Führung auf Distanz

Remote Work ist seit der Corona-Pandemie aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Führungskräfte stellt das vor eine Herausforderung: Sie müssen Führung auf Distanz praktizieren.

Wir erklären, was Führung auf Distanz genau ist und mit welchen Tipps Führungskräfte (virtuelle) Teams auch aus der Ferne führen.

New Normal bringt neue Herausforderungen mit sich

New Normal – so wird die gesellschaftliche Etablierung von Remote Work seit der Corona-Pandemie im Fachjargon bezeichnet. Nachdem sich gezeigt hat, dass sich die Arbeitswelt auch dann weiterdreht, wenn Mitarbeiter nicht im Büro, sondern daheim vor dem Laptop sitzen, wird auch über die Pandemiezeiten hinaus weitgehend an Home Office beziehungsweise Remote Work festgehalten. Mitarbeiter wollen die Vorzüge nicht mehr missen: Sie haben sich daran gewöhnt, selbst entscheiden zu können, wann, wo und wie sie arbeiten – und sie haben gelernt, Aufgaben selbstständig zu planen und zu priorisieren sowie Probleme eigenständig zu lösen.

Unternehmen bietet das New Normal ebenfalls eine ganze Reihe von Vorteilen. Sie machen sich für Mitarbeiter attraktiv, die auf der Suche nach flexiblen und selbst bestimmten Arbeitsbedingungen sind; sie können durch das ortsunabhängige Arbeiten Fachkräfte auf einem globalen Arbeitsmarkt rekrutieren; und sie profitieren davon, dass Mitarbeiter, die sich durch die zusätzlichen Freiheiten wohl und wertgeschätzt fühlen, häufig auch motivierter und produktiver arbeiten.

Allerdings bringt das New Normal auch neue Herausforderungen mit sich: Führungskräfte müssen lernen, wie sie Mitarbeiter und Teams auch aus der Ferne führen können. Aber was genau erfordert die Führung auf Distanz?

Was ist Führung auf Distanz?

Laut Definition bedeutet Führung auf Distanz, dass Führungskräfte ihre Mitarbeiter ohne direkten persönlichen Kontakt anleiten. In einem ganz strengen Sinn erfolgt die Kommunikation sogar ausschließlich ohne den direkten Kontakt. Das heißt also, dass Vorgesetzter und Mitarbeiter nur schriftlich und telefonisch miteinander kommunizieren oder sich in einem Videomeeting virtuell gegenüber sitzen. Daher wird auch häufig von virtueller Führung gesprochen.

Führung auf Distanz wird zum Beispiel in (Start-up-)Unternehmen praktiziert, die über keine eigenen Büroräume verfügen; die virtuellen Teams arbeiten hier ausschließlich digital zusammen – aus dem Home Office, aus einem Coworking Space oder nach dem Work-from-Anywhere-Prinzip von irgendeinem Ort auf der Welt. Eventuell treffen sie sich situationsabhängig in unregelmäßigen Abständen, wenn intensiv an einem Projekt oder auch an der Budgetplanung gearbeitet werden soll.

Führung auf Distanz + Führung in Präsenz = hybride Führung

Wenn die Führung auf Distanz eher an die Seite der klassischen Führung in Präsenz rückt, anstatt sie vollkommen zu ersetzen, handelt es sich folglich auch um eine hybride Führung als Mischform. Dieser Fall kommt vor, wenn Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell leben, beispielsweise nach der 3-2-2-Modell, bei der tageweise remote, tageweise im Büro gearbeitet wird. Auch dann, wenn nur einzelne Mitarbeiter aufgrund ihrer persönlichen Situation vollständig remote arbeiten und demnach auf Distanz geführt werden, handelt es sich insgesamt um eine hybride Form der Führung.

Es geht also im New Normal darum, nicht nur das Führen auf Distanz zu beherrschen, sondern auch darum, eine optimale Mischung aus Mitarbeiterführung in Präsenz und auf Distanz zu finden, die alle Beteiligten abholt und ihren individuellen Anforderungen gerecht wird. Das kann durchaus einen Balanceakt erfordern. Carsten Maschmeyer, deutscher Finanzunternehmer und bekannt als Juror und Investor in der VOX-Serie „Höhle der Löwen“, sieht es für Führungskräfte als unumgänglich an, das Führen auf Distanz zu erlernen und zu beherrschen.

Tipps: So gelingt das Führen auf Distanz

Fakt ist: Führen auf Distanz ist eine besondere Herausforderung, die andere Fähigkeiten und Techniken erfordert als die Führung in Präsenz in einem traditionellen Büroumfeld. Hier sind einige Tipps, die Führungskräften dabei helfen können, ihre Teams erfolgreich auf Distanz zu führen:

• Kommunizieren Sie klar und effizient. 
  Die Kommunikation ist entscheidend, wenn das Team nicht physisch an einem Ort ist. Sie müssen daher sicherstellen, dass Ihre Anweisungen klar und präzise sind. Sie sollten auch dafür sorgen, dass alle Teammitglieder über dieselben Informationen verfügen, da ansonsten Missverständnisse aufkommen können. Nutzen Sie verschiedene Kommunikationsmittel wie Videokonferenzen, E-Mails und Chat, um eine effektive Kommunikation sicherzustellen.
• Schaffen Sie klare Arbeitsstrukturen.
  Etablieren Sie klare Strukturen für die Arbeitsabläufe, damit jeder weiß, wie und wann Aufgaben erledigt werden sollen. Dies hilft, Unsicherheiten zu reduzieren und Prozesse am Laufen zu halten.
• Setzen Sie klare Erwartungen. 
  Es ist wichtig, dass jedes Teammitglied weiß, was von ihm erwartet wird. Legen Sie klare Ziele und Meilensteine fest und kommunizieren Sie diese regelmäßig mit Ihren Teammitgliedern.
• Fördern Sie Vertrauen und Zusammenarbeit. 
  Vertrauen und Zusammenarbeit sind für den Erfolg von virtuellen Teams und hybriden Teams unerlässlich. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Verantwortung und zeigen Sie ihnen, dass Sie ihnen vertrauen. Hierzu gehört, dass sich Mitarbeiter selbst organisieren.
• Unterstützen Sie Ihre Teammitglieder. 
  Auch wenn Sie nicht physisch vor Ort sind, können Sie Ihre Teammitglieder weiterhin unterstützen. Stellen Sie sicher, dass sie die Ressourcen und Unterstützung haben, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein. Führen Sie am besten regelmäßig Feedback-Gespräche mit jedem Mitarbeiter, um zu zeigen, dass Sie bei Problemen für ihn da sind. Indem Sie in diesen Gesprächen Erfolge loben und Verbesserungsvorschläge geben, unterstützen Sie die persönliche Entwicklung Ihrer Mitarbeiter.
• Zeigen Sie Interesse an Gesundheit und Wohlbefinden.
  Wenn man sich nicht jeden Tag persönlich sieht, lassen sich veränderte Verhaltensweisen nur schwer erkennen. In Einzelgesprächen sollten Sie daher auch auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter achten. Vergewissern Sie sich, dass sie Pausen machen und genügend Zeit für Erholung haben.
• Planen Sie regelmäßige Teambesprechungen.
  Es ist wichtig, dass Sie mit Ihren Teammitgliedern in Kontakt bleiben. Planen Sie regelmäßige Teambesprechungen, um Updates zu erhalten, Probleme zu besprechen und die Teammoral zu stärken. Die Meetings sind auch eine gute Gelegenheit, Lob oder konstruktives Feedback auszusprechen.
• Fördern Sie den Teamgeist.
  Auch wenn Sie nicht persönlich zusammenkommen können, ist es wichtig, dass Ihre Teammitglieder sich miteinander verbunden fühlen. Fördern Sie die soziale Interaktion, indem Sie Teamaktivitäten online organisieren oder virtuelle Kaffeepausen planen.
• Verwenden Sie die richtigen Tools und Technologien.
  Es gibt eine Vielzahl von Tools und Technologien, die Ihnen helfen können, Ihre Teams auf Distanz zu führen. Nutzen Sie diese Tools, um die Kommunikation zu erleichtern, die Zusammenarbeit zu fördern und die Produktivität zu steigern.
• Seien Sie flexibel und reflektieren Sie Ihre Führung.
  Führen auf Distanz erfordert Flexibilität von allen Beteiligten. Seien Sie bereit, auf unerwartete Ereignisse zu reagieren. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre eigene Führungsweise und passen Sie diese an die Bedürfnisse Ihres virtuellen Teams an.

Führen auf Distanz kann eine Herausforderung sein, aber es ist auch eine Chance, neue Führungsansätze zu entwickeln. Wir hoffen, dass wir Ihnen mit unseren Tipps zur Führung auf Distanz weiterhelfen konnten.

Nützliche Tools für die Führung auf Distanz

Technologische Tools und Plattformen spielen eine entscheidende Rolle in der Führung auf Distanz. Dementsprechend ist es unerlässlich, sich mit den richtigen Werkzeugen vertraut zu machen und zu verstehen, wie sie effektiv genutzt werden können. Hier ein Überblick über die wichtigsten Tools:

• Projekt-Management-Tools:
  Projekt-Management-Tools sind integral für die Strukturierung von Aufgaben und die Organisation von Arbeitsabläufen in virtuellen Teams. Beispiele für solche Tools sind Asana, Trello und Jira. Diese Plattformen ermöglichen es, Aufgaben zuzuweisen, Fristen zu setzen und Fortschritte in Echtzeit zu verfolgen. Tipps zur effektiven Nutzung dieser Tools umfassen die klare Definition von Aufgaben, die Festlegung realistischer Fristen und die Förderung der Transparenz, damit Teammitglieder den Überblick über den Projektstatus behalten können.
• Videokonferenzsysteme:
  Für Meetings, Brainstorming-Sitzungen und den persönlichen Austausch sind Videokonferenzsysteme entscheidend. Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams und Cisco Webex ermöglichen es Teams, sich trotz räumlicher Distanz in Echtzeit zu treffen. Wichtig ist, eine klare Agenda für Meetings festzulegen, Interaktionen zu fördern, virtuelle Präsenz zu betonen und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder teilnehmen können.
• Instant-Messaging-Plattformen:
  Kommunikation in Echtzeit ist ein Schlüsselaspekt der Führung auf Distanz – und Instant-Messaging-Plattformen spielen dafür eine zentrale Rolle. Slack, Microsoft Teams und Telegram sind Beispiele für Plattformen, die eine schnelle und direkte Kommunikation ermöglichen. Führungskräfte sollten klare Kommunikationsrichtlinie festlegen, den Austausch von Informationen erleichtern und sicherstellen, dass die Plattform als Ort für Teamkollaboration genutzt wird.

Technologische Tools und Plattformen sind essenzielle Helfer für die Führung auf Distanz. Die effektive Nutzung dieser Werkzeuge ermöglicht nicht nur eine reibungslose Zusammenarbeit, sondern fördert auch Transparenz, Kommunikation und den Erfolg virtueller Teams. Allerdings müssen die Voraussetzungen dafür stimmen: Sorgen Sie dafür, dass alle Teammitglieder auf die erforderlichen Ressourcen zugreifen können und im Umgang mit den Tools geschult sind.

Präsenztreffen in unregelmäßigen Abständen

Trotz der Möglichkeit, mit Remote-Teams auch auf Distanz erfolgreich zu arbeiten, macht es durchaus Sinn, in unregelmäßigen Abständen Präsenztreffen durchzuführen. Solche persönlichen Begegnungen bieten umfassend Gelegenheit für einen intensiven Austausch und die strategische Planung. Ein Beispiel dafür wäre die Durchführung eines Jahresstrategie-Workshops, bei dem Teammitglieder zusammenkommen, um Ziele, Herausforderungen und Meilensteine für das kommende Jahr zu besprechen.

In einem solchen physischen Setting können komplexe Themen detaillierter erörtert werden, und die unmittelbare Interaktion fördert ein tieferes Verständnis. Insbesondere für strategische Diskussionen und das Entwickeln großer Visionen bieten Präsenztreffen den Raum für Kreativität und Innovation, der in virtuellen Umgebungen manchmal schwer zu erreichen ist. Auch die Entwicklung neuer vielleicht auch ungewöhnlicher Ideen gelingt in einem solchen Rahmen häufig besser als im stillen Kämmerlein daheim.

Darüber hinaus eignen sich Präsenztreffen auch für intensive Projektsitzungen. In Phasen, in denen intensive Zusammenarbeit und der direkte Austausch von Ideen erforderlich sind, können Teams von der physischen Präsenz profitieren. Dies fördert nicht nur eine effiziente Problemlösung, sondern stärkt auch das Teamgefühl und die Bindung der Teammitglieder untereinander.

Neue Mitarbeiter: Einarbeitung vor Ort

In Unternehmen, die eine hybride Arbeitsweise praktizieren, kann es außerdem sinnvoll sein, neue Mitarbeiter zunächst in Präsenz einzuarbeiten. Dies gewährleistet nicht nur eine umfassende Einführung in die Unternehmenskultur und -werte, sondern ermöglicht auch den Aufbau einer persönlichen Verbindung zu den Kollegen, beispielweise durch gemeinsame Pausen und Mittagessen.

Die Anfangszeit eines neuen Mitarbeiters ist entscheidend für den erfolgreichen Start in einem Unternehmen. Durch die physische Anwesenheit von Kollegen vor Ort können Fragen sofort geklärt werden, und der soziale Aspekt der Arbeit wird gestärkt. Dies erleichtert die Integration in das Team und trägt dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter schneller wohlfühlen und produktiv arbeiten können – und dem Unternehmen länger erhalten bleiben. Manche Unternehmen haben die Erfahrung gemacht, dass Mitarbeiter, die während der Corona-Pandemie remote eingearbeitet wurden, das Unternehmen schneller wieder verlassen.

Die Einarbeitung vor Ort kann auch dazu beitragen, dass sich neue Teammitglieder besser mit den virtuellen Tools und Plattformen vertraut machen, die in der täglichen Arbeit verwendet werden. Ein persönlicher Austausch erleichtert es, virtuelle Barrieren zu überwinden und schafft eine solide Grundlage für eine erfolgreiche Remote-Arbeit in der Zukunft.

IT-Dienstleister fördern die virtuelle Führung

Die Führung auf Distanz beruht grundsätzlich auf der passenden technologischen Ausstattung. Oder anders gesagt: Ohne die richtige IT-Ausstattung sind Remote Work und nachrangig die virtuelle Führung schlicht nicht möglich. Unser Tipp: Um optimale Voraussetzungen für das Arbeiten im New Normal zu schaffen, können Unternehmen auf die Unterstützung von IT-Dienstleistern zurückgreifen – zum Beispiel von einem Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK.

Diese externen IT-Dienstleister helfen einerseits dabei, die notwendige IT-Ausstattung für Remote Work bereitzustellen – darunter beispielsweise Laptops, zusätzliche Monitore, Dockingstations und Headsets mit Noise Cancelling. Andererseits stellen sie aber auch nützliche Tools bereit und sorgen für deren optimale Integration. Die Spezialisten helfen bei der Auswahl geeigneter Projekt-Management-Tools, Videokonferenzsysteme und Instant-Messaging-Plattformen, die auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind, und ermöglichen dadurch die nahtlose Zusammenarbeit der virtuellen Teams.

Darüber hinaus können IT-Dienstleister Schulungen und umfassenden Support anbieten, um sicherzustellen, dass Führungskräfte und Mitarbeiter die technologischen Tools optimal nutzen können. Die kontinuierliche Unterstützung durch IT-Experten trägt dazu bei, eventuelle Herausforderungen schnell zu überwinden und die Effektivität der Fernführung zu maximieren.

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Weiterführende Informationen:
t3n, HAUFE AKADEMIE, Personio, WPGS
Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text die männliche Form. Gemeint sind jedoch immer alle Geschlechter und Geschlechtsidentitäten.