Lizenzmanagement für Unternehmen

5 Tipps für Ihr Software-Lizenzmanagement

Von in IT-Infrastruktur
24
Sep
'19

Als Lizenzmanagement wird der strukturierte Umgang mit allen Software-Lizenzen bezeichnet, die innerhalb eines Unternehmens Anwendung finden. Die Vorteile: Schutz vor Unterlizenzierung oder Mehrkosten durch Überlizenzierung.

Wir haben fünf Tipps zusammengestellt, die Ihnen beim Aufbau des Lizenzmanagements und der operativen Gestaltung helfen.

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Gutes Lizenzmanagement spart bares Geld.
© StartupStockPhotos / Pixabay

Lizenzmanagement – Schutz vor rechtlichen Folgen und hohen Kosten

Das Thema Lizenzen ist besonders im B2B-Umfeld eine heikle Angelegenheit. War es (ganz) früher gängige Praxis, dass eine Lizenz auf mehreren Arbeitsplätzen installiert wurde und diese zum Teil noch nicht einmal von seriösen Anbietern stammte, drohen heute sehr schnell sehr heftige Konsequenzen, wenn Lizenzen nicht sauber eingekauft und abgerechnet werden. Durch die Einführung eines Lizenzmanagements minimieren Sie dieses Risiko nicht bloß, sondern schaffen es quasi ab.

Aber auch in die andere Richtung kann sich die ordnungsgemäße Verwaltung aller Softwarelizenzen positiv auswirken. Anstatt einerseits Strafen zu bezahlen, weil limitierte Lizenzen mehrfach installiert sind, lassen sich andererseits Mehrkosten für überflüssige Lizenzen einsparen. Unterm Strich gilt also: Das Lizenzmanagement kann (und wird) Ihrem Unternehmen vermutlich bares Geld sparen. Und das Gute: Die Implementierung ist alles andere als ein Hexenwerk.

Softwarelizenzen einfach managen – unsere Tipps

Im Folgenden haben wir fünf Tipps zusammengestellt, die IT-Leiter, Administratoren oder Führungskräfte im Allgemeinen sicher und schnell durch das Projekt Lizenzmanagement führen.

Tipp 1: Verantwortlichkeiten definieren

Wer hat den Hut auf, wenn es künftig um Softwarelizenzen geht? Diese Frage sollten Sie gleich zu Beginn eindeutig beantworten. Tipp: Bestimmen Sie nicht nur eine Person, sondern mindestens auch einen Vertreter. Der Lizenzmanager ist in erster Linie dafür verantwortlich, den Status Quo zu erfassen, im Anschluss daran notwendige Maßnahmen sowie Prozesse zu definieren und deren operative Durchführung zu überwachen. Dazu arbeitet er vor allem eng mit dem Einkauf zusammen.

Als Lizenzmanager kommen sowohl externe IT-Dienstleister, als auch Mitarbeiter mit kaufmännischem Hintergrund und Basis-Wissen im Bereich Vertragsmanagement infrage – beispielsweise aus dem Einkauf. Sofern Sie Ihren externen Dienstleister grundsätzlich auch mit der Softwarebeschaffung betraut haben, sollte er auch das Management der Lizenzen übernehmen.

Tipp 2: Zentrale Softwarebeschaffung

Bleiben wir beim Thema Softwarebeschaffung. Sie sollten unbedingt vermeiden, dass Tools und Programme einfach und jederzeit von jedermann bestellt beziehungsweise gekauft werden dürfen. Wenn erst einmal der Marketingmitarbeiter eine Adobe Lizenz kauft, der Fuhrparkmanager ein tolles Programm entdeckt und die Buchhaltung sich selbst um die neueste Excel-Version kümmert, entsteht schnell totales Chaos. Es führt spätestens dann zu großen Problemen, wenn die emsigen Einkäufer aus dem Unternehmen ausscheiden – und mit Ihnen auch Zugangsdaten, Rechnungen und Weiteres.

Die Lösung: Etablieren Sie eine feste Stelle, die sich um die Softwarebeschaffung kümmert. Egal für welche Abteilung, egal für welche Art von Software. Das können auch hier wieder ein externer IT-Dienstleister sein, die Einkaufsabteilung oder der Lizenzemanager, der in diesem Fall ebenfalls eng mit dem Einkauf zusammenarbeitet.

Tipp 3: Software-Konsolidierung

Die Regel ist einfach: Je weniger Programme vorhanden sind, desto einfacher gelingt die Lizenzverwaltung. Sollte Ihr Unternehmen zum Beispiel in den vergangenen Jahren stark gewachsen sein oder neue Geschäftsbereiche erschlossen haben, wundert es nicht, wenn viele Programme vorhanden sind, die sich teilweise oder gänzlich in ihrer Funktionalität überschneiden. Das Problem daran: Sie zahlen im Zweifel doppelt und dreifach.

Die Lösung: Für jeden Software-Anwendungsbereich gibt es nur ein Programm. Eines für E-Mails, eines für die Textverarbeitung, eines für die Bildbearbeitung, eines für die interne Kommunikation usw. Aus dieser Vorgehensweise ergibt sich ein weiterer Vorteil: Sie profitieren schneller bei der Beschaffung (Stichwort Mengenrabatt), wenn Sie viele Lizenzen für ein Tool kaufen, statt wenige für mehrere Tools.

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Welche Windows-Lizenz passt zu Ihrem Unternehmen? © Microsoft

Tipp 4: Richtige Lizenzierung

Die große Herausforderung besteht darin, die beste Lizenzform zum besten Preis zu finden, sobald eine neue Software angeschafft werden soll/muss. Je nach Programm und Anbieter kann das eine Wissenschaft für sich sein. Wer einfach kauft, zahlt schnell auch drauf. Wer falsch kauft, sowieso. Beispiel: Als kleiner Betrieb mit nur drei Büroangestellten stellt die Home&Business-Version von Microsoft auf den ersten Blick ein regelrechtes Schnäppchen dar. Was dabei viele übersehen: Bei der Pro-Version gibt es nur einen Lizenzschlüssel und die Verteilung mit einem Unternehmensschlüssel ist explizit untersagt. Einmal ganz unabhängig davon, dass Einzelinstallationen oft einen hohen Mehraufwand verursachen, da jeder Schlüssel inklusive Datenträger dokumentiert und archiviert werden muss.

Die Lösung: ein externer IT-Dienstleister. Dessen Mitarbeiter haben an entsprechenden Lizenz-Schulungen teilgenommen, die alle großen Hersteller Fachleuten anbieten, um sich im Lizenz-Dschungel zurecht finden zu können. Die Chance, dass ein „normaler“ Admin das vermag, ist klein und eine Schulung auf eigene Kosten ist häufig unwirtschaftlich.

Ein anderes Beispiel betrifft Open-Source-Software. Viele Unternehmen setzen beispielsweise MySQL-Datenbanken ein und vergessen dabei ganz, dass es hier eine Lizenzpflicht gibt. Zumindest für Unternehmen. Rechtliche Stolpersteine existieren auch bei gebrauchter Software. Der Lizenzmanager muss also unbedingt immer die einzelnen Lizenzbedingungen prüfen, um teure Nachlizenzierungen oder Strafen zu vermeiden.

Tipp 5: Sichere Aufbewahrung

Eine weitere Aufgabe des Lizenzmanagers ist es, alle Datenträger und Lizenznachweise sicher und zentral aufzubewahren. Das kann im Unternehmenssafe sein, in einem Bankschließfach oder in einem gesicherten, feuerfesten Aktenschrank. Wichtig ist, dass bei Bedarf schnell alle Belege vorhanden sind. Alle entsprechenden Dokumente über die Lizenzen werden idealerweise digitalisiert und in der Cloud aufbewahrt.

Lizenzmanagement leicht gemacht – mit professioneller Unterstützung

Sie möchten die strukturierte Verwaltung Ihrer Softwarelizenzen direkt in Angriff nehmen? Dann wenden Sie sich an unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK. Ihr Vorteil: Sie sparen eigenen Aufwand, eigene Ressourcen und langwierige Recherchen. Kontaktieren Sie einfach den Experten in Ihrer Nähe und übergeben Sie das Lizenzmanagement in erfahrene Hände.

Lena Klaus

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Seit 2013 kennt sie die IT-Branche und hat sich in diesem Zusammenhang auf B2C- und B2B-orientierte Content-Plattformen spezialisiert.

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