Mit Alexa for Business soll der beliebte Sprachassistent das Büro revolutionieren – zumindest in Teilen. Dazu hat Anbieter Amazon jetzt die Weichen gestellt.
Was dahinter steckt und in welcher Form sich der Einsatz eines oder mehrerer Amazon Echos auch für Ihr Unternehmen lohnen könnte, verraten wir jetzt.
Alexa will nicht nur in den Privathaushalten sein, sondern auch rein in die Büros
© Amazon Newsroom
Alexa for Business – Amazon will in die Büros
Der Sprachassistent Alexa erfreut sich bei Millionen von Nutzern großer Beliebtheit (zumindest bei denen, die keine Panik vor Spionage haben). Bereits Ende 2017 stellte Hersteller Amazon auf der AWS Reinvent Konferenz in den USA einen neuen Ansatz für den Einsatz vor: Alexa soll auch in den Büros dieser Welt ihren Nutzen unter Beweis stellen. Statt nur in Privathaushalten die Einkaufsliste zu pflegen oder den aktuellen Ed-Sheeran-Hit zu dudeln, soll Echo – wenn es nach den Produktverantwortlichen geht – schon bald den Büroalltag komfortabler machen. Und diese Idee könnte sogar ziemlich gut funktionieren.
Alexa im Büro – diese Funktionen vereinfachen den Arbeitsalltag
Die Grundidee ist zunächst einmal geblieben: Alexa soll (im Rahmen ihrer Möglichkeiten) Tätigkeiten ausführen, mit denen sich der Mensch ansonsten selbst herumschlagen müsste. In Unternehmen könnte der Sprachassistent folgende Aufgaben übernehmen und ausführen:
- Buchen von Besprechungsräumen plus Verschieben oder Verlängern der Buchungszeit
- Steuerung der Raumtemperatur und Beleuchtung von Büro- und Konferenzräumen
- Erstellen und Verwalten von Terminen
- Aufbau von Telefonkonferenzen
- Senden von Sprachnachrichten
- Assistenz bei der Reiseplanung – zum Beispiel für den Außendienst
- Zugriff auf Firmenanwendungen per Sprachbefehl (zum Beispiel für den Außendienst oder Mitarbeiter im Home Office)
- Verwaltung bestimmter Geräte inkl. automatischem Berichtswesen (zum Beispiel leere Toner im Drucker)
- Informationsquelle für Besucher und/oder neue Mitarbeiter zu Regeln und Prozessen
Die ersten Pilotpartner für „Alexa for Business“ waren schnell gefunden und lesen sich durchaus wie ein „Who is who“. So starteten unter anderem SAP, Wework, Salesforce, Crestron, Zoom, Twine, Splunk und Polycom die ersten Versuche.
Alexa for Business spart Zeit & Ressourcen
Das wichtigste Pro-Argument (einmal unabhängig von Digitalisierung, KI usw.) ist seitens des Herstellers die „enorme Zeitersparnis“, die Alexa in Unternehmen einbringen soll. In einer Beispielrechnung spricht Amazon von einer Zeitersparnis von bis zu zehn Minuten, wenn sich der Sprachassistent um die Planung und Organisation von Konferenzen und Meetings kümmert. Klingt erst einmal überschaubar, aber hochgerechnet auf ein Jahr und alle Abteilungen kann das durchaus ein ordentliches Brett sein. Alexa kommt dabei zugute, dass sie über Schnittstellen zu anderen relevanten Office-Anwendungen wie Microsoft Office 365, Google G Suite oder Exchange verfügt – natürlich nur, wenn der entsprechende Datenzugriff vorher erlaubt wurde.
Wirklich interessant ist Alexa for Business aber eigentlich erst, seitdem bekannt wurde, dass Firmen die Möglichkeit haben, eigene Alexa Skills zu entwickeln. Diese sind dann naturgemäß explizit auf die individuellen unternehmerischen Anforderungen zugeschnitten und gewährleisten einen noch höheren Nutzen. Und weil es aber auch vielleicht doch modifizierte Skills gibt, die trotz aller Individualität auch für andere Unternehmen nützlich sein könnten, soll ein Business Skills Marktplatz für regen Handel sorgen.
Alexa Business Skills ohne Coding erstellen
Neu ist die erfreuliche Meldung, dass ab sofort alle Unternehmen in den USA Alexa Business Skills erstellen können ohne über eigene Programmierkenntnisse zu verfügen. Damit senkt Amazon die Einstiegshürde drastisch. Ein Umstand, der eventuell auch kleinere Firmen und den Mittelstand für das Produkt begeistern könnte. Über eine eigene Website können sich Kunden ihre neuen Alexa Skills ganz einfach und mit wenigen Klicks selbst konfigurieren. Für Privatkunden war dies übrigens schon seit April 2018 (bzw. Dezember 2018 in Deutschland) möglich. Wann genau die Plattform für Unternehmen in Deutschland an den Start geht, ist noch nicht klar. Bislang können lediglich Unternehmen in den USA den Konfigurator nutzen. Allzu lange dürfte es aber nicht dauern, schließlich weiß Amazon durchaus um die Bedeutung des Marktes Deutschland.
„Alexa, übernehme die Einarbeitung“
Nach dem Baukasten-Prinzip können also nun einfache Business Skills erstellt werden. Entsprechende Vorlagen, die auf die Anforderungen und Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind, liefert der Anbieter natürlich gleich mit. So gibt es beispielsweise eine Vorlage namens Onboard Guide, die explizit für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter konzipiert wurde und entsprechend individuell angepasst werden kann. Damit das Ergebnis des Angebots aber nicht in einem heillosen Chaos mündet, weil plötzlich jeder Angestellte eine super Idee für neue Skills hat, wurde eine entsprechende Admin-Funktion implementiert. Der Administrator kann aber flexibel andere Mitarbeiter hinzufügen oder entfernen.
Im Kern geht es vor allem um die Erstellung von Skills, die in die Kategorie „FAQs“ fallen. In der Praxis kennt wohl jeder Unternehmer und Angestellte die Problematik. Ob neue Kollegen oder externe Gäste: andere Mitarbeiter werden mit Fragen nach dem WLAN-Passwort, dem Standort der Toiletten oder der Pausenregelung bombardiert. Jetzt ist es natürlich nicht so, dass der Mensch im Allgemeinen nicht gern hilft, aber dennoch bleibt die Tatsache, dass diese Art von Hilfe langfristig gesehen „echte“ Arbeitszeit kostet. Unternehmen, die Echo künftig einsetzen, können daher also ihren Einarbeitungsprozess – zumindest in Teilen – überarbeiten und verschlanken.
Geschrieben von
Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen
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