Vernetztes und ortsunabhängiges Arbeiten nimmt zu. Die dafür benutzten Endgeräte sind Arbeitgeber-Rechner. Sie werden jedoch gern für die private Internetrecherche, Kommunikation oder zum Ablegen privater Daten benutzt – wie stationäre Rechner im Büro auch.
Wie klar ist in Ihrem Unternehmen die private Nutzung von Firmenlaptop und Co. geregelt? Einige interessante Denkanstöße dazu lesen Sie hier.
Urlaubsrecherche: Arbeitgeber-Rechner werden auch privat genutzt.
Privates Surfen auf Arbeitgeber-Rechner
Angebote für den nächsten Urlaub checken, Bestellungen in Online-Shops oder mal eben bei Facebook vorbeischauen: Ein mit dem Internet verbundener Arbeitgeber-Rechner ist prädestiniert, ihn auch privat zu nutzen. Der Arbeitgeber kann das jedoch generell untersagen, auf die Pausen oder den Feierabend beschränken sowie den Abruf von Seiten über das Firmennetzwerk sperren lassen.
Für die Mitarbeitermotivation sei dies jedoch in den meisten Fällen kontraproduktiv, erklären Arbeitspsychologen. Und was ist überhaupt mit der privaten Nutzung im Außendienst oder Home Office? Regeln Sie daher die private Nutzung von Internet und Arbeitsnotebook in Ihrem Unternehmen. (Anstößige oder strafrechtlich relevante Nutzung werden im Folgenden nicht beachtet.)
Firmenlaptop – schaffen Sie klare Nutzungsregeln
In welchem Umfang dürfen Mitarbeiter das Firmennetz oder Ihren Firmenlaptop privat nutzen? Eine schriftliche Vereinbarung dazu ist ratsam für jedes Unternehmen. Dies kann über den Arbeitsvertrag, eine Dienstvereinbarung oder extra Nutzungsregelung erfolgen. Beachten Sie dabei, dass diese Vereinbarung sowohl den zeitlichen als auch inhaltlichen Umfang der Nutzung festschreibt.
Aber: Ist in Ihrer Firma beispielsweise das private Surfen im Netz auf Arbeitgeber-Rechner bislang üblich oder geduldet, kann das als stillschweigende Einwilligung Ihrerseits gelten.
Privat Surfen im Firmen-WLAN
Das private Smartphone ist meist griffbereit – auch bei der Arbeit. Ist das Gerät mit dem WLAN Ihres Unternehmens verbunden und wird es zum privaten Surfen genutzt, ist es genauso, als würde der Arbeitgeber-Rechner dafür genutzt werden (beachten Sie dazu auch den folgenden Abschnitt). Werden fürs private Surfen die eigenen mobilen Daten genutzt, dürfen Sie nicht auf die Verbindungsdaten zugreifen.
Privat surfen im WLAN der Firma oder mit den mobilen Daten macht einen Unterschied.
Arbeitgeber-Rechner überwachen
Eine systematische Überwachung der Arbeitgeber-Rechner ist grundsätzlich verboten. Sie verletzten damit die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter. Haben Sie Ihren Mitarbeitern erlaubt, ihren Firmenlaptop privat zu nutzen? Dann unterliegt beispielsweise das private Surfen dem Fernmeldegeheimnis (§ 88 TKG).
Liegen allerdings Anhaltspunkte für einen Arbeitszeitmissbrauch vor, können Sie im Einzelfall und unter bestimmten Voraussetzungen die Firmenlaptop-Nutzung des betreffenden Mitarbeiters stichprobenartig kontrollieren und dokumentieren. Jedoch sollten Sie sich dazu rechtlich beraten lassen – bevor Sie die Nutzung überwachen (lassen).
Firmenlaptop als Virenfänger
Einen privaten Stick anschließen, fremde Programme installieren, den Anhang einer privaten E-Mail öffnen – und schwups ist der Arbeitgeber-Rechner mit einem Virus oder sonstiger Schadsoftware verseucht. Diese kann wie beispielsweise der Crypto-Trojaner Wanna Decryptor über das Firmennetzwerk die Rechner anderer Mitarbeiter, infizieren.
Führt dies zum Systemausfall, ist es sogar ein Risiko für die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens. Spielt es da noch eine Rolle, dass Sie an den betreffenden Mitarbeiter Schadenersatzforderungen stellen können? Klären Sie daher auch diese Punkte in der Nutzungsregelung ab.
Chatten und mailen unter Kollegen
Einen Grenzfall stellt der E-Mail- und Chatverkehr zwischen Kollegen dar. Was ist dienstlich, was privat? Es gibt Arbeitgeber, die das interne Versenden von beruflich nicht relevanten Bildern und Videos untersagen. Andererseits sorgt ein wenig Privates wie auch das klassische Flurgespräch für ein angenehmeres Betriebsklima. Sie wollen ja, dass sich die Kollegen untereinander gut verstehen.
Werden Sie daher in den Nutzungsregelungen konkret. Was wollen Sie erlauben und was nicht? Bedenken Sie jedoch: Alles was ein Mitarbeiter über den Firmenlaptop versendet, empfängt, speichert und verarbeitet, fällt zuallererst auf Ihr Unternehmen zurück.
Der Datenschutz gilt auch für private Inhalte auf dem Arbeitgeber-Rechner.
Privates auf Arbeitgeber-Rechner – Datenschutz-Alarm
Private Daten auf dem Arbeitgeber-Rechner speichern: Daraus können sich für Ihr Unternehmen rechtliche Probleme ergeben. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter speichert – ob zufällig oder nicht – private Fotos oder E-Mails auf seinem Firmenlaptop. Nun kommt der Betriebsprüfer und entdeckt – ob versehentlich oder nicht – diese persönlichen Inhalte Ihres Mitarbeiters. Damit wurden personenbezogene Daten preisgegeben.
Deswegen: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter in der Nutzungsvereinbarung klar und verständlich, wie Ihr Unternehmen mit solchen Daten, die bei der privaten Nutzung auf dem Arbeitgeber-Rechner gelandet sind, umgeht. Allein die EU-Datenschutz Grundverordnung (DSGVO), die 2018 in Kraft getreten ist, verlangt eine weitreichende Transparenz.
Lesen Sie unseren Blogpost zu BYOD für die Nutzung von privaten Geräten im Unternehmen.
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