E-Mail und Chatprogramme richtig nutzen

So sparen Sie Zeit und Nerven im Business-Alltag


6. Oktober 2016, von in Cloud-Lösungen

Welches Kommunikations-Tool sollte man wofür benutzen? Eine Umfrage von Adobe und Advanis zeigt, welche Bedeutung E-Mails im Geschäftsalltag haben – aber auch, wofür sie besser nicht verwendet werden sollten.

E-Mail Programm überfüllt – Sind all diese Mails wirklich nötig?

E-Mail und Chatprogramme richtig nutzen

Nicht alles sollte per E-Mail geklärt werden: Persönliche Gespräche oder ein Austausch per Chat sparen Zeit und Nerven.

Mehr als vier Stunden verbringen wir im Durchschnitt pro Tag damit, E-Mails abzurufen und zu bearbeiten. Das ergab eine Umfrage von Advanis im Auftrag von Adobe unter europaweit 3.000 Büro-Angestellten. Dabei rufen laut Studie 69 Prozent der Befragten ihre Mails regelmäßig auf dem Smartphone ab, manche sogar im Urlaub, im Bett oder beim Autofahren. Außerdem ärgert sich jeder vierte Deutsche regelmäßig über eingehende E-Mails. Zu den nervigsten Mails gehören laut Umfrage solche, deren Inhalte für den Empfänger gar nicht relevant sind oder Themen betreffen, die besser in einem persönlichen Gespräch geklärt werden sollten. Ebenso ärgern sich viele Menschen über kurze Terminabsprachen per E-Mail, die den Posteingang unnötig überfüllen.

Chat-Apps helfen, die E-Mail Flut einzudämmen

Für über 50 Prozent der Deutschen ist eine E-Mail – trotz überfüllten Postfächern – der bevorzugte Weg zur Kommunikation mit einem Unternehmen. Aber auch für die Firmen selbst ist der Mailverkehr meist unabdingbar: Sie ersetzen oft Konversationen, die früher auf dem Postweg stattfanden. Beispielsweise für Rechnungen, Zahlungserinnerungen und andere wichtige Unterlagen gibt es noch keine alltagstauglichen Alternativen. Es ist gesetzlich festgelegt, dass alle E-Mails, die als Geschäftsbriefe einzustufen sind, sechs Jahre digital gesichert werden müssen – steuerrechtlich relevante E-Mails sogar zehn Jahre. Was allerdings schnell gehen muss und in Zukunft keine Relevanz besitzt, sollte in Chat-Apps und Messenger ausgelagert werden. Diese punkten bei der Business-Kommunikation mit Schnelligkeit und einfacher Bedienung.

E-Mail, Chat und Co: Das richtige Tool für die richtige Aufgabe

Gerade heutzutage gibt es zahllose Kommunikations-Apps, aber keineswegs »die eine Lösung für alles«. Jede Art von Absprache oder Schriftwechsel bringt eigene Ansprüche mit sich. Terminabsprachen müssen schnell und unkompliziert sein, Geschäftsbriefe sicher und rechtskonform archivierbar. Trotz immer neuer Kommunikationsdienste werden E-Mails zum geschäftlichen Austausch und auch als Marketing-Tool in nächster Zeit noch nicht ausgedient haben. Sind wichtige E-Mails in Ihrem Unternehmen rechtskonform gesichert? Nutzen Sie die richtigen Tools zur internen und externen Kommunikation? Die Dienstleister des IT-SERVICE.NETWORK helfen Ihnen, mit den richtigen Mitteln eine effiziente Kommunikation für Ihr Business aufzubauen. Lassen Sie sich zu den passenden E-Mail Programmen oder Chat-Apps beraten, die genau auf Ihre Ansprüche ausgelegt sind. Wir sind Ihr zuverlässiger Partner zum Thema E-Mail Archivierung in der Cloud.

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