Datenschutzerklärung für Bewerber

Haben Sie eine Datenschutzerklärung für Bewerber? Und damit ist keinesfalls die „normale“ Datenschutzerklärung auf Ihrer Website gemeint. 

Falls Sie diese Frage mit „Nein“ beantwortet haben, sollten Sie jetzt schnell handeln. Denn anderenfalls verstoßen Sie gegen die Auflagen und Regeln der DSGVO.

Wer Online-Bewerbungen anbietet, muss eine Datenschutzerklärung für Bewerber integrieren.
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Datenschutzerklärung für Bewerber – warum überhaupt?

Ein sehr großer Teil aller Job-Bewerbungen wird heutzutage online verschickt. Lediglich im öffentlichen Dienst, bei alteingesessenen Institutionen oder sehr traditionellen Unternehmen kommt die klassische Bewerbungsmappe per Post überhaupt noch zum Einsatz.
Viel schneller, praktischer, für beide Seiten günstiger und umweltschonender ist hingegen die Online-Bewerbung. Viele moderne Unternehmen weisen auf ihrer Website und/oder in ihren Stellenangeboten sogar explizit darauf hin, dass Post-Bewerbungen nicht mehr erwünscht sind und auch nicht zurückgeschickt werden.

Generell ist diese Entwicklung ein logischer Schritt und absolut richtig, aber – wie sollte es anders sein – lauern auch bei der ach so unkomplizierten Online-Bewerbung einige Stolpersteine, die im schlimmsten Fall ein teures Lehrgeld darstellen können.

Datenschutz bei der Bewerbung

Grundsätzlich gilt im Umgang mit Bewerbungen – und zwar nicht erst seit der DGSVO: „Datenschutz first“. Persönliche Daten von Bewerbern stehen quasi unter dem gleichen Schutz wie die von Kunden oder bestehenden Mitarbeitern. Dementsprechend ist auch der Zugriff auf sie durch ausschließlich autorisierte Personen zu beschränken. Nach spätestens sechs Monaten müssen sämtliche Bewerberdaten gelöscht werden. Das weiß wohl auch jeder Inhaber, Geschäftsführer und Personaler.

Was aber immer noch zu wenige Verantwortliche wissen: Für Online-Bewerbungen gelten zusätzliche Regeln. Dabei ist es übrigens egal, ob es sich um Bewerbungen per E-Mail, per Kontaktformular oder einen Upload der Unterlagen über die Website handelt. In allen drei Fällen sind zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, die wir jetzt im Detail erklären.

Datenschutz bei E-Mail-Bewerbungen

Sollen/Können Ihre künftigen Mitarbeiter ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail an Sie schicken, müssen Sie auf das Thema Verschlüsselung hinweisen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten, abhängig davon, ob Sie selbst eine Verschlüsselungstechnologie einsetzen oder nicht:

• Für den Fall, dass Sie entsprechende Systeme nutzen, veröffentlichen Sie Ihren öffentlichen Schlüssel für die sichere Übertragung von E-Mails.
• Falls nicht, weisen Sie potentielle Bewerber darauf hin, dass unverschlüsselt übertragene Daten unter Umständen von Dritten eingesehen werden können und der Bewerber selbst entscheiden muss, ob er dieses Risiko eingeht. Vorlagen für entsprechende, rechtlich saubere Formulierungen finden Sie im Netz.

Wenn Sie zeitnah eine Verschlüsselungstechnologie einsetzen möchten, wenden Sie sich zwecks Beratung und Implementierung einfach an einen externen IT-Dienstleister. Bedenken Sie bitte, dass es weitere Datenschutzauflagen gibt, wenn Dritte mit persönlichen Daten in Berührung kommen. Nähere Information erhalten Sie durch den Dienstleister.

Datenschutz bei Bewerbungen über Online-Formulare & Upload

Für Bewerbungen über integrierte Formulare oder eine Upload-Möglichkeit auf Ihrer Website gelten ähnliche Spielregeln. Der Bewerber muss auf den Umgang mit seinen Daten hingewiesen werden und diesem zustimmen. Gleiches gilt für die Aufbewahrungsfrist und die Rechte des Bewerbers selbst – beispielsweise auf Auskunft und Löschung.

Datenschutzerklärung für Bewerber integrieren

Unabhängig von den Bewerbungsmöglichkeiten müssen Sie eine Datenschutzerklärung für Bewerber auf Ihrer Website integrieren. Hierzu folgende Tipps / Hinweise von uns:

• Die Bewerber-Datenschutzerklärung sollte nur über die Karriere-Seite Ihrer Website aufgerufen werden können. Im Gegensatz zur „normalen“ Datenschutzerklärung soll und darf sie nicht über jede einzelne Seite erreichbar sein.
• Kontaktieren Sie Ihren Datenschutzbeauftragten oder nutzen Sie eine kostenlose Vorlage aus dem Netz. Wichtig ist: Sie muss rechtlich sauber sein und vor allem Informationen über die Datenverarbeitung, Speicherung und Löschung enthalten.

Tipp: Integrieren Sie ebenfalls einen (zustimmungspflichtigen) Passus darüber, dass die Bewerbung im Bedarfsfall auch für andere Stellenangebote eingesehen werden kann. Alternativ müssten Sie dies nachholen, wenn Sie feststellen, dass Bewerber X auf eine andere Stelle viel besser passen würde als auf die, auf die er sich ursprünglich beworben hat.

Geschrieben von

Lena Klaus

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen

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