Offboarding

Dass sich die Wege eines Unternehmens und eines Mitarbeiters trennen, kommt immer mal wieder vor. Wichtig ist in solchen Fällen, das Offboarding durchdacht und strukturiert anzugehen.

Wir erklären, worauf Unternehmen beim Offboarding achten müssen – auch aus Sicht der IT.

Wenn sich die Wege trennen

Gründe dafür, dass sich die Wege eines Unternehmens und eines Mitarbeiters trennen können, gibt es viele. Einerseits wären da betriebliche Kündigungen. Sie können notwendig werden, weil es zu finanziellen Engpässen gekommen ist und Einsparungen bei den Personalkosten vorgenommen werden müssen. Vielleicht stimmt es menschlich nicht und ein Mitarbeiter passt einfach nichts in Team. Oder aber er erfüllt die ihm gesteckten Ziele nicht. Kündigungsgründe seitens des Arbeitgebers sind zahlreich.

Andererseits wären da freiwillige Kündigungen seitens der Mitarbeiter. Möglicherweise sind sie mit ihrem Aufgabengebiet unzufrieden. Vielleicht sagt ihnen die Unternehmenskultur nicht zu. Eventuell gibt es Unstimmigkeiten mit Kollegen. Auch möglich ist, dass die Vergütung nicht stimmt und ein besseres Angebot vorliegt. Oder die Arbeitsbelastung ist zu hoch. Es kann auch sein, dass sich die privaten Umstände verändern und ein Umzug ansteht.

Aus welchen Gründen auch immer sich Unternehmen und Mitarbeiter voneinander trennen: Wichtig ist, dass das Offboarding sachlich und strukturiert vonstatten geht. Aber warum ist das so wichtig? Und was ist Offboarding überhaupt?

Was ist Offboarding?

Unter Offboarding ist der Prozess der Ausgliederung von Mitarbeitern zu verstehen – sei es durch einen freiwilligen Austritt, eine betriebliche Kündigung oder die anstehende Pensionierung. Beim Offboarding-Prozess, auch Exit-Management genannt, sind sowohl eine rein organisatorische als auch eine emotionale Komponente zu berücksichtigen.

Grundsätzlich gilt daher: Wie beim Onboarding handelt es sich beim Offboarding um einen komplexen und wichtigen Vorgang, den Unternehmen nicht unterschätzen sollten. Denn: Auch ausscheidende Mitarbeiter sind weiterhin Markenbotschafter für ein Unternehmen; schließlich werden sie bei ihrem neuen Arbeitgeber sicherlich auch von ihrem alten Arbeitsumfeld berichten. Und auch im Bekanntenkreis wird über neue Arbeitssituationen, die Gründe für die Veränderung und die Abläufe bei der Trennung gesprochen.

Unternehmen sollten den Offboarding-Prozess daher unbedingt als eine Chance sehen, um noch einmal einen positiven Eindruck beim Mitarbeiter zu hinterlassen. Zudem sollten sie verhindern, dass der Abgang unternehmensintern zu einem Chaos führt.

Offboarding-Prozess mit Vorteilen

Fakt ist: Ein gleichermaßen effizienter, sachlicher und menschlicher Offboarding-Prozess bringt Unternehmen am Ende des Tages viele Vorteile ein. Aber welche Vorteile sind das genau? Hier ein kurzer Überblick:

• Automatisierung:
  Wenn der Offboarding-Prozess einmal effizient aufgebaut worden ist, lassen sich einige Aufgaben automatisieren. Hinzu kommt, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden und dass Schritt für Schritt alle Aufgaben rund um die Ausgliederung effizient abgearbeitet werden können.
• Employer Branding:
  Wenn das Offboarding mit einer positiven Grundhaltung endet, hinterlässt das sowohl beim ausscheidenden Mitarbeiter als auch bei seinen Kollegen einen positiven Eindruck. Das Employer Branding kann dadurch nur profitieren.
• Wissenstransfer:
  Trennen sich Unternehmen und Mitarbeiter im Guten, ist der Mitarbeiter eher gewillt, sein Wissen im Zuge einer geordneten Übergabe an seine temporäre Vertretung oder den endgültigen Nachfolger so gut es geht weiterzugeben. Das sorgt dafür, dass die Prozesse nach dem Weggang möglichst störungsfrei fortgesetzt werden können.
• Rückkehr:
  Manchmal führen Wege, die sich einmal getrennt haben, auch wieder zueinander – das ist auch bei Unternehmen und ihren Mitarbeitern so. Für Unternehmen ist das oft vorteilhaft: Sie müssen den neuen/alten Kollegen nicht mühsam einarbeiten, weil er das Unternehmen bereits kennt, zudem hat er an Erfahrung hinzugewonnen und bringt neue Ideen mit.
• Absicherung:
  Ein strukturierter Onboarding-Prozess trägt auch dazu bei, dass das Ausscheiden eines Mitarbeiters die IT-Sicherheit und den Datenschutz nicht gefährdet. Hier hat vor allem die IT-Abteilung einige Aufgaben zu stemmen.

Sie sehen: Es macht durchaus Sinn, dass sich Unternehmen einmal intensiv mit dem Offboarding beschäftigen und einen einheitlichen Prozess aufsetzen, der ihnen die Ausgliederung von Mitarbeitern für die Zukunft vereinfacht.

HR und IT arbeiten zusammen

Beim Offboarding-Prozess übernimmt die Personalabteilung die führende Rolle und kümmert sich um die Aufgabensteuerung. Beispielsweise informiert sie die Führungskräfte darüber, welche Feedback-Gespräche oder auch Offboarding-Gespräche anstehen und terminiert werden müssen. Zudem informiert sie darüber, wann der letzte Arbeitstag ansteht.

Zusammen mit der direkten Führungskraft gilt es auch, zeitig eine schnelle Nachfolgeregelung zu finden, damit noch möglichst rechtzeitig eine Übergabe aller wichtigen Aufgaben stattfinden kein. Auch die Erstellung eines Arbeitszeugnisses für den ausscheidenden Mitarbeiter gibt die Personalabteilung häufig in Auftrag.

Die IT-Abteilung bezüglich der Ausgliederung anzusteuern, gehört in vielen Unternehmen ebenfalls zum Aufgabenbereich der Personalabteilung. Gerade hier gilt es, keine wichtigen Aufgaben zu vergessen. Denn: Aus Gründen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes gibt es in Sachen IT deutlich mehr zu erledigen, als lediglich die zur Verfügung gestellte Hardware in Empfang zu nehmen. Eine Offboarding-Checkliste für die IT ist daher ungeheuer wichtig.

Offboarding-Checkliste für die IT

Die Aufgaben, die in der IT-Abteilung durch den Offboarding-Prozess entstehen, sind genauso wichtig wie zahlreich – und keiner der Schritte sollte vergessen werden. Wir haben daher eine Offboarding-Checkliste für die IT für Sie zusammengestellt:

• Rückgabe der IT-Ausstattung: 
  Die wohl offensichtlichste Aufgabe der IT-Abteilung ist es, die IT-Ausstattung des ausscheidenden Mitarbeiters einzufordern. Im Idealfall existiert eine genaue Aufstellung darüber, welches Equipment dem Mitarbeiter beim Onboarding oder später zur Verfügung gestellt worden ist, sodass sich bei der Rückgabe Laptop, Headset, Maus und Co. Punkt für Punkt abhaken lassen.
• Weiterleitung der E-Mail-Adresse:
  Höchstwahrscheinlich werden auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters noch einige wichtige E-Mails über seine Adresse eingehen. Hier ist es wichtig festzulegen, an wen diese E-Mails stellevertretend gehen sollen. Eine entsprechende Weiterleitung ist durch die IT-Abteilung einzurichten.
• Entfernung der Zugangsrechte:
  Sowohl der Zugang zum Unternehmensgebäude, beispielsweise mit einer Schlüsselkarte, als auch zu Datenbanken und Tools ist nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters zu beschränken. Insbesondere auf personenbezogene Daten, Dokumente und Programme sollten Zugangsrechte unbedingt entzogen werden. Das gilt vor allem bei einer nicht einvernehmlichen Trennung: Ein Mitarbeiter könnte die Zugänge nutzen, um dem Unternehmen zu schaden; auch Betriebsgeheimnisse könnten an Dritte weitergegeben werden (Stichwort: Sabotage).
• Änderung von Passwörtern:
  Vor allem bei Tools, die von mehreren Mitarbeitern mit denselben Zugangsdaten genutzt werden, sollten die Passwörter nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters geändert werden.
• Löschung persönlicher Daten:
  Der Datenschutz sieht vor, dass personenbezogene Daten zu löschen sind, sofern sie nicht mehr benötigt werden. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind die Daten von Ex-Mitarbeitern daher zu löschen.

Für IT-Abteilungen bietet es sich grundsätzlich an, sowohl den Onboarding- als auch den Offboarding-Prozess zu standardisieren. Das spart letztlich nämlich Zeit und Geld.

IT-Fachleute unterstützen Unternehmen

Die Aufgaben rund um das Offboarding sind dementsprechend ziemlich vielfältig. In dem ein oder anderen Unternehmen stellt sich vielleicht die Frage, wie sich das alles bewältigen lässt – vor allem wenn es vielleicht nur einen einzelnen IT-Verantwortlichen gibt und keine ganze IT-Abteilung. Des Rätsels Lösung ist in diesem Fall: Greifen Sie doch auf einen externen IT-Dienstleister zurück!

Die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK unterstützen ihre Kunden beispielsweise mit einem umfassenden Rechte-Management. Ist so eine System im Einsatz, lassen sich Zugangsberechtigungen mit wenigen Klicks entfernen. Auch bei der Bereitstellung und Bereinigung von Hardware sind unsere IT-Dienstleister gern behilflich. Viele von ihnen stellen Unternehmen neue Hardware bereits konfiguriert zur Verfügung. Und scheidet ein Mitarbeiter aus, kümmern sie sich darum, abgegebene Geräte rückstandslos zurückzusetzen.

Sie möchten erfahren, wie die IT-Systemhäuser aus unserem Netzwerk Ihrem Unternehmen überdies dienlich sein können? Unser Tipp: Nehmen Sie doch einfach Kontakt auf und lassen Sie sich zu Ihren ganz individuellen Anliegen beraten. Wir freuen uns auf Sie!

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Weiterführende Links:
rexx systems, perbit, kiwiHR, haufe