Vertretungsregelung

Sommerzeit ist Urlaubszeit. Und wir alle kennen sie: Die „Ich bin dann mal weg“-Mentalität. Das Geschäft muss trotzdem laufen, genauso wie die dafür notwendige IT. Stellen Sie deshalb eine verbindliche Vertretungsregelung auf – gerade für den Betrieb Ihrer wichtigsten IT-Anwendungen.

Wie Sie die Urlaubsübergabe sinnvoll planen, erfahren Sie hier.

Keine Vertretungsregelung – ein Fallbeispiel

Endlich Sommerferien: Die einen sind schon mittendrin, die anderen starten gerade, und im Süden der Republik steigt die Vorfreude darauf. Ihr Mitarbeiter oder Kollege aus der EDV-Abteilung versendet vielleicht schon munter seine ersten Urlaubsgrüße und Fotos mit Sonne, Sandstrand, Meer und Cocktails. Ihnen perlt dagegen der Angstschweiß von der Stirn. Die Server sind ausgefallen – nichts geht mehr.

Ihnen schießen hunderte von Fragen durch den Kopf: Wer hat eigentlich die Schlüssel zum Serverraum? Und wo steht noch mal das Passwort dafür? Tauscht eigentlich irgendwer die Backup-Bänder aus? Weiß das vielleicht unser IT-Dienstleister? Wer hatte denn gleich noch einmal dessen Kontaktdaten?

Mit einer vernünftigen Aufgabenverteilung bzw. Vertretungsregelung bei der Urlaubsübergabe hätten Sie zumindest den Hauch einer Ahnung, was jetzt zu tun ist. Bedenken Sie: Wenn die IT stillsteht, greift auch die beste Aufgabenverteilung für die Urlaubszeit in anderen Abteilungen nicht mehr.

Erfahren Sie in unserem Blog, was Sie für eine gelungene Urlaubsübergabe noch beachten sollten.

Verifizieren Sie Ihre wichtigsten IT-Anwendungen

Wenn der Mitarbeiterstamm urlaubsbedingt ausdünnt, müssen Vertretungsregelungen greifen – in großen Unternehmen meist kein Problem, bei kleinen, mittelständischen Firmen, Organisationen, Vereinen oder Stiftungen schon eher. Wenn IT-Anwendungen nicht mehr richtig funktionieren, kann es mitunter zu empfindlichen Ausfallzeiten kommen.

Stellen Sie sich drei grundlegende Fragen

Bei der Urlaubsübergabe sollten daher die wichtigsten Informationen für einen reibungslosen Betrieb Ihrer IT-Systeme – und die verantwortlichen Ansprechpartner – schriftlich festgehalten werden. Sie wissen nicht, wo Sie da anfangen sollen?

Verschaffen Sie sich erst einmal einen Überblick. Die folgenden drei, allgemein formulierten Fragen können Ihnen helfen, die für Ihr Unternehmen wichtigsten IT-Anwendungen zu verifizieren:

• Wo in Ihrem Unternehmen oder Netzwerk können Sie sich keinesfalls einen Systemstillstand leisten?
• Welche IT-relevanten Infos müssen jederzeit zur Verfügung stehen?
• Welches sind die drastischsten Einschränkungen, die Ihre Mitarbeiter bei Ihrer jeweiligen Tätigkeit im Falle einer Systemstörung zu befürchten haben?

Vertretungsregelung – werden Sie konkret

Wenn die wichtigsten Fragen beantwortet sind, wird es konkreter. Klären Sie zum Beispiel,

• wie schnell der E-Mail-Server wieder zum Laufen gebracht werden kann.
• dass und vor allem wo die Zugangsdaten der Administratoren oder IT-Dienstleister hinterlegt werden: Wie ist der Zugriff darauf geregelt?
• dass alle Mitarbeiter für die Zeit Ihrer Abwesenheit eine E-Mail-Umleitung an ihre jeweilige Vertretung oder das Sekretariat eingerichtet haben – zumindest eine Abwesenheitsnotiz, inklusive Kontakt in dringenden Angelegenheiten.
• die Vertretungsregelung sinnvoll zu gestalten: Ist die mit der Vertretung beauftragte Personen für die vorgesehenen Aufgaben überhaupt geeignet?
• dass eine vernünftige Urlaubsübergabe mit konkreten Handlungsanweisungen an die Vertretung stattgefunden hat.

Vertretungsregelung – Machen Sie es zur Pflichtaufgabe

Ihnen als Geschäftsführer, als urlaubenden Mitarbeiter oder Urlaubsvertretung gibt eine schriftlich verfasste und unterzeichnete Vertretungsregelung Sicherheit. Chefs wissen, dass alles in geregelten Bahnen verläuft, der Urlauber kann verdient entspannen und die Vertretung kann niemanden in der Firma mit großen Kulleraugen fragend anstarren und sagen: „Wie jetzt, das gehört auch zu meinen Aufgaben als Vertretung? Das hat mir keiner gesagt!“

Wenn Sie noch einen Schritt weitergehen wollen, können Sie die Vertretungsregelung und Aufgabenverteilung auch verpflichtend einführen – zu jedem Urlaubsantrag, der eingereicht wird.  Auch leitende Angestellte oder Geschäftsführer sollten nicht ausgenommen sein – besonders, wenn sie selbst regelmäßig IT-relevante Aufgaben wahrnehmen.

Urlaub in anderen Abteilungen – Denken Sie an den Datenschutz

Wenn Sie für die Urlaubszeit eine externe Urlaubsvertretung einstellen, sollten Sie sicherstellen, dass sensible, für die Vertretung irrelevante Daten, vor fremden Zugriff geschützt sind. Mitarbeiter sollten dazu für die Vertretung  wichtige Dateien vor Urlaubsbeginn in einem gesonderten Ordner auf dem Desktop ablegen.

Alle anderen Dateien sollten in einen per Passwort verschlüsselten Ordner gespeichert und zusätzlich auf dem zentralen Server abgelegt werden.

Kostenlose Verschlüsselungsprogramme

Ein beliebtes und kostenloses Verschlüsselungsprogramm ist TrueCrypt. Es wird seit Juli 2014 allerdings nicht mehr weiterentwickelt. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)  empfiehlt es jedoch weiterhin – mit folgender Begründung: „Die Sicherheitsexperten kommen zu dem Ergebnis, dass TrueCrypt weiterhin für die Verschlüsselung von Daten auf lokalen sowie externen Datenträgern geeignet ist.“

Eine Alternative dazu stellt die ebenfalls kostenlose Software GNU Privacy Guard for Windows (Gpg4Win) dar. Sie besteht aus mehreren Programmen zum Verschlüsseln unter Microsoft-Windows-Betriebssystemen. Die Entwickler sind vom BSI damit beauftragt worden. Aber auch die Freeware DiskCryptor ist bei Nutzern beliebt.

Passwortgeschützter Account für Urlaubsvertretung

Schränken Sie den Datenzugriff der Urlaubsvertretung ein. Legen Sie spezielle Netzwerkbereiche fest, die für die Vertretung zugänglich seien müssen und richten Sie ein eigenes, sicheres Passwort dafür ein. Wenn die Urlaubszeit vorbei ist und die Vertretung Ihr Unternehmen verlassen hat, sollten sie diesen Zugang sofort sperren.

Zusätzlich und vorab bereiten Firmen mit Weitsicht eine Erklärung zur Unterzeichnung für die Urlaubsvertretung vor. Darin verpflichtet sich die jeweilige Person dazu, einschlägige Vorschriften wie das Datenschutzgesetz und firmeninterne Regelungen zur IT-Sicherheit einzuhalten.

Checkliste für Ihre Mitarbeiter

Sie wollen diese Pflicht und den bürokratischen Aufwand zur Vertretungsregelung Ihren Mitarbeitern nicht aufbürden – eine zwanglose Checkliste tut es in diesem Fall auch. Und in fünf Schritten steigt bei Ihnen das Sicherheitsgefühl und beim urlaubsreifen Mitarbeiter die Vorfreude auf eine ungestörte, stress- und sorgenfreie Zeit – ohne Firmen-Notruf.

1. Alle für das Unternehmen wichtigen Dateien befinden sich zusätzlich auf dem Server in einem Projektordner.
2. Die von den Aushilfen nicht benötigten Dateien sind durch ein neues Passwort vor unberechtigtem Zugriff gesichert.
3. E-Mails mit rechtlich relevanten Informationen sind beantwortet oder an meinen Vertreter übergeben.
4. Es ist sichergestellt, dass eingehende E-Mails während meiner Abwesenheit an meinen Vertreter weitergeleitet werden und er sie beantworten kann.
5. Der aktuelle Stand zu den derzeit anliegenden Projekten ist hinreichend dokumentiert, so dass sich mein Vertreter leicht zurechtfindet.

Weitere Infos und der folgende „Denkzettel“ für Mitarbeiter sind als PDF im Internet verfügbar.

Managed Service – die Alternative zur internen IT-Vertretung

Sie haben ein kleines Unternehmen mit einem Systemadministrator? Dann greifen Sie auf externe Hilfe zurück. Denken Sie nur daran, die IT-verantwortliche Urlaubsvertretung rechtzeitig einzuarbeiten oder einen IT-Dienstleister für die Urlaubszeit zu beauftragen. Nicht nur die Technik und Ihren Netzwerkplan, auch interne Regelungen muss der Vertreter kennenlernen: Verfahrensweisen, Sicherheitsmaßnahmen, aktuelle Passwörter und wo sie hinterlegt sind, sowie eine Zugriffsdokumentation fortführen.

Bei einer externen Vertretungsregelung in Ihrer EDV-Abteilung unterstützt Sie das IT-SERVICE.NETWORK. Wir helfen Ihnen bei der Suche nach einem kompetenten und zuverlässigen IT-Dienstleister, der Ihnen eine ausgereiftes Managed-Service-Konzept anbietet – für die Urlaubszeit und darüber hinaus.