Einsicht in die Personalakte durch Auskunftsanspruch

DSGVO stärkt Mitarbeiterrechte


28. März 2019, von in Aktuelles

Einsicht in die Personalakte muss „dank“ der DSGVO und ihrem Auskunftsanspruch jedes Unternehmen binnen 30 Tagen gewähren.

Warum das vielen Arbeitgebern gegen den Strich geht und was Mitarbeiter wirklich davon haben, einen Blick in ihre Personalakte werfen zu können, verraten wir jetzt.

einsicht in die personalakte

Einsicht in die Personalakte muss auf Antrag gewährt werden
© Pixabay

Arbeitgeber müssen Mitarbeiterakte zur Verfügung stellen

Mit Inkrafttreten der DSGVO vergangenen Mai haben sich auch in der Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung viele Veränderungen ergeben. Neu ist, dass jeder Angestellte das Recht auf uneingeschränkte Auskunft aller über ihn gespeicherten Daten hat. Konkret bedeutet das: sämtliche Informationen und Dokumente, die sich in der Personalakte befinden, sind auch Verlangen des Mitarbeiters auszuhändigen. Denn selbige sind per Definition „personenbezogen“ und fallen damit unter den Schutzmantel der DSGVO. Um Einsicht in die Personalakte zu bekommen, reicht ein formloser Antrag ohne jegliche Begründung schon aus. Der Arbeitgeber hat dann 30 Tage Zeit, alle erhobenen und gespeicherten Daten (auch über den Inhalt der Mitarbeiterakte hinaus) zu sammeln und dem Angestellten zur Verfügung zu stellen. Ausnahmen bestätigen auch hier die Regel, sind aber wirklich nur Ausnahmen und müssen speziell begründet werden.

Was ist das Problem an der Einsicht in die Personalakte?

Für Arbeitgeber ist dieses explizite Recht auf Einsicht des Angestellten durchaus ein Problem. Denn meist befinden sich in der Mitarbeiterakte nicht nur die ursprünglichen Bewerbungsunterlagen und eine Kopie des Arbeitsvertrags, sondern beispielsweise auch schriftliche Bewertungen von Vorgesetzten oder Teamleitern, die in ihrer inhaltlichen Reinform so nicht zwingend an den Mitarbeiter kommuniziert worden sind. Allein das kann zu massiven Konflikten und einer Schädigung der Beziehung zwischen Chef und Angestellten führen. Dazu kommt aber noch, dass jede Person, von der Daten erhoben und gespeichert wurden (dank DSGVO) das Recht auf Berichtigung oder Löschung hat und zudem die Art der Verarbeitung einschränken kann. Zu guter Letzt sehen sich vor allem große Konzerne mit einem massiv erhöhten Arbeitsaufwand konfrontiert. Und ob der zu irgendetwas führt (außer Ärger), ist fraglich.

Regeln des Auskunftsanspruch für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Der allgemeine Auskunftsanspruch (auch Auskunftsrecht genannt) regelt, dass sämtliche Daten innerhalb eines Monats ausgehändigt werden müssen. Die Frist von exakt 30 Tagen darf nur dann überschritten werden, wenn eine starke Begründung vorliegt. Über diese ist der Mitarbeiter entsprechend mündlich, schriftlich oder elektronisch zu informieren. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber eine Kopie aller Daten bereitstellen, die dann auch beim Angestellten verbleiben kann. Das erstreckt sich glücklicherweise aber auch auf erstellte PDFs, sofern auch der Mitarbeiter in einer „gängigen, elektronischen Form“ um Auskunftserteilung gebeten hat. Die Krux dabei ist nur: alle diesbezüglichen Kommunikationswege müssen zwingend verschlüsselt und/oder passwortgeschützt sein.

Ein Umstand, der naturgemäß für einen erhöhten Mehraufwand in der HR-Abteilung sorgt – sofern die technischen Voraussetzungen überhaupt gegeben sind. Kleine Handwerksbetriebe verfügen beispielsweise häufig nur über eine Bürokraft, die die Personalakten mühsam von Hand scannt, dann aber eventuell ratlos ist, wie sie das PDF verschlüsselt oder mit einem Passwort schützt. Das alles klingt jetzt nicht wirklich dramatisch, kann es aber werden, wenn der Mitarbeiter nichts Gutes im Schilde führt und sich vielleicht sogar schon in einem gekündigten Arbeitsverhältnis befindet. In diesem Fall schafft das Projekt „Einsicht in die Personalakte“ auf vielen Ebenen eine intransparente Angriffsfläche.

Kleiner Trost für alle Arbeitgeber zum Schluss: verlangt der Angestellte mehr als eine Kopie des gesamten Datensatzes, darf für die Erstellung der weiteren Exemplare ein Entgelt erhoben werden. Gleiches gilt, wenn der Aufwand hinter der Auskunftserteilung unverhältnismäßig hoch und im Kern objektiv unbegründet ist.

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