und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.

Die Idee hinter diesem Gesetz ist es, Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen und dadurch den Wirtschaftsstandort Deutschland insgesamt zu stärken. Wie? Indem Unternehmen steuerlich entlastet und von bürokratischen Hürden befreit werden; gleichzeitig sollen die Rahmenbedingungen für Investitionen und Innovationen verbessert werden.

Sie fragen sich, was die elektronische Rechnungsstellung damit zu tun hat? Sie soll einen Schritt zu mehr Steuerfairness darstellen. Denn: Die elektronische Rechnungsstellung soll die Möglichkeiten für Betrug und Steuerhinterziehung verringern und die Transparenz bei der Steuererklärung verbessern. Damit ist die verbindliche Einführung der E-Rechnung ein wichtiger Teilaspekt auf dem Weg zu mehr Wirtschaftswachstum.

Wann kommt die Pflicht zur E-Rechnung?

Wie erwähnt: Die neue Pflicht zur E-Rechnung ist bereits beschlossen, sie kommt also auf jeden Fall. Unternehmen in Deutschland müssen in diesem Zusammenhang die folgenden Fristen auf dem Schirm haben:

• Ab dem 1. Januar 2025 müssen in Deutschland Unternehmen jeder Branche und Größe in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen.
• Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Rechnungen im B2B-Bereich – sprich an andere Unternehmen – in elektronischer Form zu stellen.
• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro haben noch eine kurze Schonfrist: Sie müssen Gewerbekunden erst ab dem 1. Januar 2028 verbindlich E-Rechnungen schicken.

Das bedeutet, dass sich Unternehmen unbedingt zeitnah an die Vorbereitung machen müssen. Denn die Einführung der E-Rechnung ist mit einigem (technischen) Aufwand verbunden, der sich nicht von heute auf morgen umsetzen lässt. Der Grund dafür liegt in der spezifischen Art der E-Rechnung. Kleiner Spoiler: Eine Rechnung im PDF-Format gilt im Sinne des Gesetzes nicht als E-Rechnung.

Was ist eine E-Rechnung?

Bei einer E-Rechnung handelt es sich um eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dies ermöglicht es, dass der gesamte Abrechnungsprozess – von der Erstellung bis zur Zahlung – automatisch und ohne manuellen Eingriff erfolgt.

Im Gegensatz zu Papierrechnungen oder PDF-Dateien, die keine automatisierte Verarbeitung unterstützen, sind E-Rechnungen so konzipiert, dass sie direkt in die Buchhaltungssysteme der Unternehmen integriert werden können. Damit dies gelingt, müssen elektronische Rechnungen in einem geeigneten, und von der europäischen Norm EN 16931 zugelassenen Format ausgestellt werden. Möglich sind hier das Format als XRechnung oder ZUGFeRD. Zudem benötigen Unternehmen eine passende Visualisierungssoftware. Die XRechnung beispielsweise besteht aus nur einem Datensatz besteht, der durch die Software in eine lesbare Rechnung umgewandelt wird.

Pflicht zur E-Rechnung: die Vorteile

Die E-Rechnung bietet gegenüber der Papierrechnung zahlreiche Vorteile – und zwar für Unternehmen jeder Größe als auch für die Steuerbehörden und die deutsche Wirtschaft insgesamt. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

• Effiziensteigerung: E-Rechnungen können schneller verarbeitet werden als Papierrechnungen, da sie nicht manuell eingegeben werden müssen. Dies führt zu kürzeren Zahlungszeiten und einem besseren Cashflow. Unternehmen können dadurch ihre Prozesse effizienter gestalten.
• Kosteneinsparungen: Die E-Rechnung spart Unternehmen Kosten für Papier, Druck, Porto und Lagerung. Auch der geringere Zeitaufwand bei den eigenen Mitarbeitern führt zu Kosteneinsparungen.
• Nachhaltigkeit: Da beim digitalen Versand auf Papier und Versandwege verzichtet werden kann, gilt die E-Rechnung als umweltfreundlicher als die Papierrechnung. Somit leistet sie einen Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit im Geschäftsbetrieb beiträgt.
• Fehlerreduktion: Da die Rechnungsdaten nicht manuell eingetragen werden müssen, sinkt das Risiko von Eingabefehlern, was die Datenqualität verbessert und das Risiko von Zahlungsausfällen und Retouren minimiert.
• Transparenz: E-Rechnungen ermöglichen den Steuerbehörden einen lückenlosen und digitalen Einblick in die Umsätze von Unternehmen. Die maschinenlesbare Struktur von E-Rechnungsdaten ermöglicht eine automatisierte Auswertung und erleichtert so die Kontrolle der steuerlichen Pflichten von Unternehmen. Dadurch, dass E-Rechnungen jederzeit digital verfügbar sind und  sich nachverfolgen lassen, wird auch die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen erleichtert.
• Steuerfairness: E-Rechnungen sind fälschungssicherer als Papierrechnungen, da sie durch digitale Signaturen und andere Sicherheitsmerkmale geschützt sind. Dies erschwert es Unternehmen, ihre Umsätze zu manipulieren, um weniger Steuern zu zahlen. Dadurch, dass die Steuerhinterziehung somit bekämpft wird, entsteht mehr Fairness für Unternehmen, die nicht zu solchen Mitteln greifen.
• Compliance: Elektronische Rechnungen erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Vorschriften, insbesondere in Bezug auf Archivierung und Zugriff. Das Stichwort hierzu lautet GoBD.
• Digitalisierung: Die Pflicht zur E-Rechnung ist ein weiterer Schritt hin zur Digitalisierung der deutschen Wirtschaft. Unternehmen werden dadurch motiviert, ihre Prozesse zu digitalisieren und in moderne Technologien zu investieren.

Diese Vorteile gleichen den initialen zeitlichen und finanziellen Aufwand schnell aus und können dabei helfen, die Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen auf dem globalen Markt zu stärken. Die Umstellung auf die digitale Rechnungserstellung und -verarbeitung sollte daher nicht als ein lästiges „To do“, sondern als Chance verstanden werden.

Tipps zur Einführung der E-Rechnungsstellung

Die Umstellung auf die E-Rechnungsstellung kann nichtsdestotrotz eine Herausforderung darstellen. Wir haben daher einige praktische Tipps zusammengestellt, die Unternehmen bei der Einführung helfen können:

• Wählen Sie eine Lösung:
  Als erstes sollten Sie sich einen Überblick über geeignete Softwarelösung verschaffen, die mit den gängigen E-Rechnungsformaten wie XRechnung oder ZUGFeRD kompatibel ist. Es gibt hier verschiedene Anbieter. Achten Sie darauf, dass die Software Ihre individuellen Bedürfnisse und Anforderungen erfüllt und sich nahtlos in Ihre bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren lässt.
• Planen Sie die Umstellung:
  Definieren Sie einen Zeitplan für die Umstellung auf die E-Rechnung und informieren in diesem Zuge auch Ihre Geschäftspartner über die neue Vorgehensweise. Um eine reibungslose Umstellung sicherzustellen, sollten Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig in der Handhabung der neuen Software schulen. Dies umfasst nicht nur die technische Bedienung, sondern auch das Verständnis für die neuen Prozesse, die mit der E-Rechnungsstellung einhergehen.
• Prüfen Sie Ihre Datenbasis:
  Eine korrekte und vollständige Datenbasis ist entscheidend für den reibungslosen Betrieb der E-Rechnungsstellung. Aus diesem Grund macht es Sinn, die bestehenden Daten auf ihre Aktualität und Genauigkeit zu überprüfen.
• Passen Sie Ihre Prozesse an:
  Die Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung können eine Anpassung Ihrer bestehenden internen Prozesse erforderlich machen. Zum Beispiel könnten neue Abläufe für die Rechnungsprüfung, -genehmigung und -archivierung umfassen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um dabei auch gleich Ihre Prozesse zu optimieren.
• Testen Sie die Lösung und Prozesse:
  Möglichst noch vor der vollständigen Implementierung der E-Rechnungsstellung sollten Sie in einer Testphase sicherstellen, dass alle Funktionen wie gewünscht funktionieren und dass der Datenaustausch reibungslos läuft. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, ohne dass Ihr laufender Betrieb beeinträchtigt wird.
• Stellen Sie die Compliance sicher:
  Informieren Sie sich über die rechtlichen Anforderungen der E-Rechnungsstellung und stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung diesen entspricht – insbesondere in Bezug auf Datenschutz und Archivierung. Die GoBD sind beispielsweise zwingend einzuhalten.

Indem Sie diese Tipps befolgen, können Sie die Einführung der E-Rechnungsstellung effizient und erfolgreich gestalten. Unser dringender Appell: Beginnen Sie am besten schon heute mit der Planung und Umsetzung!

IT-Dienstleister richten Tools ein

Die genannten Tipps machen vielleicht deutlich, welchen Aufwand die Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen mit sich bringt, denn neben der technischen Implementierung müssen auch organisatorische und prozessuale Anpassungen vorgenommen werden. Hier können Unternehmen auf die Unterstützung von IT-Dienstleistern zurückgreifen: IT-Systemhäuser unterstützen Unternehmen bei allen Schritten der Einführung, von der Auswahl der passenden E-Rechnungssoftware bis zur Schulung der Mitarbeiter.

Die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK verfügen grundsätzlich über ein umfassendes Know-how in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und unterstützen Unternehmen auch bei der reibungslosen Einführung der E-Rechnung. Sie analysieren die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens und implementieren eine maßgeschneiderte Lösung, die nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch die Effizienz und Transparenz der Rechnungsprozesse erhöht. Durch ihre Fachkenntnis und Erfahrung stellen sie sicher, dass der Übergang zur digitalen Rechnungsstellung für Unternehmen nahtlos und problemfrei verläuft.

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Weiterführende Informationen:
bitkom, Bundesregierung, Bundesregierung, BFM, BMF, Bundestag, Handwerk, Handwerk, haufe
Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text die männliche Form. Gemeint sind jedoch immer alle Geschlechter und Geschlechtsidentitäten.