Digitales Aufräumen

Dateien, Dateien und noch mehr Dateien. Um nicht im Chaos zu versinken, sollten Unternehmen wie Privatleute auf Laptop, Tablet, Smartphone und Co. für Ordnung sorgen – durch digitales Aufräumen! 

Wir erklären, warum digitale Ordnung so wichtig ist und wie Sie dabei am besten vorgehen.

Dem (Daten-)Chaos Herr werden

Unzählige Daten sammeln sich heutzutage nicht nur auf Endgeräten an: Das Smartphone ist durch (ungenutzte) Apps und massenhaft Bildern und Videos zunehmend unübersichtlich; der PC oder Laptop ist vollgestopft mit etlichen Dateien, Downloads und Co.; das E-Mail-Postfach quillt jeden Tag aufs Neue durch eingehende Nachrichten über; und auch auf dem Server oder in der Cloud wachsen die Datenberge stetig in die Höhe.

Die digitale Überladung ist dabei sowohl für Privatpersonen als auch Unternehmen ein inzwischen allgegenwertiges Problem. Denn: In der Flut digitaler Informationen lässt sich leicht der Überblick verlieren. Hinzu kommt, dass es wertvolle Zeit – und oftmals auch Nerven – fordert, die Spreu vom Weizen zu trennen und tatsächlich relevante Informationen zu finden. Darüber hinaus hat die Ansammlung von Daten durch den damit verbundenen Stromverbrauch in Rechenzentren und Cloud-Diensten auch noch negative Auswirkungen auf die Umwelt.

Immer mehr Menschen und Organisationen ergreifen inzwischen Maßnahmen gegen die digitale Überlastung: Durch digitales Aufräumen wollen sie nicht nur Ordnung in die digitale Welt bringen, sondern auch einen Beitrag zum Umweltschutz leisten. Wir fassen die wichtigsten Informationen zum digitalen Aufräumen für Sie zusammen!

Was ist digitales Aufräumen?

Als digitales Aufräumen wird der Prozess der Bereinigung und Organisation von digitalen Dateien, Dokumenten, Bildern, Videos, E-Mails und anderen Daten auf Computer, Tablets und Smartphones, aber auch in ganzen Unternehmensnetzwerken, auf Servern und in der Cloud bezeichnet. Es geht darum, sämtliche digitale Lebensräume einer Aufräumaktion zu unterziehen – angefangen beim Löschen von unnötigen oder doppelten Dateien, über das Überprüfen und Löschen von nicht mehr benötigten E-Mails bis hin zu Bereinigung von Browser-Caches und Browser-Verläufen. Bei allen verbleibenden Daten gilt es, sie in sinnvolle Ordnerstrukturen zu sortieren.

Da die sogenannte digitale Umweltverschmutzung auf der einen Seite zahlreiche Nachteile mit sich bringt und das digitale Aufräumen auf der anderen Seite zu vielen Vorteilen verhilft, gibt es inzwischen sogar den Digital Cleanup Day in Deutschland. Jedes Jahr am 18. März ruft „Let’s Do It! Germany e.V.“ als Trägerverein zum digitalen Frühjahrsputz auf. Wieso diese Aktion so sinnvoll ist? Das wird Ihnen spätestens dann klar, wenn Sie sich die konkreten Vor- und Nachteile einmal anschauen!

Das digitale Chaos & seine Nachteile

Die digitale Unordnung ist mehr als nur ein Ärgernis; sie hat konkrete Auswirkungen auf die Effizienz, die Sicherheit und nicht zuletzt auf die Umwelt. Hier eine Übersicht über die größten Nachteile durch digitales Chaos:

• Produktivitätseinbußen: Ein überfüllter digitaler Arbeitsplatz kann dafür sorgen, dass die Suche nach Dateien oder das Sortieren von E-Mails unglaublich viel Zeit frisst. Auch die verwendeten Geräte arbeiten langsamer, wenn sie digital überfrachtet sind. Diese digitale Überfrachtung belastet dabei nicht nur die Geräte, sondern auch die mentale Kapazität, da ständig versucht wird, den Überblick zu behalten und wichtige Informationen aus einem Meer von Daten herauszufiltern. Das Ergebnis ist eine verminderte Gesamtproduktivität.
• Sicherheitsrisiken: Alte und ungenutzte Programme sind oft nicht auf dem neuesten Stand. Das bedeutet, dass dringend benötigte Sicherheitsupdates möglicherweise nicht durchgeführt sind. Das macht veraltete Programme zu einem leichten Ziel für Malware und Hacker. Die Vernachlässigung digitaler Aufräumarbeiten kann somit die Sicherheit sensibler Daten gefährden.
• Umweltauswirkungen: Jede digitale Datei, die gespeichert wird, verbraucht Energie – sei es auf dem Endgerät oder in einem Datenzentrum. Die Ansammlung nutzloser Daten trägt somit zu einem höheren Energieverbrauch bei, der wiederum den ökologischen Fußabdruck eines Einzelnen oder eines Unternehmens vergrößert.

Im Umkehrschluss lassen sich diese negativen Auswirkungen durch digitale Ordnung ins Positive umkehren, sodass sich durch das digitale Ausmisten sowohl für Einzelpersonen als auch Unternehmen entscheidende Vorteile ergeben.

Die digitale Ordnung & ihre Vorteile

Eine klare Strukturierung digitaler Inhalte bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die einfache Organisation hinausgehen. Die wichtigsten Vorteile sind die folgenden:

• Gesteigerte Produktivität: Eine gut organisierte digitale Umgebung spart Zeit und Mühe bei der Suche nach Dateien und Informationen. Das wiederum erhöht die Effektivität bei der Arbeit oder im privaten Bereich und minimiert Frustrationen, die durch lange Suchzeiten entstehen können.
• Verbesserte Sicherheit: Aktuell gehaltene und regelmäßig überprüfte Systeme sind widerstandsfähiger gegenüber Cyberangriffen. Die Entfernung unnötiger Dateien und Programme verringert die Angriffsfläche für potenzielle Bedrohungen und trägt zu einem sichereren digitalen Raum bei.
• Positive Umweltauswirkungen: Die Reduktion des digitalen Fußabdrucks durch das Löschen unnötiger Daten führt zu einem geringeren Energieverbrauch in Datenzentren und auf Endgeräten. Dies wirkt sich positiv auf die CO2-Bilanz aus und unterstützt nachhaltigere Lebens- und Arbeitsweisen.
• Verbesserte Geräteleistung: Überflüssige Dateien und Anwendungen beanspruchen wertvollen Speicherplatz und können die Leistungsfähigkeit von Geräten beeinträchtigen. Durch regelmäßiges Aufräumen und Aktualisieren bleiben Geräte schneller und zuverlässiger.

Durch die Implementierung einer digitalen Ordnung profitieren Einzelpersonen und Unternehmen also gleichermaßen von einer effizienteren Datenverwaltung, einer höheren Sicherheit und einer umweltfreundlicheren Nutzung digitaler Ressourcen.

Digitales Aufräumen: Schritt für Schritt

Sie möchten ebenfalls für Ordnung in Ihren (Unternehmens-)Daten sorgen? Dann ran an den Speck! Wir haben eine kleine Anleitung zum digitalen Aufräumen für Sie (und Ihre Mitarbeiter) erstellt:

• E-Mail-Konten entrümpeln:
  • Beginnen Sie mit dem Durchforsten Ihrer Inbox. Löschen Sie alte oder irrelevante E-Mails.
  • Nutzen Sie die Suchfunktion, um sich wiederholende Newsletter zu identifizieren und abzubestellen. Fast jede Newsletter-E-Mail enthält am Ende einen Abmeldelink.
  • Räumen Sie auch den Spam-Ordner auf und leeren Sie den Papierkorb, um Speicherplatz freizugeben.
• Smartphone und Tablet aufräumen:
  • Überprüfen Sie Ihre installierten Apps. Löschen Sie alle Anwendungen, die Sie nicht mehr verwenden, um Speicherplatz zu sparen und die Geräteleistung zu verbessern.
  • Organisieren Sie Ihre Fotos und Videos. Löschen Sie Duplikate und unerwünschte Aufnahmen oder laden Sie sie in die Cloud hoch.
• Computer und Laptop bereinigen:
  • Deinstallieren Sie Programme, die Sie nicht mehr benötigen, und entfernen Sie temporäre Dateien, um die Leistung Ihres Geräts zu steigern. Bei allen verbliebenen Programmen sollten Sie nachschauen, ob Sicherheitsupdates zur Verfügung stehen und diese gegebenenfalls durchführen.
  • Durchforsten Sie Ihren Download-Ordner und löschen Sie alles, was nicht mehr benötigt wird.
  • Nutzen Sie Tools zur Duplikat-Suche, um doppelte Dateien zu finden und zu löschen, was ebenfalls zur Effizienz Ihres Systems beiträgt.
  • Auch auf Cookies, Browser-Historien, Plugins und Add-ons sollten Sie einen Blick werfen und schauen, was sich in diesen Bereichen entrümpeln lässt.
  • Prüfen Sie zudem, bei welchen Online-Diensten Sie Nutzer-Konten haben – und ob Sie diese tatsächlich benötigen. Falls nicht, können Sie die Konten getrost löschen.
• Externe Speichermedien überprüfen:
  • Sortieren Sie auch Ihre externen Festplatten und USB-Sticks. Löschen Sie überflüssige Dateien und organisieren Sie die verbleibenden Daten in sinnvoll benannten Ordnern.
• Cloud-Speicher effizient nutzen:
  • Verlagern Sie wichtige Daten in die Cloud, um lokalen Speicherplatz zu sparen. Achten Sie dabei auf eine klare Strukturierung Ihrer Cloud-Ordner.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Cloud-Speicherlösung regelmäßig gesichert wird, um Datenverlust zu vermeiden.
• Sicherheitsaspekte berücksichtigen:
  • Aktualisieren Sie Ihre Software und Betriebssysteme auf die neuesten Versionen, um Sicherheitslücken zu schließen.
  • Überprüfen Sie die Sicherheitseinstellungen Ihrer Geräte und Konten, aktualisieren Sie Ihre Passwörter und aktivieren Sie, wo möglich, die Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Durch das Befolgen dieser Schritte sorgen Sie nicht nur für einen aufgeräumten digitalen Raum, sondern verbessern auch die Sicherheit Ihrer digitalen Identität und Daten. Ein regelmäßige digitale Aufräumaktion trägt zu einem effizienteren und sichereren digitalen Alltag bei.

IT-Experten gegen das digitale Chaos

Gut zu wissen: IT-Dienstleister – beispielsweise die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK – können beim digitalen Aufräumen unverzichtbare Unterstützung bieten, indem sie eine ganze Bandbreite spezialisierter Dienstleistungen anbieten, die auf die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen und Privatpersonen zugeschnitten sind. Das beginnt bei der Beratung und Strategieentwicklung: Die T-Profis analysieren die bestehenden digitalen Umgebungen ihrer Kunden und entwickeln maßgeschneiderte Strategien für das digitale Aufräumen und die Datenverwaltung. Auch durch die Automatisierung regelmäßiger Bereinigungs- und Wartungsarbeiten steigern sie die digitale Ordnung und stellen sicher, dass Systeme stets auf dem neuesten Stand sind.

Darüber hinaus führen IT-Dienstleister fortschrittliche Sicherheitslösungen ein, um die digitale Infrastruktur ihrer Kunden gegen Cyberbedrohungen zu schützen, und bieten Schulungen an, um das Bewusstsein und das Verständnis für die Bedeutung digitaler Ordnung zu erhöhen und Mitarbeitern die Fähigkeiten zu vermitteln, ihre Systeme eigenständig zu verwalten. Und: IT-Fachleute können Unternehmen auch dazu beraten, wie digitale Prozesse umweltfreundlicher gestaltet werden können, um den digitalen Fußabdruck zu reduzieren.

Sie möchten mehr zu den umfangreichen IT-Services erfahren, mit denen IT-Dienstleister Ihre Unternehmen – unter anderem beim digitalen Aufräumen – unterstützen können? Dann melden Sie sich bei einem IT-Systemhaus aus unserem Netzwerk in Ihrer Nähe!

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Weiterführende Informationen:
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