Einsicht in die Personalakte muss „dank“ der DSGVO und ihrem Auskunftsanspruch jedes Unternehmen binnen 30 Tagen gewähren. Dieses Recht auf Einsicht in die Personalakte geht allerdings vielen Arbeitgebern gegen den Strich.
Wir erklären, warum das so ist und was Mitarbeiter wirklich davon haben, ihre Personalakte einsehen zu können.
Personalakten einsehen: Arbeitgeber sind verpflichtet
Mit Inkrafttreten der DSGVO haben sich auch in der Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung viele Veränderungen ergeben. Neu ist, dass jeder Angestellte das Recht auf uneingeschränkte Auskunft aller über ihn gespeicherten Daten hat. Sämtliche Informationen und Dokumente, die sich in der Personalakte befinden, sind auch auf Verlangen des Mitarbeiters auszuhändigen. Konkret bedeutet das: Mitarbeitende können jederzeit ihre persönliche Personalakte einsehen. Das Recht auf Einsicht in die Personalakte erklärt sich dadurch, dass die Daten per Definition „personenbezogen“ sind und damit unter den Schutzmantel der DSGVO fallen.
Um Einsicht in die Personalakte zu bekommen, reicht bereits ein formloser Antrag ohne jegliche Begründung aus. Der Arbeitgeber hat dann 30 Tage Zeit, alle erhobenen und gespeicherten Daten (auch über den Inhalt der Mitarbeiterakte hinaus) zu sammeln und dem Angestellten zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus haben Mitarbeitende auch das Recht, die Personalakte zu kopieren. Ausnahmen bestätigen auch hier die Regel, sind aber wirklich nur Ausnahmen und bedürfen einer speziellen Begründung.
Von wegen „Top Secret“: Auf Antrag erhält man Einsicht in die Personalakte. Bild: John Schnobrich/Unsplash
Was ist das Problem an der Einsicht in die Personalakte?
Für Arbeitgeber ist dieses explizite Recht auf Einsicht in die Personalakte der Angestellten durchaus ein Problem. Denn meist befinden sich in der Mitarbeiterakte nicht nur die ursprünglichen Bewerbungsunterlagen und eine Kopie des Arbeitsvertrags, sondern beispielsweise auch schriftliche Bewertungen von Vorgesetzten oder Teamleitern, die man in ihrer inhaltlichen Reinform so nicht zwingend an den Mitarbeitenden kommuniziert hat und nun aber durch Einsicht in die Personalakte ans Licht kommen.
Allein das kann zu massiven Konflikten und einer Schädigung der Beziehung zwischen Chef und Angestellten führen. Zu dem Recht, die Personalakte einsehen zu können, kommt noch hinzu, dass jede Person, von der Daten erhoben und gespeichert wurden (dank DSGVO) das Recht auf Berichtigung oder Löschung hat und zudem die Art der Verarbeitung einschränken kann. Zu guter Letzt sehen sich vor allem große Konzerne durch die Möglichkeit der Einsicht in die Personalakte von Mitarbeitenden mit einem massiv erhöhten Arbeitsaufwand konfrontiert. Und ob der zu irgendwas führt (außer Ärger), ist fraglich.
Regeln über die Einsicht in die Personalakte
Der allgemeine Auskunftsanspruch (auch Auskunftsrecht genannt) regelt, dass sämtliche Daten innerhalb eines Monats ausgehändigt werden müssen. Die Frist von exakt 30 Tagen darf ein Unternehmen nur dann überschreiten, wenn eine starke Begründung vorliegt. Über diese ist der Mitarbeiter entsprechend mündlich, schriftlich oder elektronisch zu informieren. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber eine Kopie aller Daten bereitstellen, die dann auch beim Angestellten verbleiben kann. Das erstreckt sich glücklicherweise aber auch auf erstellte PDFs, sofern auch der Mitarbeiter in einer „gängigen, elektronischen Form“ um Auskunftserteilung gebeten hat.
Die Krux dabei ist nur: Alle Kommunikationswege, über die sich die Personalakte einsehen beziehungsweise erhalten lässt, müssen zwingend verschlüsselt und/oder passwortgeschützt sein. Ein Umstand, der naturgemäß für einen erhöhten Mehraufwand in der HR-Abteilung sorgt – sofern die technischen Voraussetzungen überhaupt gegeben sind. Kleine Handwerksbetriebe verfügen beispielsweise häufig nur über eine Bürokraft, die die Personalakten mühsam von Hand scannt, dann aber eventuell ratlos ist, wie sie die PDF verschlüsselt oder mit einem Passwort schützt.
Mitarbeitende können nun ganz einfach ihre Personalakte einsehen. Bild: Anete Lusina/Pexels
Recht auf Einsicht in die Personalakte – Fazit
Kleiner Trost für alle Arbeitgeber zum Schluss: Verlangt der Mitarbeitende mehr als eine Kopie des gesamten Datensatzes, darf für die Erstellung der weiteren Exemplare ein Entgelt erhoben werden. Gleiches gilt, wenn der Aufwand hinter der Auskunftserteilung unverhältnismäßig hoch und im Kern objektiv unbegründet ist.
Das ganze Thema rund um „Personalakte einsehen” klingt jetzt nicht wirklich dramatisch; das kann es aber werden, wenn der Mitarbeitende nichts Gutes im Schilde führt und sich vielleicht sogar schon in einem gekündigten Arbeitsverhältnis befindet. In diesem Fall schafft das Projekt „Einsicht in die Personalakte“ auf vielen Ebenen eine intransparente Angriffsfläche.
Sie haben Fragen dazu, wie Sie die Einsicht in die Personalakte datenschutzkonform realisieren können? Dann wenden Sie sich an die IT-Fachleute aus dem IT-SERVICE.NETWORK. Die IT-Dienstleister aus unserem Netzwerk stehen Ihnen mit ihrer DSGVO-Betreuung zur Seite.
Weiterführende Links:
Datenschutz.org
Geschrieben von
Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen
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