Onboarding-Checkliste für die IT

Eine Onboarding-Checkliste für die IT vereinfacht und beschleunigt die Integration neuer Mitarbeiter. Dadurch lässt sich sicherstellen, dass die neuen Kollegen unmittelbar in der Lage sind, mit ihrer Arbeit zu beginnen. Und Zeit ist schließlich vor allem eines: Geld.

Wir erklären, wie eine derartige Checkliste aussehen kann und worauf Sie beim Onboarding achten sollten.

Durch eine Onboarding Checkliste vereinfacht sich die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Bild: Pixabay/Free-Photos

Onboarding-Checkliste – nicht nur für die IT von hohem Nutzen

In vielen Unternehmen spielt das Thema Onboarding noch immer eine untergeordnete Rolle. Häufig besteht der Ablauf bei Neueinstellungen lediglich darin, den Arbeitsvertrag zu unterzeichnen und irgendwann das Team über den kommenden Neuzugang zu informieren. Tritt der neue Mitarbeiter dann erstmals seine Tätigkeit an, sorgt die mangelnde Vorbereitung dafür, dass sich Abläufe verzögern, bestehende Angestellte aus ihrem eigentlichen Tagesgeschäft herausgerissen werden und eigentlich niemand so genau weiß, was nun als erstes zu tun ist.

Eine Onboarding-Checkliste hilft dabei, genau diese Stolpersteine aus dem Weg zu räumen. Abgesehen von den Aufgaben, die sich für die IT ergeben, sollten auch alle anderen Aspekte rund um die Integration neuer Mitarbeiter in die Checkliste aufgenommen werden.

Allgemeine Onboarding-Aufgaben erfassen

Es fängt beispielsweise schon damit an, wer den neuen Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag in Empfang nimmt und ihm die Räumlichkeiten zeigt. Und dann geht es munter weiter. Folgende Fragen sollten für die Erstellung eines Onboarding-Konzepts beantwortet werden:

• Wer begrüßt den Neuzugang und übernimmt den Rundgang sowie die Vorstellungsrunde?
• Wer kümmert sich um die Ausgabe von Zugangschips, Stempelkarten und Equipment?
• Gibt es einen Mentor? Wenn ja, wer übernimmt diese Aufgabe?
• Wer informiert den neuen Mitarbeiter über die wichtigsten Unternehmensregeln, zum Beispiel zum Verhalten am Telefon, zu Prozessen bei Krankheit und Urlaub oder zu Pausenzeiten?

Darüber hinaus ist es unerlässlich, die IT-Abteilung beziehungsweise den IT-Dienstleister rechtzeitig über die Neueinstellung sowie den ersten Arbeitstag zu informieren und die daraus resultierenden Aufgaben in die Checkliste zu integrieren – diese sind nämlich meist elementar.

Ohne die benötigte Hardware und Software kann kein Mitarbeiter richtig starten. Bild: Unsplash/Luke Peters

Onboarding: Vergessen Sie auf keinen Fall die IT!

Fangen neue Mitarbeiter an und die IT ist nicht oder zu spät informiert worden, geht erst einmal gar nichts. Das fängt schon bei eventuell fehlender Hardware und Software an und reicht bis zur noch nicht vorhandenen geschäftlichen E-Mail-Adresse. Ohne diese grundlegenden Dinge kann kaum einer neuer Mitarbeiter mit seiner neuen Tätigkeit beginnen.

Zudem bleibt ein fader Beigeschmack auf Mitarbeiterebene. Gerade die Generation der Digital Natives und jungen Fachkräfte zeigt in Zeiten des „War of Talents“ nur wenig Verständnis für eine schlechte Vorbereitung, die darüber hinaus auch schnell als mangelnde Wertschätzung interpretiert werden kann.

Im Idealzustand (und bei großen Konzernen alternativlos) ist ein durchgängiges, digitales Onboarding. Das sieht beispielsweise so aus, dass nach dem Unterschreiben des Arbeitsvertrags automatisch Tickets an die IT und alle anderen beteiligten Abteilungen versendet werden. Kleinere und mittelständische Unternehmen müssen aber nicht gleich mit Kanonen auf Spatzen schießen, hier lässt sich auch ein kostengünstigerer Prozess in Gang setzen.

Onboarding-Checkliste für die IT

Damit die IT-Abteilung oder der externe IT-Dienstleister ihre Arbeit beim Onboarding-Prozess erfüllen können, sollte sie beziehungsweise er rechtzeitig eine Onboarding-IT-Checkliste erhalten. Wichtige Aspekte darin:

• Wann ist der erste Arbeitstag des Mitarbeiters? Nur durch diese Information lässt sich sicherstellen, dass die benötigte Hardware und Software dann auch vorhanden ist.
• Welche Hardware benötigt der neue Mitarbeiter? Unser Tipp: Denken Sie dabei nicht nur in den Kategorien PC, Monitor, Tastatur und Maus, sondern auch an Headsets, Dockingstations oder Firmenhandys. Und bedenken Sie gegebenenfalls auch das Thema Home-Office-Ausstattung.
• Welche Software benötigt der Mitarbeiter? Auch dabei geht es nicht nur um allgemeine Produkte wie beispielsweise Office 365, sondern beispielsweise auch um Lizenz-Software wie Adobe Photoshop oder Zugänge zu cloudbasierten Online-Tools. Unser Tipp: Falls Sie es noch nicht getan haben, nutzen Sie die Implementierung Ihres Onboarding-Prozesses auch, um Erkenntnisse für ein detailliertes Lizenz-Management zu gewinnen.
• Welche Zugänge benötigt der neue Mitarbeiter? Im Zuge eines sicheren Zugriff- und Rechtemanagements ist es für die IT wichtig zu wissen, auf welche Programme und Daten(banken) der neue Kollege in seiner Rolle zugreifen kann/soll/muss.
• Benötigt der neue Mitarbeiter Schulungen oder Training, um die im Unternehmen eingesetzte Software adäquat nutzen zu können? Falls ja: Definieren Sie die Verantwortlichkeiten und Termine vor Arbeitsantritt.
• Security Awareness und Datenschutz: Auch für diese Themen sind entsprechende Schulungen zu planen und zu terminieren.

Sie sehen: Diese Liste ist nicht unbedingt kurz und die darin genannten Punkte für so ziemlich jedes Unternehmen wichtig. Es können sogar, je nach Unternehmen, noch weitere Aufgaben hinzukommen. Das gilt umgekehrt übrigens auch für das Offboarding, das die IT-Abteilung noch vor einige weitere Herausforderungen stellt.

Unterstützung beim technischen Onboarding

Ein vollständiger Onboarding-Prozess spart jedem Unternehmen, Kollegen und neuen Mitarbeitern Zeit und Kosten. Ist er einmal erstellt, muss er nachfolgend auch nur noch an den jeweils neuen Mitarbeiter angepasst werden. Sie machen sich die Mühe also nur einmal. Die Bedeutung dieses Themas ist aus den genannten Gründen auf jeden Fall nicht zu unterschätzen.

Falls Ihnen der Aufwand dennoch zu groß ist, holen Sie sich doch einfach Unterstützung ins Haus – beispielsweise durch unsere erfahrenen Dienstleister aus dem IT-SERVICE.NETWORK. Von der Hardware- und Software-Beschaffung über das Lizenz-Management bis zu Mitarbeiterschulungen entlasten Sie unsere Experten gern und sichern Ihnen so die Möglichkeit, sich weiterhin voll auf Ihr Tagesgeschäft zu konzentrieren. Interesse? Dann nehmen Sie dazu gern unverbindlich Kontakt mit uns auf!

Weiterführende Links:
Netzpalaver, Gründerszene, FAZ

Geschrieben von

Lena Klaus

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Seit 2013 kennt sie die IT-Branche und hat sich in diesem Zusammenhang auf B2C- und B2B-orientierte Content-Plattformen spezialisiert.

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