Die IT-Kosten sind für viele Unternehmer eine Variable mit vielen Unbekannten. Das muss aber gar nicht sein. Mit ein bisschen Organisation und Planung sind sie hochgradig skalierbar.
Wir verraten, wie Sie herausfinden, wie hoch IT-Kosten unabhängig von reinen Hardware-Investitionen wirklich sind und wie Sie jederzeit den Überblick aller IT-Investitionen behalten.
Die Planung und das Management der IT-Kosten sind kein Hexenwerk.
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IT-Kosten – transparentes Management ist ein Muss
Damit Sie jederzeit einen transparenten Überblick über die laufenden IT-Kosten haben, sollten Sie sich einige Fragen stellen und beantworten. Unser Tipp: Holen Sie sich dazu von Anfang an Unterstützung. Intern und Extern. Ihre eigenen Mitarbeiter beziehungsweise Abteilungsleiter stecken naturgemäß tiefer in einzelnen Projekten und können Bedarfe entsprechend besser ableiten.
Externe Fachkräfte für Controlling und IT helfen Ihnen mit ihrer Expertise dagegen, möglichst genaue Werte und Zahlen in die Planung einzubeziehen. Letztendlich müssen Sie die IT-Kosten – so wie alle anderen Kostenpunkte auch – immer in einem gesamtwirtschaftlichen Kontext betrachten. Ist ein Thema aber derart komplex und dem stetigen Wandel unterworfen wie die IT, sollte man auf entsprechende Unterstützung zurückgreifen.
Welche IT-Leistungen muss ich abdecken?
Dreh- und Angelpunkt dieser Frage sind die Anzahl der Mitarbeiter und der Bedarf an Arbeitsplatzumgebungen. Daraus ergeben sich Kosten für die Hardware, Software, Cloud-Services, Wartungsverträge, eigenes IT-Fachpersonal oder externe Dienstleister. Unser Tipp: Erstellen Sie einen umfangreichen Business-Serviceplan, der sowohl aktuelle Ausgaben als auch notwendige Investitionen der kommenden zwei Jahre berücksichtigt.
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Wie hoch muss mein IT-Budget sein?
Viele Unternehmer machen den Fehler, bei den IT-Kosten nur an die Hardware und eigenes Personal beziehungsweise Dienstleister zu denken. Dabei vergessen sie gern die laufenden Kosten für Wartung, Backups, Lizenzen oder auch externen Speicherplatz. Besonders bei den Themen Datensicherung und Patch-Management sollten Sie aber keinesfalls sparen.
Im Falle eines Cyber-Angriffs oder auch Elementarschadens sorgen aktuelle Sicherheitsprogramme und regelmäßige Backups aller wichtigen Unternehmensdaten dafür, dass kein wirtschaftliches Fiasko droht. Unser Tipp: Lassen Sie sich bezüglich der Budgetplanung vorab von einem externen Spezialisten beraten. Neben den reinen Anschaffungskosten für neue Hard- und Software wissen sie dann auch immer über die Folgekosten Bescheid.
Und wir haben noch einen weiteren Tipp für Sie auf Lager: Erstellen Sie eine Rechnung über die IT-Kosten pro Arbeitsplatz. In die Gleichung müssen folgende Punkte einfließen:
- Hardware (PC, Laptop, Drucker [anteilig], Smartphone, Tablet usw.)
- Software (Office-Programme, E-Mail, arbeitsplatzbezogene Software [BuHa, WaWi, Photoshop …])
- Service-Leistungen (Patch-Management, Backup-Management, Storage usw.)
- Support (Einrichtung, Lizenzmanagement, Installation usw.)
Welche Projekte sind in naher Zukunft geplant?
Ob im Zuge der Digitalisierung oder der Expansion: Neue Projekte und Weiterentwicklungen Ihres Unternehmens erfordern mit hoher Wahrscheinlichkeit auch weitere Investitionen in Ihre IT. Bedenken Sie das von Beginn an und lassen Sie sich auch hier entsprechend beraten. Und selbst wenn die Summen erst einmal hoch erscheinen: Durch moderne Systeme, Software oder auch Server werden Sie mittelfristig eine Menge Geld sparen – allein deswegen, weil Betriebsabläufe und Prozesse beschleunigt werden.
Unser Tipp: Planen Sie die IT-Kosten projektbezogen und nach einem iterativen Ansatz. Denn wer lediglich einen zentralen „Topf“ bereitstellt, aus dem situativ geschöpft wird, legt sich im schlimmsten Fall selbst Steine in den Weg. Zwar bietet diese Methode eine hohe Planungssicherheit, diese nützt Ihnen aber am Ende nur wenig, wenn Ihr Wachstum limitiert wird.
Stattdessen ist es sinnvoller, zunächst ein zentrales Projektbudget zu ermitteln, das dann detailliert mit dem aus dem dezentralen Ansatz ermittelten Projektanforderungen abgeglichen wird. Legen Sie darüber hinaus Zyklen fest, in denen der jeweilige Status Quo betrachtet wird. Es kann auch sein, dass im laufenden Geschäftsjahr noch Anpassungen nötig werden.
IT-Controlling etablieren
Kleinere Unternehmen kommen mit hoher Wahrscheinlichkeit auch ohne ein detailliertes Controlling zurecht, sofern sie zu Beginn des Geschäftsjahrs einen guten Plan erstellen. Für Mittelständler mit großen Wachstumsambitionen kann die Etablierung eines IT-Controllings aber durchaus sinnvoll sein.
Für das Controlling sind immer zwei Aspekte interessant: Run und Change. Ersteres meint den laufenden Betrieb, zweiteres die projektbezogene Entwicklung des Unternehmens. Wer im laufenden Geschäftsjahr seine IT-Kosten transparent halten und steuern möchte, sollte ein entsprechendes Controlling etablieren. Sinnvoll ist ein monatlicher Soll-/Ist-Vergleich in Hinblick auf einzelne IT-Leistungen. Auch eine regelmäßige Erhebung der Ist-Kosten in Bezug zu den Erlösen oder Stückzahlen darf nicht fehlen. Identifizieren Sie zudem die eigentlichen Kostentreiber mit Hilfe einer Modellierung der Wertschöpfungskette für jede IT-Ausgabe. Auch hier können externe Experten aus den Bereichen IT und Wirtschaft eine wertvolle Hilfe sein.
Weitere Tipps dazu finden Sie in dem Artikel „Leistungsvergleich: Benchmarks für den Mittelstand“. Für eine individuelle Beratung zu Ihren IT-Kosten und der jeweiligen Planung beziehungsweise Optimierung, kontaktieren Sie einfach unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK.
Geschrieben von
Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen
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