Kollaboratives Arbeiten

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Kollaboratives Arbeiten findet in der Geschäftswelt immer mehr Anklang. Dabei ist vielen Unternehmen nicht so ganz bewusst, was das genau ist und welche Technik sie für kollaborative Arbeit benötigen.

Wir erklären, was kollaboratives Arbeiten ist und welche Technik Unternehmen dafür anschaffen sollten.

Kollaboration in der neuen Arbeitswelt

Sie wissen es: Die vergangenen Monate , fast schon Jahre, haben die Arbeitswelt ziemlich auf den Kopf gestellt. Die ungewöhnlichen Umstände haben für einige Aufregung gesorgt, als plötzlich so viele Mitarbeiter wie möglich von zuhause aus arbeiten sollten, um dadurch das Infektionsgeschehen einzudämmen. Sie mussten dafür nicht nur kurzfristig mit der passenden Hardware und Software ausgestattet werden, sondern sich auch an neue (virtuelle) Arbeitsmethoden und -abläufe gewöhnen – und das alles in einer ohnehin schon sehr aufwühlenden Zeit.

Als ein Segen haben sich in dieser Ausnahmesituation Kollaborationstools erwiesen – allen voran Microsoft Teams. Über diese Tools wurden Aufgaben verteilt, Abstimmungen getroffen und die virtuelle Zusammenarbeit ermöglicht. Diese Erfahrung haben Sie vielleicht ebenfalls gemacht und dabei festgestellt: Die Arbeit lässt sich durchaus auch auf diesem Weg effizient erledigen.

Aber haben Sie sich auch schon mal gefragt, was der Begriff Kollaboration genau meint und was als kollaboratives Arbeiten eigentlich zu verstehen ist? Und: Sind Sie sicher, dass Ihr Unternehmen technisch bereits vollständig auf dieses kollaborative Arbeiten ausgerichtet ist?

Was ist kollaboratives Arbeiten?

Kollaboratives Arbeiten meint eine spezielle Form der Zusammenarbeit innerhalb eines Teams. Üblicherweise ist es so, dass Teams gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten, die Team-Mitglieder aber meist einzelne Aufgaben übernehmen und eher nebeneinander als gemeinsam arbeiten.

Bei der kollaborativen Arbeitsweise ist genau das anders: Hier geht es darum, dass Teams gemeinsam an einem Projekt arbeiten; alle übernehmen dann auch gemeinsam alle Teilaufgaben und arbeiten daran direkt zusammen. Oder anders gesagt: Alle Beteiligten arbeiten gemeinsam und gleichzeitig an dem aktuellen Projekt.

Zuletzt ist dies häufig virtuell erfolgt. Dafür ein einfaches Beispiel: Ein Team soll eine Präsentation vorbereiten; in einem gemeinsamen Online-Meeting erstellt das Team über Google Sheets ein Dokument, bespricht den inhaltlichen Aufbau und befüllt gemeinsam die einzelnen Folien mit den benötigten Inhalten, bis die Präsentation fertiggestellt ist. Aber dauert das nicht länger, als wenn zum Beispiel jeder für sich allein schnell eine Folie erstellen würde? Nicht unbedingt. Und damit kommen wir zu den Vorteilen des kollaborativen Arbeitens.

Kollaboratives Arbeiten: Was sind die Vorteile?

Zeitersparnis ist nur einer der Vorteile, die kollaboratives Arbeiten für Unternehmen mit sich bringt. Hier eine Übersicht:

• Zeitersparnis: Wenn alle Beteiligten zeitgleich an einem Projekt arbeiten und einsehen können, woran gearbeitet wird, können sie Feedback, Anregungen und Verbesserungsvorschläge direkt einbringen, sodass das Ergebnis wirklich final ist. Langwierige Korrekturschlaufen fallen weg, was häufig eine sehr deutlich Zeitersparnis bedeutet.
• Kommunikation: Kollaboratives Arbeiten bedeutet, dass sich die Beteiligten in einem ständigen Austausch miteinander befinden. Das übt die Kommunikationsfähigkeit eines jeden Einzelnen, die sich dann auch aus den Teams heraus in das gesamte Unternehmen weitertragen lässt.
• Transparenz: Alle Team-Mitglieder wissen genau über die Arbeitsfortschritte bescheid und kennen alle Zusammenhänge; sie wissen genau, wie und weshalb es zu welchem Ergebnis gekommen ist und können Entscheidungen besser mittragen. Durch die Transparenz werden auch doppelte Aufgaben vermieden, zu denen es häufig kommt, wenn Verantwortungen nicht klar kommuniziert sind. Beim kollaborativen Arbeiten sind alle gemeinsam für alles verantwortlich.
• Innovation: Jeder Mensch denkt anders; wenn Ideen in die Runde geworfen, aufgegriffen und weiterentwickelt werden, können ganz neue Ansätze entstehen, die das Projekt, aber auch das ganze Unternehmen voranbringen. Wenn jeder sein eigenes Süppchen kocht, lassen sich solche Potenziale häufig nicht ausschöpfen.
• Teamgeist: Durch die direkte Zusammenarbeit und engen Abstimmungen wächst das Team zusammen. Die Team-Mitglieder ziehen an einem Strang und kommen gemeinsam ans Ziel. Das wirkt sich nicht nur positiv auf das Team selbst aus, sondern auch auf das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen.
• Flexibilität: Kollaboratives Arbeiten gelingt sowohl auf Distanz als auch vor Ort im Büro. Das schafft eine enorme Flexibilität: Jeder kann flexibel wählen, ob er von zuhause aus oder im Büro arbeiten möchte.

Sie sehen: Die Liste der Vorteile ist lang – und ließe sich noch weiterführen. Es gibt aber einen entscheidenden Haken: Kollaboratives Arbeiten braucht die richtige Ausstattung.

Die richtige Technik für kollaboratives Arbeiten

Damit kollaboratives Arbeit funktionieren kann, braucht es vor allem die richtige Ausstattung. Die speziellen auf Collaboration-Tools haben wir bereits erwähnt. Hinzu kommt aber noch die passende Hardware. Das fängt schon mit mobilen Endgeräten, sprich: Laptops, an. Denn: Sich zusammen hinzusetzen und direkt an der Aufgabe zu arbeiten, ist die Quintessenz  des kollaborativen Arbeitens – und niemand schleppt dazu seinen Desktop-PC in den Meeting-Raum oder die spezielle Zone für Teamarbeit.

Einige Unternehmen gehen angesichts der Tendenz zu hybridem Arbeiten – zum Beispiel mit dem 3-2-2-Modell – bereits dazu über, dass Mitarbeiter keine festen Arbeitsplätze im Büro haben, sondern sich für Desksharing-Arbeitsplätze anmelden. Diese sind dann meist mit einer universellen Dockingstation, externen Monitoren und Co. ausgestattet, sodass jeder Mitarbeiter produktiv und ergonomisch daran arbeiten kann.

Notwendig werden in den Meeting-Räumen oder kreativen Arbeitszonen zudem interaktive Displays. Als Dreh- und Angelpunkt kommt ihnen sogar eine zentrale Rolle zu. Viele Hersteller haben den Trend schon lange erkannt und richten ihre Technik auf die neuen Anforderungen aus. Ein Beispiel: iiyama.

Interactive Displays von iiyama für kollaborative Meetings

iiyama ist ein Hersteller aus Japan, der sich schon sehr lange auf hochmoderne Bildschirme für verschiedene Einsatzgebiete spezialisiert hat. Inzwischen spielt iiyama in der Geschäftswelt mit innovativen Business-Produkten ganz vorn mit. Bestes Beispiel dafür: die interaktiven Displays (nicht nur) für kollaborative Meeting. Installiert in Meeting-Räumen und kreativen Arbeitszonen, sind sie sozusagen die Basis für das kollaborative Arbeiten und unterstützen Teams dabei, ihr kreatives Potenzial voll zu entfalten. So auch die Geräte aus der PROLITE 04-Serie und der PROLITE 02-Serie. Hier ein Überblick zu den jeweils wichtigsten Merkmalen:

• Die interaktiven Displays der PROLITE 04-Serie gibt es in den Größen 65“ (TE6504), 75“ (TE7504), 86“ (TE8604) und 98“ (TE9804). Sie verfügen über eine 4K-UHD-Auflösung (3840×2160), zudem findet die sogenannte PureTouch-IR-Technologie Anwendung, die eine Berührungsgenauigkeit von 1 mm bietet und damit eine besonders angenehme und schnelle Touch-Funktionalität ermöglicht. Mit 24-Stunden-Betriebszeit, einen Vollmetall-Rahmen sowie 3 mm dickes Hartglas eignen sich diese Displays sogar für einen Einsatz in robusteren Umgebungen. 
• Die PROLITE 02-Serie besteht aus drei verschiedenen Modellen in den Größen 65“ (TE6502), 75“ (TE7502) und 86“ (TE8602). Sie überzeugen mit hochwertigen LCD-Displays mit VA-Panel-Technologie beziehungsweise IPS-Panel-Technologie (86″-Zoll-Modell) sowie ebenfalls durch eine 4K-UHD-Auflösung (3840×2160). Die 02-Serie nutzt eine spezielle Touch-Technologie mir 20 Touch-Punkten, die auf Infrarot-Lichtquellen und -Sensoren im Displayrahmen beruht. Auch für diese Serie verwendet iiyama Vollmetall-Rahmen und 4 mm dickes Hartglas für einen bestmöglichen Schutz der High-Tech-Geräte.

Aber warum genau sind die Geräte dieser beiden Serien so gut geeignet für kollaborative Arbeitsweisen? Was macht sie so besonders interaktiv?

Zusammenarbeit: agil, produktiv, kollaborativ

Nicht nur durch die Touch-Funktion sind die Bildschirme von iiyama auf Interaktivität ausgerichtet. Mit verschiedenen Features bilden sie vielmehr die Grundlage dafür, dass Teams agil, produktiv und kollaborativ zusammenarbeiten. Das beginnt bei der nahtlosen Konnektivität mit den Endgeräten der Team-Mitglieder: Über iiyamas kostenlose Lösung ScreenShare Pro lassen sich Inhalte von jedem Gerät aus auf das Interactive Display streamen – etwa um im eingangs genutzten Beispiel gemeinsam an einer Präsentation zu arbeiten.

Genauso lassen sich die interaktiven Bildschirme auch als Whiteboard nutzen, sodass Teams ihre Ideen sammeln und gemeinsam weiterentwickeln können. Apps wie Note, Browser und Cloud Drive schaffen hier viele Möglichkeiten. Zudem können Nutzer Apps herunterladen, die sie für ihre kollaborative Arbeit benötigen, und über Cloud-Drive auf ihre Google-Drive- oder OneDrive-Konten zugreifen. Und auch Remote-Kollegen lassen sich natürlich virtuell dazu holen.

Ein besonderer Clou: Der Bildschirm lässt sich durch einen iiyama Slot-PC ergänzen, wodurch er sich sozusagen in einen Windows-PC verwandelt. Die Teams können auf diese Weise auf das gesamte Microsoft-Ökosystem zugreifen und die bewährten Microsoft-Business-Tools verwenden.

IT-Fachleute statten mit Technik aus

Sie sehen: Mit der richtigen Technik sind die Möglichkeiten für kollaboratives Arbeiten schier grenzenlos. Sie möchten noch etwas genauer wissen, welchen Nutzen interaktive Displays für Ihr Unternehmen haben? Oder wollen Sie die bisherigen Arbeitsplätze Ihrer Mitarbeiter für das Desksharing-Konzept umrüsten oder für die hybride Arbeitswelt fit machen – unter anderem durch Dockingstations und externe Monitore?

Die IT-Fachleute aus dem IT-SERVICE.NETWORK beraten Sie gern zu der benötigten Ausstattung sowie den zur Wahl stehenden Geräten und stellen Ihnen selbstverständlich auch die hochwertigen Bildschirme von iiyama vor – sowohl die interaktiven Displays für Meeting-Raum und Co. als auch die externen Monitore für einzelne PC-Arbeitsplätze.
Sie haben Interesse an einer ersten unverbindlichen Beratung? Dann bemühen Sie doch einfach unsere Dienstleistersuche und finden darüber auch in Ihrer Nähe einen passenden IT-Dienstleister. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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Weiterführende Links:
Karrierebibel, Business User, iiyama, iiyama