Lohnt sich Office 365?

Sie suchen nach „Windows 365“. Hier bekommen Sie die Antworten zu folgenden Fragen: Was ist Office 365? Wann lohnt es sich für Unternehmen umzusteigen? Was sind die Vor- und Nachteile von Microsofts Softwarelösung? Und wo liegen mögliche Fallstricke?

Diese zentralen Fragen klären wir in diesem Blogpost.

Windows 365, Office 360, Office 356?

„Was ist Windows 365?“ Begriff und Frage – danach  googlen im Schnitt 1.900 Menschen in Deutschland pro Monat. Und Microsoft weiß das und hat es mit in ihre Schlagwörter für Google-Werbung aufgenommen. Die Verwirrung (oder Tastenausrutscher) um den Produktnamen sind aber noch weitläufiger. Im Schnitt suchen in Deutschland 3.600 Menschen pro Monat nach „Office 360“, immerhin 2.400 suchen nach „Office 356“.

Der Zahlendreher funktioniert auch mit „Microsoft“ und „Windows“. Beliebt sind auch „Office 265“, „Office 350“ oder „Office 364“. Aber: All diese Namen gibt’s nicht, auch nicht „Windows 365“. Und trotzdem verwende ich diesen Begriff, schließlich suchen Sie danach und finden hier hoffentlich Ihre Antworten – wenn es um Microsofts Office 365 geht. Sie sehen: Es ist eine verwirrende Produktwelt.

Übrigens: Windows ist lediglich das Betriebssystem des gleichnamigen Unternehmen. Die Software heißt „Office 365“ (246.000 Suchanfragen im Monat) und wird von Microsoft vertrieben. Die meisten kennen also den Namen. Warum es überhaupt „Office 365“ heißt? In Anlehnung daran, dass ein Jahr grundsätzlich 365 Tage hat. Ausgesprochen wird die Zahl meist wie folgt: Drei Fünfundsechzig.

Und was ist „Windows 365“ jetzt?

„Windows 365“ bzw. Office 365 ist bereits seit dem 28. Juni 2011 auf dem Markt. Das Produkt Office 365 ist Software as a Service (SaaS). Das bedeutet nichts anderes, als dass man es nicht mehr kauft, sondern als Softwarelösung im Abo mietet. Hierbei entstehen schon früh Missverständnisse.

Denn Office 365 gibt es generell in zwei Versionen: als Office online (Cloudlösung), das Sie über den Webbrowser nutzen – sprich auf „fremden“ Serven in „fremden“ Rechenzentren (seit Ende Januar 2017 auch in deutschen). Und Office 365 gibt’s als Version zum Herunterladen, die Sie auf Ihren eigenen Rechnern oder Servern installiere können – wie früher, nun aber zum Mieten und nicht zum Kaufen. Letzteres ist bei Office 365 Business Essential und dem E1 Plan allerdings nicht möglich.

Wann lohnt sich „Windows 365“ für Ihr Unternehmen?

Ähnlich wie bei Immobilien lautet auch bei SaaS-Produkten wie Windows 365 – pardon Office 365 – die grundsätzliche Frage: Was ist für Sie und Ihr Unternehmen auf lange Sicht sinnvoller – mieten oder kaufen? Einerseits ist der Kauf eine teure Angelegenheit im Vergleich zur Miete. Es bindet viel Kapital auf einen Schlag. Und auch steuerlich müssen Sie die gekaufte Software über Jahre hinweg abschreiben.

Das Office-Abo können Sie direkt als laufende Kosten von der Steuer absetzen. Office 365 als Mietlösung kann also auch zur Liquidität Ihres Unternehmens beitragen. Anders ist es bei kleinen Firmen ohne Wachstumsanspruch, wo nur wenige Mitarbeiter in einem Büro länger als drei oder vier Jahre eine grundlegende Office-Version nutzen mit Word, Excel, PowerPoint – ohne Exchange Server, der eine Microsoft E-Mail-Transport-Server-Software ist und auch die zentrale Ablage und Verwaltung von E-Mails, Terminen oder Kontakten etc. übernimmt.

Hier ist es fraglich, ob sich Office 365 auf lange Sicht lohnt. Nichtsdestotrotz bietet es Ihnen die Möglichkeit, wirtschaftlich flexibler zu agieren – in Wachstums- oder Projektphasen und auch in Hinblick auf die digitale Entwicklung Ihres Unternehmens.

Office 365: Vor- und Nachteile

Eins vorweg: Auch wenn es scheint, als gebe es keine Alternative mehr zur Cloud und dem Software-Mietmodell, stimmt das nicht – auch für Office-Nutzer. Mitte 2018 ist das neue Office 2019 erschienen – für all die Nutzer und Firmen, die „noch nicht bereit für die Cloud“ seien, schreibt Jared Spataro, General Manager bei Microsoft.

Nichtsdestotrotz fokussiert sich Microsoft mit „Windows 365“ – ach nee, heißt ja Office 365 – auf ein cloud-basiertes Office bzw. ein Office im Abo – schließlich sind das wiederkehrende Einnahmen. Für Privatkunden und Firmen-Nutzer kann das die Standardversion Office 2019 schon die letzte Wahlmöglichkeit zwischen kaufen und mieten gewesen sein. Das ist für die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens sicherlich kritischer als für den Privatanwender.

Argumente pro Office 365

Die generellen Vor- und Nachteile sind also geklärt. Nur was ist konkret mit diesem „Windows 365“? Warum kann es sich lohnen, gerade jetzt auf das cloud-basierte Office 365 umzusteigen – auch für kleine Unternehmen? Vier Gründe: IT-Sicherheit E-Mail-Abruf, fehlende IT-Infrastruktur und vergleichsweise geringe Kosten.

1. IT-Sicherheit: Wenn Sie beispielsweise Office 2007 in Ihrer Firma nutzen, sollten Sie wissen, dass dafür der erweiterte Support am 10. Oktober 2017 ausgelaufen ist. Das Programm wird nicht mehr aktualisiert. Das ist ein Risiko für die IT-Sicherheit Ihrer Firma.
2. E-Mail-Abruf: Office 2007 funktioniert nicht mit dem Exchange Server 2016 und den darauffolgenden Modelllinien. Das bedeutet im Klartext, dass sich mit Outlook keine E-Mails mehr vom Server abrufen lassen.
3. Fehlende Infrastruktur: Office 365 in der Cloud  nutzt mit Exchange Online die Microsoft-Server. Gerade kleine Unternehmen, die keine ausgesprochen große und solide IT-Infrastruktur haben, bräuchten nicht zusätzlich in Server investieren, sie in ihr Netzwerk einbinden und eventuell extern betreuen zu lassen.
4. Kosten: Die Kosten für Serverkauf, einen eigenen Serverraum sowie der Wartung entfallen. So kann es dazu kommen, dass das cloud-basierte „Windows 365“ bzw. Office 365 derzeit sogar günstiger sein könnte im Vergleich zum Office-Kauf oder der lokalen Installation der Software.

Wie und in welcher Form Office 356 online (O365) Ihrem Unternehmen nützlich sein kann inklusive beispielhaftem Kostenszenario: Das lesen sie im Blogbeitrag O365 – wie Ihre Firma von Office 365 online profitieren kann.

Argumente contra Office 365

Dennoch gibt es auch Fälle, in denen Office 356 nicht unbedingt empfehlenswert ist. Vorteile werden unter bestimmten Voraussetzungen zu Nachteilen – in Hinblick auf Verfügbarkeit, Kompatibilität und Kosten

• Mit Office 365 arbeiten Sie immer mit der aktuellsten Office-Version. Klingt doch super, ist es aber nicht in jedem Fall. Denn es kann passieren, dass aktualisierte Office-Versionen nicht mehr kompatibel sind mit Ihren anderen Programme, beispielsweise DATEV-Anwendungen. Darauf nimmt Microsoft keinerlei Rücksicht.
• Echtzeitarbeiten in der Cloud, ortsunabhängig in Teams, immer und überall: Das klingt vielversprechend. Wenn Sie jedoch am Firmenstandort oder in der Region, in der Sie arbeiten, keine gute Netzanbindung haben, ist die Verfügbarkeit und Nutzung von Office 365 über den Webbrowser nicht sichergestellt. Eine schlechte Internetanbindung führt zu langen Ladezeiten – das ist auch frustrierend. Bei Internetausfall ist Office 365 über den Webbrowser nicht nutzbar.
• Office 365 können Sie jeweils fünfmal auf bis zu fünf Rechnern, Smartphones und Tablets installieren. Die Userlizenzierung macht es möglich. Wenn Sie jedoch eine Abteilung haben, beispielsweise im Lager, wo mehrere Mitarbeiter auf ein- und denselben Rechner zugreifen, kann die Lizenzierung pro Nutzer ziemlich teuer werden.

Office 365: Vor- und Nachteile der Lizenzierung

Auch die Lizenzierungen für „Windows 365“ hat seine Vor- und Nachteile. Je nachdem, welche Größe und welchen Standort Ihr Unternehmen hat, ist in den meisten Fällen eine Mischlizenzierung aus Office 365 und einer gekauften Standard-Office-Version die sinnvollste Lösung:

User-Lizenz für Office 365

Ob als Microsoft Office Online oder als Download zum lokal Installieren. Office 365 gibt es nur mit einer nutzergebundenen Lizenz, der sogenannten User-Lizenz.

• Vorteil: Der User darf die Lizenz für insgesamt bis zu 15 Geräte nutzen: 5-mal auf PCs, MACs oder Notebooks, 5-mal auf Smartphones und 5-mal auf Tablets.
• Nachteil: Diese Geräte dürfen wirklich nur von diesem einen lizenzierten Nutzer bedient werden und von keinem anderen.

Device-Lizenz für Office offline

Eine Device-Lizenz ist nur möglich, wenn man Office kauft, zum Beispiel Office 2013, Office 2016 oder bald Office 2019. Es ist  eine gerätegebundene Lizenz.

• Vorteil: Das Gerät darf von mehreren Mitarbeitern genutzt werden. Zum Beispiel wenn zehn Mitarbeiter auf ein- und denselben Computer zugreifen, ist eine Gerätelizenzierung sicherlich sinnvoller.
• Nachteil: Wenn Sie eine Office-Version nicht länger als etwa 3 Jahre nutzen möchte, dann ist eine Device-Lizenz teurer als die User-Lizenz. Auch eine Lizenzierung von mehrere Endgeräten ist beim gekauften Standard-Office nicht erlaubt.

Falsche Office-Lizenzierung – das merkt doch keiner

Wer sich jetzt denkt, dann nehme ich doch die User-Lizenz, installiere sie auf mehreren Geräte – darf ich ja. Da bekommt doch keiner mit, dass da auch mal jemand anderes davor sitzt. Doch, Microsoft überwacht das penibel. Steht ein Prüfer vor der Tür, wird er wohl auch in die Active Directory  schauen. Zwei User-Lizenzen aber fünf Benutzer in der Active Directory – das fällt auf.

Wenn Sie jetzt sagen: „Ach, da kommt doch keiner vorbei und selbst wenn, dann lassen wir ihn nicht rein.“ Doch, das kann vorkommen. Und doch, das darf er. Denn durch ein kleines Häkchen geben Sie als Nutzer dazu Ihr okay und räumen Microsoft damit auch das Recht ein, eine Art Betriebsprüfung vorzunehmen. Sind Sie dann wortwörtlich unterlizenziert, müssen Sie nachlizenzieren. Ab 5 Prozent Unterlizenzierung kann das richtig teuer werden. Kommt das häufiger vor, wird Ihrem Unternehmen im Worst-Case die Nutzung von Microsoft-Programmen für alle Zeiten untersagt.