Digitale Rechnungen werden ab dem 27. November 2020 Standard für öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Das bedeutet: Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt zwingend in elektronischer Form abrechnen. Das Problem: Viele scheinen dafür gar nicht gerüstet zu sein.
Wo die Stolpersteine auf dem Weg zur digitalen Rechnungsstellung liegen und welche Maßnahmen Sie nun ergreifen sollten, verraten wir.
Digitale Rechnungen werden ab November Standard.
Bild: Pixabay/FirmBee
Digitale Rechnungen – Standard ab November 2020
Deutschland strebt die nächste Etappe auf dem Weg zur Digitalisierung an. Für alle, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, läuft jetzt die Frist bis zur endgültigen Umstellung im November. Ab diesem Zeitpunkt dürfen öffentliche Institutionen keine konventionellen Rechnungen mehr annehmen.
Wer jetzt glaubt, das sei alles kein Problem, weil er seine Rechnungen eh im PDF-Format per E-Mail schickt, irrt allerdings. Denn die Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung hat exakte Vorgaben bezüglich des Formats und Inhaltes für digitale Rechnungen gemacht.
Wer jetzt noch unvorbereitet ist, sollte also schleunigst handeln. Denn der Zeitraum von der Auswahl einer passenden Software bis zur Implementierung und Anbindung an bestehende Systeme ist größer als gedacht.
Digitale Rechnungsstellung verspricht mehr Effizienz
Obwohl die Richtlinie zur digitalen Rechnungsstellung bereits im Jahr 2014 durch das Europäische Parlament beschlossen wurde, ist der Umstieg in Deutschland noch nicht geschafft. Und natürlich haben andere Länder – darunter Ungarn, Österreich, Italien und die Schweiz – das Projekt längst abgeschlossen.
Aber wie dem auch sei. Fakt ist: Alles, was irgendwie „öffentlich“ ist, darf ab dem 27. November nur noch elektronisch abrechnen. Darunter fallen also Behörden, Verwaltungen, Krankenhäuser, Schulen und so weiter. Wer diese oder ähnliche Institutionen zu seinen Kunden zählt, muss also mitziehen. Eine Ausnahme gilt lediglich für Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 Euro.
Dafür sollen sich aber auch jede Menge Vorteile ergeben, versprechen sämtliche Experten. Bis zu 80 Prozent Zeitersparnis zum Beispiel. Der Grund: Die konventionelle doppelte Buchführung ist nicht nur komplex, sondern bietet auch ein hohes Fehlerpotenzial. Allein dadurch, dass der Faktor Mensch eine tragende Rolle spielt.
Digitale Rechnungen – Bearbeitungszeit durchschnittlich bei 5 Minuten
Traditionelle Papierrechnungen sind ein echter Zeitfresser. Im Schnitt nimmt ihre Bearbeitung 27 Minuten in Anspruch. Im Gegensatz dazu punktet die digitale Rechnung mit gerade einmal fünf Minuten. Das liegt unter anderem daran, weil die automatische Texterkennung ein wesentlicher Bestandteil des Konzeptes ist. In Summe ergibt sich daraus auch eine geringere Umlaufzeit von bis zu zwei Tagen weniger.
In der Praxis hingegen druckt gar die Hälfte aller KMUs noch jede Rechnung aus, um sie mit einem Eingangsstempel zu versehen. Am Ende des Tages entstehen durch die verstaubten Prozesse hohe Kosten und Aufwände, die überhaupt nicht sein müssten.
Warum aber setzen noch immer so viele Unternehmen auf die klassische, doppelte Buchführung und traditionelle Papierrechnungen? Zum einen „weil wir das schon immer so gemacht haben“, zum anderen fallen Unkenntnis, die fehlende Investitionsbereitschaft oder der Mangel an Fachpersonal ins Gewicht. Trotzdem tickt ab jetzt die Uhr für alle Unternehmen, die künftig nicht auf Aufträge von öffentlichen Einrichtungen verzichten wollen oder können.
Digitalisierung von Rechnungen – jetzt starten
Auch unabhängig von der Kundenstruktur ist der Umstieg auf die digitale Rechnungsstellung aus mehreren Gründen empfehlenswert, zumal Investitionen in zukunftsfähige und leistungsstarke IT-Lösungen in Zeiten der Digitalisierung sowieso obligatorisch sind und das papierlose Büro durchaus erstrebenswert ist.
Bei der Auswahl und Entscheidung für eine passende Software helfen Ihnen unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK gerne weiter. Und selbstverständlich kümmern sich unsere Dienstleister auch um die fachgerechte Implementierung, inklusive Schnittstellenanbindung an bestehende (ERP-)Systeme, soweit erforderlich. Nehmen Sie einfach und unverbindlich Kontakt zu uns auf, lassen Sie sich beraten und profitieren Sie schon bald von einer deutlich gesteigerten Effizienz und Schnelligkeit durch die Umstellung auf eine digitale Rechnungsstellung.
Geschrieben von
Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen
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