Druckerprobleme vermeiden

3 Tipps, mit denen Sie Druckerausfällen vorbeugen

Von in IT-Infrastruktur
13
Jun
'19

Viele Druckerprobleme lassen sich vermeiden – und das ist auch gut so. Denn wenn der Drucker streikt, beeinflusst das noch immer in zahlreichen Unternehmen den Arbeitsalltag.

Wir verraten, wie Sie den häufigsten Ursachen für Druckerausfälle proaktiv vorbeugen können und welche modernen Lösungen es auf dem Markt gibt.

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Viele Druckerprobleme lassen sich vermeiden.
© TeroVesalainen / Pixabay

Druckerprobleme – wiederkehrende Herausforderung in vielen Unternehmen

Machen wir uns nichts vor: Obwohl der Begriff „papierloses Büro“ seit vielen Jahren fleißig propagiert wird, sind wir in der Realität noch weit entfernt davon. Das ist zwar nicht gut für die Umwelt und den Baumbestand der Welt, aber einfach Fakt. Besonders in kleinen Betrieben, bei Handwerkern und auch im Mittelstand geht ohne den Drucker nichts. Von Angeboten über Auftragsbestätigungen und Rechnungen bis hin zu Verträgen: Nach wie vor wird in deutschen Unternehmen eine ganze Menge gedruckt.

Wenn dann aber der Drucker Probleme verursacht oder aus scheinbar unerfindlichen Gründen streikt, kann das zu einer echten Herausforderung für die Nerven und den Arbeitsalltag werden – beispielsweise auch, wenn Unterlagen für eine wichtige Besprechung fehlen. Im allerschlimmsten Fall drohen gar finanzielle Verluste, weil Auftragsdokumente nicht rechtzeitig ihren Empfänger erreichen.

Der renommierte Druckerhersteller Brother ist jetzt auf Spurensuche gegangen und hat die häufigsten Druckerfehler und -probleme unter die Lupe genommen. Das Ergebnis daraus sind drei Handlungsempfehlungen, die Ihnen künftig dabei helfen können, Ausfälle zu vermeiden.

Druckerfehler 1: Papierstau

Der nervige Klassiker unter den Druckerproblemen. Einmal kurz nicht konzentriert und das Papier etwas schief einlegt, „verschluckt“ sich das Gerät und es kommt zum Papierstau. Oder es kommt sogar scheinbar „grundlos“ zu einem Stau. Und dann geht plötzlich nichts mehr. Der Grund dafür, dass es auch bei modernen und teuren Druckern immer wieder zu Papierstau kommt, ist folgender: Ein leistungsstarkes Gerät erhöht die mechanische Beanspruchung des Papiers.

Bei steigender Druckleistung sollte daher sowohl auf die Lagerhaltung als auch die Qualität des verwendeten Papiers verstärkt geachtet werden. Denn unabhängig von der Ursache „schiefes Einlegen“ kann das falsche oder falsch gelagerte Papier dem Gerät schaden. Der einfache Grund: Ein starker Abrieb fördert den Staub im inneren Papiertransport und kann sowohl die Mechanik als auch die Walzen belasten. Das muss nicht immer zwingend direkt zu einem Stau führen, hat aber definitiv negative Auswirkungen auf den Verschleiß. Und dessen Ergebnis ist ein erhöhter Wartungsaufwand.

Also: Achten Sie darauf, gutes Papier einzusetzen und selbiges adäquat zu lagern. Und beim Einlegen in das Gerät einfach ein bisschen Fingerspitzengefühl zeigen. Ebenso wichtig ist die Wahl des passenden Toners. Werden falsche Modelle eingesetzt, kann das zu großen Problemen führen. Beispielsweise, wenn die Zusammensetzung eine höhere Fixiertemperatur benötigt. Tritt dann loses Tonerpulver aus dem Toner aus, kann ein Papierstau die Folge sein.

Druckerfehler 2: Kommunikations- und Netzwerkprobleme

Immer wieder kommt es zu so genannten Netzwerkproblemen, und häufig wird dem Drucker dafür die Schuld in die Schuhe geschoben. Laut Hersteller Brother ist das aber nicht fair. Es gäbe keine Hinweise darauf, dass die Netzwerkproblematik von den Druckern ausgeht, so Brother. Und auch mit einem anderen Mythos räumt der Hersteller auf: Eine zentralisierte Druckerlandschaft mit nur einer begrenzten Geräte-Anzahl verursache genau so viele Probleme wie eine dezentrale mit vielen Geräten.

Problematischer sei es hingegen, wenn noch eine veraltete Netzwerktechnologie im Einsatz ist, die nicht speziell auf die individuelle Architektur und Sonderfälle abgestimmt ist. Die einfache Lösung hier: nehmen Sie Kontakt zu unseren Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK auf. Unsere IT-Spezialisten prüfen regelmäßig die Kompatibilität der Netzwerktechnik und passen im Bedarfsfall die Netzwerkanforderungen an.

Druckerfehler 3: Fehlende Komponenten & Verbrauchsmaterialien

Es klingt simpel, ist aber tatsächlich in vielen Unternehmen ein Problem: die rechtzeitige Bestellung von Verbrauchsmaterialien. Denn ohne Papier oder Toner macht der Drucker außer Geräuschen nun einmal gar nichts. Tatsächlich ist es so, dass es diesbezüglich in vielen Betrieben, die manuell ihre Materialien bestellen oder einkaufen, nun einmal „menschelt“. Ob die Sekretärin drei Wochen im Urlaub ist, die Warnmeldung auf dem Druckerdisplay übersehen wird oder ein erhöhtes Arbeitsaufkommen zeitkritischer Prozesse dafür sorgt, dass die Materialbestellung schlicht und ergreifend vergessen wird – Gründe gibt es ausreichend.

Lösungen aber auch: Moderne Drucker sind heute nämlich in der Lage, automatisch Verbrauchsmaterialien zu bestellen, sobald die aktuell eingesetzten Komponenten zu Neige gehen. Das Ergebnis: nie wieder Druckerprobleme aufgrund leerer Toner und eine Zeitersparnis für die Kollegen, die mit der Materialbestellung zu tun haben. Lesen Sie dazu unseren Artikel „Print Management für Unternehmen“.

Sie haben Probleme mit ihrem Drucker? Sie möchten in Ihrem Unternehmen endlich von einem effizienten Druckermanagement profitieren? Dann nehmen Sie Kontakt zu unseren Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK auf. Unsere IT-Spezialisten bieten Ihnen selbstverständlich auch rund um das Druckermanagement professionelle Unterstützung.

Lena Klaus

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Content Marketing Managerin, Redakteurin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Seit fünf Jahren kennt sie die IT-Branche und hat sich in diesem Zusammenhang auf B2C- und B2B-orientierte Content Plattformen spezialisiert.

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