IT-Sicherheit

Zoom-Datenschutz optimieren

5 Tipps für sichere Zoom-Meetings

von 20.04.2022
Zu sehen ist eine Frau am Schreibtisch, die gerade an einem Zoom Meeting teilnimmt. Thema ist der Zoom Datenschutz und die Zoom Sicherheit. Bild: Unsplash/LinkedIn Sales Solutions

Der Zoom-Datenschutz und die allgemeine Sicherheit des beliebten Videokonferenz-Tools sind immer wieder in der Diskussion. Aber wie gut ist es um die Sicherheit der Daten bei Zoom wirklich bestellt?

Wir geben Antworten auf die wichtigsten Fragen und nützliche Tipps, mit denen sich der Zoom-Datenschutz und die Sicherheit optimieren lassen.

Zoom-Datenschutz vs. DSGVO

Zoom ist ein US-amerikanisches Unternehmen und damit grundsätzlich nicht den Bestimmungen der DSGVO unterworfen. Das ist auch schon gleich einer der Hauptgründe, weswegen die Themen Zoom-Datenschutz und Zoom-Sicherheit immer wieder heiß diskutiert werden, einmal unabhängig von einigen Datenschutzvorfällen in der Vergangenheit. Die Daten liegen jeweils in der Cloud, sind also per Definition durchaus nicht zu 1000 Prozent sicher, übertriebene Panik ist allerdings auch nicht angebracht.

Denn für die Nutzung des Videokonferenz-Tools gilt wie so oft: Jeder ist seines Glückes Schmied. Heißt: Ein paar Minuten Zeit in die Anpassung der jeweiligen Nutzereinstellungen investiert und schon ist das Sicherheitslevel ein anderes. Gleiches gilt für die Initiatoren, die ein Zoom-Meeting organisieren und die Teilnehmer einladen. Auch sie können mit wenigen Klicks dafür sorgen, dass die Videokonferenz besser abgesichert ist als es die Standard-Einstellungen hergeben.

Zu sehen sind ein PC und ein Handy-Bildschirm, auf denen das Tool Zoom verwendet wird. Bild: Screenshot Zoom

Das Kommunikationstool Zoom ermöglicht unter anderem Video-Konferenzen und Chats. Bild: Screenshot Zoom

(Sehr) sensible Daten gehören nicht in ein Zoom-Meeting

Vorab sei dennoch darauf hingewiesen, dass hochsensible Daten im Idealfall nie über Webdienste wie Zoom ausgetauscht werden sollten. Hier geht es logischerweise nicht um „Kleinkram“ wie beispielsweise eine Blanko-Tabelle für die Urlaubsplanung oder den Mitarbeiter-Aushang am schwarzen Brett. Vorsicht sollte einfach immer dann geboten sein, wenn die Daten wirklich sensibel sind, persönliche Informationen über Kunden oder Mitarbeiter beinhalten oder allgemein in die Kategorie „besonders schützenswert“ fallen. Das gilt zum Beispiel für Unternehmen, die im Gesundheits-, Finanz- oder Versicherungswesen tätig sind.

Für den sicheren Austausch solcher Daten gibt es andere Wege und Kanäle. Lassen Sie sich im Zweifelsfall hierzu von Datenschutzbeauftragten und/oder Ihrem IT-Dienstleister beraten.

Zoom-Sicherheit optimieren – so geht es

Mit wenigen Tricks lassen sich der Zoom-Datenschutz sowie die Sicherheit vor Beginn eines Meetings schnell optimieren:

  1. Verwenden Sie immer den aktuellsten Zoom-Client. Dieser steht unter https://zoom.us/download zur Verfügung.
  2. Prüfen Sie regelmäßig, ob die von Ihnen verwendete Version auch noch aktuell ist und nutzen Sie in Ihrem Benutzer-Profil die Funktion „Nach Updates suchen“.
  3. Legen Sie unter dem Punkt „Sicherheit“ ein Kennwort für die Teilnahme fest, wenn Sie ein neues Zoom-Meeting planen. Das Passwort sollte natürlich sicher sein und nur den ausgewählten Personen zur Verfügung gestellt werden.
  4. Aktivieren Sie den Zoom-Warteraum. So verhindern Sie, dass unbefugte Personen heimlich an Ihren Meetings teilnehmen.
  5. Nutzen Sie die Funktion „Meeting sperren“, sobald alle autorisierten Teilnehmer dem Meeting beigetreten sind.

Mit Hilfe dieser vier Schritte haben Sie bereits das Risiko durch Zoom-Sicherheitslücken und der Teilnahme Unbefugter minimiert. Ein Extra-Tipp in puncto Datenschutz: Planen Sie die Aufzeichnung des Zoom-Meetings, holen Sie vorab ein schriftliches Einverständnis aller Teilnehmer ein.

Zu sehen ist ein Schreibtisch mit Laptop und Tablet; darauf läuft ein Zoom-Meeting. Zoom bietet Live-Untertitel auf Englisch. Bild: Unsplash/Gabriel Benois

Nur berechtigte Personen sollten an Zoom-Meetings teilnehmen. Bild: Unsplash/Gabriel Benois

Erweiterte Zoom-Sicherheitseinstellungen nutzen

Auch während des Zoom-Meetings haben Sie die Möglichkeit, Einfluss auf die Sicherheit zu nehmen. Als Initiator der Besprechung haben Sie Zugriff auf den Menü-Punkt „Sicherheit“. Darüber können Sie festlegen, welche Funktionen aktiviert werden sollen und welche nicht. Das betrifft beispielsweise die Bildschirmfreigabe, die Videoübertragung als solches oder auch die Chat-Funktion. Für erstere Funktion kann bei Bedarf auch die Einstellung „Nur Host“ aktiviert werden – damit verhindern Sie, dass andere Meeting-Teilnehmer versehentlich ihren Bildschirm teilen. Und ganz ehrlich: Damit wäre schon dem ein oder anderen Meeting-Teilnehmer die ein oder andere Peinlichkeit erspart geblieben.

Unser Tipp für alle Unternehmen, die das Tool regelmäßig im Einsatz haben: die Pro-Edition. Sie erlaubt eine detaillierte Nutzer- und Rechteverwaltung sowie eine 2-Faktor-Authentifizierung für alle Benutzer, die dem Konto angehören, und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Zoom-Datenschutz & Zoom-Sicherheit dauerhaft gewährleisten

Mit den Zoom-Sicherheitseinstellungen haben Sie keine Probleme, aber Sie haben grundsätzliche Fragen zum Thema Datensicherheit in Ihrem Unternehmen? Sie benötigen dringend Unterstützung in Sachen DSGVO-Beratung?

Unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK stehen Ihnen gern zur Verfügung, wenn Sie dauerhaft sicherstellen möchten, dass das Thema Datensicherheit nicht zu kurz kommt. Unsere IT-Dienstleister beraten Sie detailliert und verständlich zu den Stolpersteinen, die Webdienste wie Zoom und Co. mit sich bringen.

Gern zeigen sie Ihnen auch sichere Alternativen auf und geben einen Überblick der besten Tools für die standortübergreifende Zusammenarbeit und die Organisation von Online-Meetings. Nehmen Sie gern unverbindlich Kontakt auf und lassen Sie sich beraten.


Weiterführende Links:
Security Insider, Zoom Blog, Keyed Blog

 

Geschrieben von

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Seit 2013 kennt sie die IT-Branche und hat sich in diesem Zusammenhang auf B2C- und B2B-orientierte Content-Plattformen spezialisiert.

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