Elektronische Archivierung

Die elektronische Archivierung beziehungsweise das digitale Dokumenten-Management interessiert auch immer mehr kleine und mittlere Unternehmen.
Wir verraten, wie der Einstieg ins DMS perfekt klappt und welche (wirtschaftlichen) Vorteile sich ergeben.

Die elektronische Archivierung spart Zeit und ist revisionssicher
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Elektronische Archivierung – Vorteile & Nutzen

Eine aktuelle Studie des Anbieters Bitkom mit dem klangvollen Titel „ECM im Mittelstand“ ergab, dass sich immer mehr KMUs für das digitale Dokumenten-Management begeistern beziehungsweise die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems planen. Kein Wunder, schließlich ergeben sich durch die elektronische Archivierung eine Reihe von Vorteilen auf vielen Ebenen.
Dabei am wichtigsten: Prozesse gewinnen an Transparenz und Flexibilität. Und es lohnt sich sogar, noch einen Schritt weiter zu denken. Denn ein Unternehmen, das es schafft, eine digitale Dokumenteninfrastruktur zu etablieren, schafft damit zugleich die Basis für digitale Kundenerlebnisse.

Was ist DMS?

Um die Vorteile und den Nutzen ganzheitlich verstehen zu können, hilft eine kurze Definition. Der etwas umständliche Begriff Dokumenten-Management-System wird mit DMS abgekürzt. DMS bedeutet letztendlich, dass alle geschäftlichen Dokumente digital abgelegt werden. Dadurch können Mitarbeiter von überall aus und jederzeit auf sie zugreifen. Gerade in Zeiten von New Work und Homeoffice eine höchst sinnvolle Sache.
Auch die gemeinsame Bearbeitung durch mehrere Teammitglieder zur selben Zeit gehört zu den Hauptvorteilen und spart eine Menge Zeit im Arbeitsalltag. Experten wollen in diesem Zusammenhang beobachtet haben, dass sich dadurch nicht nur die Transparenz erhöht, sondern Vorgänge auch wesentlich schneller abgeschlossen werden. Und davon profitieren letztendlich vor allem die Kunden.

Chancen für den Mittelstand dank DMS

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) scheuen die DMS-Einführung noch. Angeblich setzen bislang erst etwa elf Prozent der KMUs auf die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Für diese Scheu gibt es aber keinen Grund. Zwar ist es nicht von der Hand zu weisen, dass viele DMS-Anbieter vornehmlich Lösungen für große Betriebe und Konzerne anbieten, aber auch die KMUs finden mit der richtigen Beratung perfekt passende Modelle.
Zweiter Hemmschuh ist die Sorge vor „unnötigen Investitionen in die IT“. Dabei sorgen die bekannten Vorteile nachweislich für eine Erhöhung der Produktivität und stärken damit auch die Wettbewerbsfähigkeit. Wer auch künftig im Büro ausschließlich auf analoge Prozesse setzt, wird die Folgen in den kommenden Jahren bestimmt zu spüren bekommen, meinen Experten.
Deswegen gilt: Entscheider und Geschäftsführer sind jetzt gefordert. Bei dem Umstieg auf eine elektronische Archivierung handelt es sich nicht um eine hübsche Spielerei, sondern um eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit. Zumindest für all diejenigen, die auch in den nächsten Jahren und Jahrzehnten erfolgreich am Markt bestehen wollen.

So gelingt der Einstieg in die elektronische Archivierung

Schnelle Erfolge sind vielen KMUs bei IT-Investitionen sehr wichtig. Damit der Einstieg ins digitale Dokumenten-Management entsprechend klappt, haben wir hier einige Tipps zusammengestellt:

• Lassen Sie sich bei der Auswahl der perfekten DMS-Lösung durch Experten beraten. Es gilt immerhin, eine Software zu finden, die bestmöglich zu Ihrem Unternehmen passt. Externe IT-Dienstleister kennen die Stärken und Schwächen der einzelnen Anbieter und verfügen über eine Menge Erfahrungswerte. Darüber hinaus können Sie abschätzen, wie viel zusätzlicher Programmieraufwand nötig sein wird. Nutzen Sie diese Expertise.
• Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein. Aller Anfang ist schwer, gerade wenn es um die Umstellung altbewährter Prozesse geht. Informieren Sie Ihre Angestellten über die Pläne und nutzen Sie vor allem das Know-how, das in den Abteilungen ist. Denn Ihre Mitarbeiter wissen am besten über die Details und Herausforderungen innerhalb von Prozessen Bescheid. Und das sind wertvolle Informationen, die den Erfolg der DMS-Einführung maßgeblich beeinflussen können.
• Konzentrieren Sie sich zunächst auf einen Prozess. Selbst in kleineren Betrieben kann das Thema Dokumenten-Management größer sein als anfangs gedacht. Um Frustrationen und Chaos zu vermeiden, beginnen Sie daher mit zunächst nur einem Prozess als Pilot-Projekt – beispielsweise mit dem Rechnungseingang. Hier können gleich die Weichen gestellt werden, da der Rechnungslauf in der Regel auch mehrere Mitarbeiter beziehungsweise Abteilungen betrifft.
• Prüfen Sie, welche Workflows sich mit wenig Aufwand für andere Bereiche adaptieren lassen. Vom Vertragsmanagement bis zur Personalverwaltung ist alles möglich.
• Stichwort: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP). Auch nach der Einführung sollten Sie das Thema nicht aus dem Blickfeld verlieren. Es kann immer vorkommen, dass sich erst im Geschäftsalltag weitere Punkte ergeben, die einer Anpassung oder Verbesserung bedürfen. Gönnen Sie sich, dem DMS und Ihren Mitarbeitern diese Zeit. Es kann nur zu Ihrem Vorteil sein.

Experten helfen bei der DMS-Einführung

Sie spielen mit dem Gedanken, Ihr Unternehmen mit der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems ebenfalls fit für die Zukunft zu machen? Sie zögern aber davor, sich dieser anspruchsvollen Herausforderung alleine zu stellen? Dann wenden Sie sich doch einfach an einen unserer fachkundigen Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK.
Unsere Spezialisten beraten Sie gern zu den Möglichkeiten und Problemen hinsichtlich der Überführung analoger Prozesse in digitale, automatisierte und vernetzte Abläufe und stehen Ihnen während des gesamten Prozesses unterstützend zur Seite. Welches der verschiedenen Systeme auf dem Markt ist für Ihr Unternehmen das richtige? Wie genau ist die Umsetzung anzugehen?
Sicherlich stellen sich Ihnen viele Fragen. Sicher ist aber auch: Mit der Realisierung der DMS-Einführung bleiben Sie auf lange Sicht wettbewerbsfähig und profitieren von den zahlreichen Vorteilen des Dokumenten-Management-Systems.

Geschrieben von

Lena Klaus

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen

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