Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen hält bei immer mehr Unternehmen Einzug und macht auch vor der Bürokommunikation nicht Halt. So löst digitale Kommunikation nach und nach alteingesessene Kommunikationskanäle wie etwa das Fax ab.
Sie bietet zudem viele Vorteile. Welche das sind, klären wir hier.
Die digitale Kommunikation nimmt in Unternehmen immer mehr zu. Haben Fax & Co. somit bald ausgedient? (Bild: pixabay.com/Free-Photos)
Das Fax geht, die digitale Kommunikation kommt
Privat kommunizieren wir schon längst digital per E-Mail, Messenger-App oder Mikrobloggingdiensten. In Unternehmen sieht das dagegen oft noch anders aus. So ist selbst im Jahr 2018 das Fax nach wie vor einer der wichtigsten Kommunikationskanäle für die interne und externe Kommunikation in Unternehmen.
Immerhin: Während beispielsweise im Jahr 2016 noch acht von zehn Unternehmen (79 Prozent) per Fax mit Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern kommunizierten, sind es aktuell nur noch 62 Prozent der Unternehmen, in denen das Fax häufig für die Bürokommunikation zum Einsatz kommt.
Das zeigt eine aktuelle Studie des Digitalverbands Bitkom.
Die Teilnehmer beantworteten die Frage, welche Kommunikationskanäle wie häufig für die interne und externe Kommunikation im Unternehmen zum Einsatz kommen. Befragt wurden für die repräsentative Studie rund 1100 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern.
Tschüss analoges Fax, hallo digitale Kommunikation: Immer mehr Unternehmen setzen auf E.-Mail, Onlinemeetings & Co. (Bild: Bitkom)
Digitale Kommunikation: Ohne E-Mail geht nichts mehr
Die E-Mail hat schon vor langer Zeit ihren Weg in die Bürokommunikation gefunden und ist nun aus der Unternehmenskommunikation nicht mehr wegzudenken. So kommunizieren alle Unternehmen häufig per E-Mail mit Geschäftspartnern und Kunden sowie intern. Vielerorts nutzen Mitarbeiter für die interne Kommunikation bevorzugt E-Mails, anstatt das persönliche Gespräch zu suchen – auch wenn letzteres gerade bei Problemlösungen effektiver ist.
Neben der E-Mail werden aber auch andere digitale Kommunikationskanäle in Unternehmen immer beliebter. Dazu gehören insbesondere Onlinemeetings und Videokonferenzen. Beides kommt bereits bei fast jedem zweiten Unternehmen zum Einsatz (47 Prozent der Befragten). Zum Vergleich: Im Jahr 2016 nutzten rund 40 Prozent der deutschen Unternehmen Onlinemeetings und Videokonferenzen.
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Digitale Kommunikation als Teil des Modern Workplace
Dass gerade Onlinemeetings und Videokonferenz in Sachen digitale Kommunikation im Unternehmen immer weiter nach vorn rücken, ist nicht verwunderlich. Immer mehr Mitarbeiter arbeiten heutzutage unabhängig von einem festen Büroarbeitsplatz – Co-Working-Spaces, Home Office & Co. machen es möglich.
Trotzdem dürfen Unternehmen die Einbindung solcher Mitarbeiter in die Unternehmenskommunikation nicht vernachlässigen. Teams müssen weiterhin die Möglichkeit haben, unkompliziert mit allen Teammitgliedern zu kommunizieren.
Wie oben bereits angerissen, ist das Senden einer E-Mail nicht immer ausreichend. Arbeiten Kollegen im Home Office bzw. Remote, tragen Onlinemeetings und Videokonferenzen zu einer erfolgreichen Bürokommunikation bei. All das ist übrigens Teil des sogenannten Modern Workplace, über den wir beispielsweise im Artikel New Work – So arbeiten wir in der Zukunft berichtet haben.
Digitale Kommunikation per Smartphone
In eine ähnliche Richtung geht der Einsatz von Smartphones als Mittel für die Bürokommunikation. Während im privaten Bereich Smartphones den wichtigsten Kommunikationskanal darstellen, sind sie in der Unternehmenskommunikation erst noch auf dem Vormarsch. Laut der Bitkom-Studie nutzen aktuell 50 Prozent der Unternehmen Smartphones häufig für die interne oder externe Kommunikation.
Doch auch beim Einsatz von Smartphones und Tablets im Unternehmensumfeld gibt es einiges zu beachten. So sollte stets auf die Sicherheit des Mobilgeräts geachtet werden. Ganz gleich, ob private Handys in das Unternehmensnetz eingebunden oder Firmenhandys verwaltet werden müssen – ohne ein gutes Mobile Device Management (MDM) wird das Ganze schnell zur Herausforderung für Ihr Unternehmen.
Werden Smartphones für die Bürokommunikation genutzt, kommen häufig Kurznachrichten-Dienste und Messenger-Apps zum Einsatz. Auch hierbei sollten Sie klare Vorgaben machen, wie Mitarbeiter diese Dienste nutzen dürfen. Insbesondere sollten Sie bei der Wahl eines Messenger-Dienstes darauf achten, dass Datenschutz und Sicherheit im Vordergrund stehen.
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Ganz gleich, ob im Büro oder im Home Office – Mitarbeiter sind auf eine funktionierende Unternehmenskommunikation angewiesen. (Bild: pixabay.com/StartupStockPhotos)
Mitarbeiter- und Kundenportale als Teil der digitalen Kommunikation
Einer immer größeren Verbreitung erfreuen sich auch Mitarbeiter- bzw. Kundenportale für die interne und externe Kommunikation. So nutzen rund 38 Prozent der deutschen Unternehmen bereits entsprechende Portale, in denen sich Mitarbeiter und/oder Kunden austauschen können. Im Vergleich zum Jahr 2016 ist dies ein Anstieg von zehn Prozent: Vor zwei Jahren nutzten erst 28 Prozent der Unternehmen Mitarbeiter-/Kundenportale.
Sie bieten den Vorteil, dass alle Mitarbeiter und/oder Kunden Zugriff auf wichtige Informationen erhalten. Das sorgt nicht nur für eine effektivere Unternehmenskommunikation, sondern hilft auch, wenn es darum geht, ein produktives Veränderungsmanagement im Unternehmen zu etablieren. Außerdem tragen Mitarbeiter-/Kundenportale als Teil der digitalen Kommunikation zu einem besseren Wissensmanagement bei.
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Digitale Kommunikation: Hallo Bot!
Auch Chatbots finden für die Bürokommunikation immer größeren Anklang in Unternehmen. Aktuell nutzen bereits 13 Prozent häufig Chatbots für die digitale Kommunikation. Gerade bei der externen Kommunikation mit Kunden bieten Chatbots einige Vorteile und entlasten die Mitarbeiter von Service- und Support-Hotlines.
Auch Sprachassistenten spielen in der Kundenkommunikation eine immer größere Rolle. Zudem kommen sie aber auch für die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern vermehrt infrage. Mehr zum Thema Sprachassistenten auf dem Vormarsch und Chatbots als Teil des Conversational Commerce finden Sie bei uns im Blog des IT-SERVICE.NETWORK.
Fazit: Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Kommunikation
Die Studie des Digitalverbands Bitkom zeigt: Auch in der Unternehmenskommunikation hält die Digitalisierung immer mehr Einzug. Immer mehr Unternehmen setzen auf eine digitale Kommunikation, etwa in Form von E-Mails oder Onlinemeetings bzw. Videokonferenzen. Auch neue Technologien wie Chatbots sowie soziale Netze spielen in der Bürokommunikation eine immer wichtigere Rolle.
Dabei bietet die digitale Kommunikation viele Vorteile für Unternehmen. Vor allem eine einfachere, flexiblere Abwicklung der internen und externen Kommunikation spricht für den Einsatz digitaler Kommunikationskanäle. Für viele analoge Kommunikationskanäle wie etwa das Fax gibt es mittlerweile digitale Alternativen, zum Beispiel die digitale Signatur.
Damit können Prozesse, die zwingend eine Unterschrift erfordern, komplett elektronisch abgewickelt werden. Das sorgt für eine deutliche Zeitersparnis und mehr Effizienz im Büroalltag. Das haben, so die Bitkom-Studie, auch die deutschen Unternehmen erkannt. 13 Prozent benutzen bereits die digitale Signatur, weitere acht Prozent wollen sie in den kommenden zwölf Monaten in ihre Unternehmensprozesse integrieren.
Digitale Kommunikation in Ihrem Unternehmen integrieren
Natürlich können Unternehmen nicht von jetzt auf gleich von analogen Kommunikationskanälen auf eine rein digitale Kommunikation umsteigen. Trotzdem sollten Sie sich mit den neuen Technologien und Kommunikationsmöglichkeiten vertraut machen und frühzeitig überlegen, wie Sie diese in Ihre Unternehmenskommunikation integrieren können.
Nötig ist dafür die passende IT-Infrastruktur. Die Dienstleister des IT-SERVICE.NETWORK stehen Ihnen bei der Einrichtung von Telefonanlagen, der Hard- und Software-Beschaffung sowie vielen weiteren Bereichen in Sachen IT-Infrastruktur und IT-Support zur Seite. Lassen Sie sich einfach dazu beraten.
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