Tipps für die Urlaubsübergabe

Ein effizienter Geschäftsalltag trotz stressfreier Urlaubszeit


24. Juli 2018, von in IT-Support

In diesen Tagen beginnt für viele Arbeitnehmer die wohlverdiente Feriensaison. Die wenigsten verschwinden jedoch einfach in den Urlaub und lassen ihre Arbeit hinter sich. Laut Umfrage des Digitalverbands Bitkom sind zwei Drittel der Berufstätigen im Sommerurlaub noch geschäftlich erreichbar. Eine Urlaubsübergabe ist also unerlässlich, damit Sie abschalten können.

Abschalten dank erfolgreicher Urlaubsübergabe

Können Sie dank erfolgreicher Urlaubsübergabe abschalten und regenerieren oder nehmen Sie, wie viele andere auch, Ihre Arbeit mit in den Urlaub? (Bild: pixabay.com/thehilaryclark)

Die Urlaubsübergabe als Pflichtaufgabe

Für die notwendige Entspannung und Stressbewältigung ist die Urlaubszeit von essenzieller Wichtigkeit. Wenn man nicht richtig abschaltet, schadet man seiner Konzentrationsfähigkeit und seiner kontinuierlichen Leistungsfähigkeit. Aber auch das allgemeine Wohlbefinden und schlussendlich sogar die Gesundheit leiden erheblich darunter.

Nicht zuletzt deswegen ist es wichtig, dass der Urlaub auch als solcher genutzt werden kann und man tatsächlichen Abstand vom Arbeitsalltag bekommt. Es ist darum für Unternehmen durchaus sinnvoll, die Urlaubsübergabe als Pflichtaufgabe zu deklarieren und eventuell sogar ganz genaue Vorgaben zu machen, wie eine solche auszusehen hat. Je präziser hierbei die Vorgaben vom Unternehmen sind, desto einheitlicher und eingespielter laufen die Urlaubsübergaben dann auch tatsächlich ab.

Eine erfolgreiche Regulierung der Urlaubsübergabe

Für Unternehmen bietet es sich an, konkrete Vorgaben zur Urlaubsübergabe zu machen sowie Richtlinien und Regeln vorzugeben. Es ist durchaus sinnvoll, eine verpflichtende Vertretungsregelung einzuführen. Das vorausgesetzte persönliche Übergabegespräch mit der Urlaubsvertretung sollte zwei Wochen vor dem Urlaubsantritt festgelegt werden.

Auch sollte die Erstellung einer normierten Übergabemappe als verpflichtend gelten. Führen Sie die regulierte und verpflichtende Jahresurlaubsplanung ein. Legen Sie innerhalb Ihres Unternehmens Teams fest, die als Urlaubsvertretung, aber auch als Vertretung in Krankheitsfällen oder bei spontanen Ausfällen füreinander einspringen und Tandems bilden.

Die geschäftliche Erreichbarkeit in der Urlaubszeit

Laut einer repräsentativen Umfrage von Bitkom Research sind 64 Prozent der Berufstätigen im Urlaub erreichbar. Hierbei nutzen fast alle, genauer 61 Prozent, Kurznachrichtendienste wie WhatsApp auch im Urlaub geschäftlich. Erstellen Sie Regelungen zur geschäftlichen Nutzung solcher Chat-Apps. Legen Sie Richtlinien für die private Benutzung von Arbeitsnotebooks und möglicherweise von Arbeitshandys im Urlaub fest.

Aus gesetzlicher Sicht sollten Arbeitnehmer während ihrer Urlaubszeit im Regelfall keine betrieblichen Arbeitsleistungen erledigen. Die jährlich durchschnittlichen 29 Urlaubstage dienen immerhin der Erholung und der Stressbewältigung.

Gründe für die Erreichbarkeit

Die Gründe für die geschäftliche Erreichbarkeit im Urlaub sind vielfältig. Oftmals ist sie jedoch unnötig und müsste vermieden werden. So beispielsweise mithilfe einer fachgerechten Urlaubsplanung, von der die Urlaubsübergabe ein unverzichtbarer Bestandteil ist.

Es ist für diese aber erst einmal unerlässlich, dass in Unternehmen von vornherein eine klare Absprache bezüglich der Erreichbarkeit herrschen sollte. Zum einen gibt es nämlich Sonderfälle der verpflichtenden Erreichbarkeit und zum anderen die Rufbereitschaft und den vom Bitkom angesprochenen Bereitschaftsdienst.

Sonderregelungen zur Erreichbarkeit im Urlaub

  • Zum Teil lassen sich Klauseln in Arbeitsverträgen finden, die eine verpflichtende oder sogar kontinuierliche Erreichbarkeit des Arbeitnehmers während eines genehmigten Urlaubs voraussetzen. Für einen Mindesturlaub sind diese Regelungen, so das Bundesarbeitsgericht (Az.: 9 AZR 405/99), aber nicht gesetzeskonform (§§ 1, 13 BUrlG). Als Sonderregelung der Erreichbarkeit während einer Urlaubszeit über die Mindesturlaubsdauer hinaus sind sie nach dem Grundsatz der Vertragsfreiheit (§§ 241, 305 BGB) jedoch zulässig.
  • Die Rufbereitschaft ist eine mit dem Arbeitgeber vereinbarte Regelung, nach der sich der Arbeitnehmer verpflichtet, für den Arbeitgeber jederzeit erreichbar zu sein und seine Arbeit aufnehmen zu können.
  • Unter Bereitschaftsdienst versteht man hingegen eine Regelung der Verpflichtung von physischer Nähe zum Arbeitsplatz für eine sofortige Arbeitsaufnahme. Bereitschaftsdienst ist im Gegensatz zur Rufbereitschaft Arbeitszeit. Sowohl bei Rufbereitschaft, als auch bei Bereitschaftsdienst kann kein Urlaub angetreten werden.

Ausnahmen der Erreichbarkeit bei Notfällen

Unter anderen Umständen darf man als Vorgesetzter seine Mitarbeiter im Urlaub nicht kontaktieren. Ausnahmen sind Notfälle, dazu zählen z.B. bei der Urlaubsübergabe nicht weitergegebene, aber relevante Informationen wie fehlende Passwörter oder Zugänge. Das Beantworten solcher Anfragen ist jedoch nicht verpflichtend. In Ihrer Urlaubszeit kann nach Bundesurlaubsgesetz niemand von Ihnen verlangen, E-Mails zu checken oder ans Handy zu gehen.

Auch dürfen Sie als Vorgesetzter Ihre Mitarbeiter nur in extremen Notfällen, bei der sich das Unternehmen in akuter Gefahr befindet, aus dem Urlaub zurückholen. Dazu gehört etwa eine Insolvenz oder aber eine Katastrophe wie eine Überschwemmung. Das sollte aber auch die absolute Ausnahme sein.

Studie von Bitkom Research zur Erreichbarkeit im Urlaub - Urlaubsübergabe

Das Ergebnis der Umfrage von Bitkom Research. Die deutliche Mehrheit der Arbeitnehmer in Deutschland ist während ihrer Urlaubszeit dienstlich erreichbar. (Bild: Bitkom Research)

Die Urlaubsübergabe als Teil der Urlaubsplanung

Nun, da das Thema der verpflichtenden Erreichbarkeit während Ihrer Urlaubszeit geklärt ist, könnte sich bei Ihnen womöglich das beruhigende Gefühl breitmachen, dass Sie sich jetzt entspannt zurücklehnen können. Doch schalten Sie wirklich erst dann ab, wenn Sie auch tatsächlich im Urlaub angekommen sind. Vorher gibt es noch viel Wichtiges zu erledigen. Ohne eine gründliche Urlaubsplanung, zu der auch die umfangreiche Urlaubsübergabe zählt, läuft in Ihrem Unternehmen nämlich während Ihrer Urlaubszeit nichts.

Machen Sie also lieber vor dem Urlaub eine ordentliche und genaue Urlaubsübergabe, anstatt während diesem mit geschäftlichen Notfällen konfrontiert zu werden oder sich nach dem Urlaubsende in einem betrieblichen Chaos wiederzufinden.

Die Planung der Urlaubsübergabe

Nehmen Sie sich genügend Zeit für Ihre Urlaubsübergabe. Organisieren Sie eine Urlaubsvertretung, mit der Sie alle wichtigen Angelegenheiten klären, und hinterlassen Sie Ihren Arbeitsplatz so, dass Sie sich nach der Urlaubszeit problemlos zurechtfinden.

Während Ihrer Urlaubszeit sollten Sie sich jedoch nicht mehr mit Ihrer Arbeit beschäftigen und überdies versuchen, Freizeitstress weitgehend zu vermeiden. Setzen Sie sich nicht zu viel Stress aus. Wer nämlich nicht regelmäßig abschalten und sich erholen kann, wird auf Dauer unproduktiv und erkrankt im schlimmsten Fall an der Volkskrankheit Burnout.

Urlaubsübergabe: die ersten Schritte in Richtung Urlaubszeit

Sie sollten sich besonders während Ihrer letzten Arbeitstage Zeit dafür nehmen, Ihre Abwesenheit vorzubereiten. Verschwinden Sie nicht kommentarlos in den Urlaub und geben Sie Ihren Kollegen auch nicht erst am letzten Arbeitstag Bescheid.

Spätestens ein bis zwei Wochen vor Ihrem Urlaubsantritt sollten Sie Ihre Kollegen über Ihre Urlaubsplanung informieren und die Urlaubsübergabe langsam zu planen beginnen. Nutzen Sie hierfür firmeneninterne Kommunikationswege wie Mitarbeiterportale. So geben Sie Ihrer Urlaubsvertretung, mit der Sie auch frühzeitig Rücksprache halten sollten, genügend Zeit, sich optimal vorzubereiten und Ihnen noch mögliche Fragen zu stellen.

Abwesenheitsbenachrichtigungen einrichten

Auch Ihre Projektpartner und Kunden sollten Sie rechtzeitig über Ihre Urlaubsplanung in Kenntnis setzen. So kann alles Anfallende bereits im Vorfeld geklärt werden. Natürlich sollte aber nicht jedem Kunden oder Partner individuell Bescheid gegeben werden. Informieren Sie Ihre wichtigsten Ansprechpartner.

Richten Sie zusätzliche Abwesenheitsbenachrichtigungen wie automatisierte E-Mail-Antworten (Out-of-Office-Mails) und Anrufbeantworter (Mailbox-Nachrichten) ein, in denen Sie alle wichtigen Informationen zu Ihrer Vertretungsregelung kundgeben. Die Telefonweiterleitung an Ihre Urlaubsvertretung ist ebenfalls eine sinnvolle Option, die mit moderner Telefonie einfach und schnell erledigt ist.

Die Planung der Rückübergabe

Sie sollten nicht den Fehler machen und nur an Ihre wohlverdiente Urlaubszeit und die umfangreiche Urlaubsplanung auf dem Weg dahin denken. Eine Rückkehr ins Chaos kann nämlich die Erholung schnell wieder wettmachen. Organisieren Sie daher nicht nur eine Urlaubsübergabe, sondern auch eine Art Rückübergabe zurück an Sie selbst.

Hierzu gehört selbstverständlich das ordentliche Hinterlassen des präsenten und digitalen Arbeitsplatzes. Aber auch die Sicherstellung, dass Ihre Urlaubsvertretung Ihre Ordnung wahrt und sich mit ihrer Arbeit an diese hält, ist äußerst wichtig.

Es ist daher durchaus sinnvoll, einen Ablageplan für Ihre Unterlagen zu erstellen und diesen sowohl auszuhändigen, als auch am Schreibtisch zu hinterlassen. Ebenso sollten Sie eine priorisierte To-Do-Liste schreiben, die Ihnen nach der Urlaubszeit hilft, das Geschäftsleben schnell wieder aufzugreifen.

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Die Vertretungsregelung bei der Urlaubsübergabe

Einen zentralen Aspekt der Urlaubsübergabe bildet die Vertretungsregelung. Es ist wichtig, dass Sie bereits einige Wochen vor Ihrem Urlaubsantritt eine Urlaubsvertretung organisieren, die Sie angemessen vertreten kann. Besprechen Sie mit der entsprechenden Person frühstmöglich diese anspruchsvolle Aufgabe und ihre genauen Zuständigkeitsbereiche. Bei einer klaren Absprache hat Ihre Urlaubsvertretung genügend Möglichkeiten, frühzeitig wichtige Fragen zu stellen und essenzielle Unklarheiten zu beseitigen.

Manchmal bietet es sich auch an, Ihre Aufgabenbereiche an verschiedene Kollegen zu verteilen. Wenn wichtige Arbeitsprozesse zu komplex sind oder nicht richtig erklärt werden, kann dies dramatische Folgen für Ihr Unternehmen haben. Stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben genaustens besprochen sind und es bei Ihrem Urlaubsantritt keinen Klärungsbedarf mehr gibt. Um sicherzugehen, dass dies der Fall ist, bietet es sich an, alles, was wichtig ist, auch schriftlich festzuhalten. Dokumentieren Sie priorisiert die verschiedenen Verantwortungsbereiche, die Bestandteil Ihrer Urlaubsübergabe sind.

Die Übergangsmappe als Bestand der Urlaubsübergabe

Es ist in jedem Fall sinnvoll, neben sämtlichen Aufgabenbereichen auch all Ihre laufenden Projekte mit Deadlines, Ihre Termine sowie die Kontaktdaten Ihrer Ansprechpartner und Kunden schriftlich festzuhalten. Auch Passwörter und andere Zugangsdaten sollten Sie – wenn auch verschlüsselt – Ihrer Urlaubsvertretung zukommen lassen.

All diese Dokumente sollten zusammen in eine Übergabemappe gelegt werden. Bedenken Sie, dass es oftmals für alle Seiten einfacher ist, wenn Ihre Daten kommentiert sind. So sollte angemerkt sein, welche Rolle Ihre Urlaubsvertretung bei Ihren Projekten spielt. Vergessen Sie auch nicht, mit Ihrer Urlaubsvertretung die eventuelle Telefonweiterleitung bzw. E-Mail-Weiterleitung und das Aufschreiben bei entsprechenden Gesprächen zu definieren. Bereiten Sie hierfür am besten ein Formularblatt vor.

Ein Übergabegespräch mit Ihrer Urlaubsvertretung, in dem Sie auf Ihre Übergabemappe und Ihre weitere Urlaubsübergabe besprechen, ist obligatorisch. Führen Sie es nicht erst am letzten Tag oder knapp vor Ihrem Urlaubsantritt.

Die digitale Vorbereitung auf Ihre Urlaubsübergabe

Ähnlich wie die Übergabemappe sollte auch ein digitaler Ordner angelegt werden, in dem sich all Ihre digitalen Arbeitsunterlagen befinden, die für Ihre Urlaubsvertretung notwendig sind. Am besten ordnen Sie die entsprechenden Dokumente nach Projekten und sprechen mit Ihrer Vertretung ab, inwiefern diese die Dateien verändern oder eigene Dokumente zu den Projektordnern hinzufügen darf.

Sollte aufgrund der Datenstrukturen ein Zugriff auf Ihren Arbeitsrechner oder ein von Ihnen administrativ genutztes Verzeichnis nötig sein, so stellen Sie sicher, dass die Sicherheitsstandards nach der DSGVO strickt eingehalten werden. In diesem Fall sollten sie z.B. separate, verschlüsselte Ordner mit sensiblen Kunden- und Partnerdaten anlegen, die für Ihre Urlaubsvertretung irrelevant sind. Für viele kleine und mittelständische Unternehmen bietet sich alleine aufgrund der Komplexität eines solchen Falls schon das Cloud Computing an.

IT-Lösungen zur Vereinfachung der Urlaubsübergabe

Mithilfe von optimal eingerichteter Informationstechnik können geschäftsinterne Prozesse wie die Urlaubsübergabe oder auch einzelne Komponenten wie die Vertretungsregelung deutlich vereinfacht werden. Finden Sie den richtigen IT-Dienstleister für Ihr Unternehmen und in Ihrer Region, mit dem Sie eine optimale IT-Lösung ausarbeiten. Lassen Sie sich bei allen Fragen rund um die entsprechende Software kompetent beraten. Nutzen Sie die auf die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens genau abgestimmten IT-Lösungen.

Lösungen wie Microsoft Office 365 unterstützen Sie bei Ihrer Urlaubsplanung dadurch, dass sie eine unternehmensinterne Kalender-Funktion bieten, in der Arbeitsurlaub für alle Mitarbeiter sichtbar verzeichnet werden kann. Auch komplexe Programme können für eine standardisierte Urlaubsübergabe als HRM-Lösung (Human Resource Management) bzw. als ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) genutzt werden.

Urlaubszeit, Urlaubsplanung und Urlaubsübergabe

Lassen Sie nicht zu, dass Ihr Unternehmen untergeht, während Sie im Urlaub sind. Führen Sie eine optimale Urlaubsübergabe durch, damit Sie Ihren Urlaub stressfrei genießen können und Ihr Unternehmen trotzdem weiter läuft. (Bild: pixabay.com/mediamodifier)

Die Urlaubsübergabe bei Führungskräften

Prinzipiell sieht die rechtliche Situation bei Führungskräften nicht anders als bei Arbeitnehmern aus: Auch hier gilt das Bundesurlaubsgesetz, das Urlaub als „arbeitsfreie Zeit“ vorschreibt.

Doch Sie als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer in leitender Position können es sich im Regelfall schlicht nicht erlauben, komplett abzuschalten. Sie sollten nicht auf eine Urlaubsvertretung spekulieren, die nach einer erfolgreichen Urlaubsübergabe all Ihre Aufgaben adäquat übernehmen oder Sie sogar temporär ersetzen kann.
Sie sind im Regelfall von gesetzlicher Seite aus nicht verpflichtet, Ihr Diensthandy im Urlaub zu nutzen. Dennoch sollten Sie aber auch nicht gerade betriebliche Anrufe oder E-Mails, in denen unverzichtbare Entscheidungen von Ihnen persönlich abgefordert werden, immerzu ignorieren.

Sonderregelungen für leitende Angestellte

Nicht selten ist deswegen für Führungskräfte eine verpflichtende Erreichbarkeit im Urlaub vorausgesetzt und im Optimalfall auch vertraglich geregelt. Hierauf wird auch in der Studie von Bitkom verwiesen.

Sie sollten aber nicht die gesamte Urlaubszeit damit verbringen, auf Ihre Dienstgeräte zu schauen und bei Bedarf Nachrichten zu verfassen und Anfragen zu beantworten. Besser sollten Sie von vornherein ein tägliches, genau festgelegtes Zeitfenster von einer Stunde vereinbaren, in dem Sie für Geschäftsbelange verfügbar sind. Diese Vereinbarung sollte für Sie natürlicher Bestandteil der Urlaubsübergabe sein und Ihren Kollegen mitgeteilt werden.

Eine solche Methodik ist nicht nur effizient, sondern gewährleistet auch, dass sie immer noch genug Zeit finden, sich zu entspannen. Gerade Sie als Führungskraft sollten im Bereich der Urlaubsplanung, wie bei den anderen Aufgaben auch, mit gutem Beispiel vorangehen. Organisieren Sie auch über diese Vereinbarung hinaus eine optimale Urlaubsübergabe. Halten Sie sich selbst an die Richtlinien, die Sie sich von Ihren Mitarbeitern erhoffen. Sehen Sie so, an welchen Stellen mögliche organisatorische Schwachstellen liegen.

Tipps zur Urlaubsplanung für Führungskräfte

Für eine gründliche Urlaubsplanung ist es für Führungskräfte durchaus hilfreich, den Urlaub langsam angehen zu lassen und einen schrittweisen Wiedereinstieg in den Job vorzunehmen. Richten Sie sich vor dem Urlaub eine Art „Pufferzone“ ein, in der sie versuchen, laufende Projekte nach Möglichkeit weitgehend abzuschließen oder mit einem klaren Cut sauber zu pausieren. Erstellen Sie eine priorisierte To-Do-Liste mit den Aufgaben, die für Sie nach der Urlaubszeit anfallen.

Beginnen Sie, wenn es sich nicht irgendwie vermeiden lässt, kurz vor dem Urlaub keine neuen Projekte, da sie diese über Ihre Urlaubszeit hinweg zumindest teilweise pausieren müssen. Erwägen Sie genau, welche Aufgaben und Projekte Sie an Kollegen abgeben können.

Sollte Ihr Unternehmen mehrere Geschäftsführer beschäftigen, sollten sich diese bei ihrer Urlaubsplanung abstimmen und nach Möglichkeit als gegenseitige Urlaubsvertretung fungieren.

Tipps für Selbstständige

Die Arbeit als Selbstständiger nicht mit in den Urlaub zu nehmen, dürfte sich schwierig gestalten. Eine klassische Urlaubsübergabe ist in der Regel nicht möglich. Der Grund hierfür ist, dass Sie als Einzelunternehmer normalerweise keine Mitarbeiter haben, die Ihnen als Urlaubsvertretung beistehen können.

Planen Sie daher am besten Ihren Urlaub vorausschauend und besonders gründlich. Stellen Sie sicher, dass keine Fristen während Ihres Urlaubs anfallen und Sie keine Termine für diesen Zeitraum angedacht haben.

Dennoch sollten Sie frühzeitig proaktive Benachrichtigungen an Ihre Geschäftspartner und Kunden versenden, in denen Sie auf Ihren Urlaubsantritt hinweisen. Ein Vorteil dieser Nachrichten ist, dass Sie hierdurch eventuell sogar die Kommunikation mit fast vergessenen Kontakten auffrischen.

Die Urlaubsübergabe bei Ihrem Systemadministrator

Neben den Sonderregelungen bei Führungskräften müssen auch bei weiteren Personen, die innerhalb eines Unternehmens in besonderer Funktion agieren, Sonderregelungen zur Urlaubsübergabe greifen. Gerade Klein- und Mittelstandsunternehmen haben selten eine ganze IT-Abteilung, sondern, wenn überhaupt, nur einen einzigen Systemadministrator. Dass für ihn eine gewöhnliche Urlaubsübergabe mit einer Vertretungsregelung nicht wie sonst üblich funktioniert, erklärt sich von selbst.

Die Aufgaben, die der Systemadministrator übernimmt, sind nämlich nicht nur äußerst komplex, sondern auch unvorhersehbar. Vor dem Urlaubsantritt ist beispielsweise unklar, ob es zu Defekten Ihrer IT kommt und sie ausfällt oder Software nicht mehr richtig funktioniert.  Überdies hängt zu viel Verantwortung wie auch ein finanzielles Risiko an seiner Tätigkeit, als dass man mit ihr leichtfertig umgehen sollte.

Die interne Urlaubsvertretung für Ihren Systemadministrator

Durch die Kontrolle sowie eine kontinuierliche Wartung Ihrer laufenden IT-Systeme wird Ausfällen vorbeugend entgegengewirkt. Sie sparen sich so unnötige und vor allem teure Reparaturen bzw. Datenrettung und Ersatz. Wird eine Wartung versehentlich vergessen, dann können für Ihr Unternehmen erhebliche Schäden entstehen. Das gleiche gilt, wenn ein manuelles Backup nicht fachgerecht umgesetzt oder ein Antivirenprogramm nicht aktualisiert wird, sodass Schadsoftware auf Ihre Systeme gelangt.

An einer entsprechend ausführlichen, fachgerechten sowie intensiven Einarbeitung der Urlaubsvertretung für Ihren Systemadministrator sollte also nicht gespart werden. Für eine Vertretung Ihres Systemadministrators ist es absolut notwendig, die Eigenschaften und Eigenheiten Ihrer IT-Infrastruktur zu kennen. Er sollte sich überdies um Ihre IT-Sicherheit kümmern sowie Zugriffsdokumentationen erledigen.

Entspannung und Auszeit dank Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung

Jeder braucht auch mal eine Auszeit und Entspannung. Nehmen Sie sich den Urlaub, den Sie brauchen und der Ihnen zusteht. Kümmern Sie sich von vornherein um eine entsprechende Urlaubsübergabe. (Bild: pixabay.com/alexas_fotos)

Die Beauftragung eines IT-Dienstleisters als Urlaubsvertretung

Eine Alternative zur internen IT-Vertretung bietet die Beauftragung eines externen IT-Dienstleisters als Urlaubsvertretung für die Urlaubszeit. Einen fachkompetenten und regionalen IT-Dienstleister, der sich um sämtliche Belange rund um Ihre IT kümmert, finden Sie im IT-SERVICE.NETWORK. Wir helfen Ihnen, auf einen IT-Dienstleister zuzugreifen, der für Sie optimale Managed Services anbietet. Und sollte es nun während der Abwesenheit Ihres Systemadministrators zu Fehlern, Defekten oder sogar Totalausfällen kommen, weiß dieser, was zu tun ist.

Wenn Ihr Unternehmen keinen zuständigen Systemadministrator hat, könnte es sich überdies für Sie anbieten, einen regionalen IT-Dienstleister zu kontaktieren. Lassen Sie sich kompetent zu genau auf die Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens zurechtgeschnittene IT-Lösungen beraten.

Eine Checkliste: Tipps für die Urlaubsübergabe im Überblick

  • Prüfen von Sonderregelungen zur verpflichtenden Erreichbarkeit im Urlaub
    • Bei Führungskräften: Planung und Bekanntgabe von Erreichbarkeit
  • Einrichten einer „Pufferzone“ vor dem Urlaubsantritt
    • Mögliches Abschließen von laufenden Projekten
    • Klare Cuts bei nicht abgeschlossenen Projekten
  • Bekanntgabe des Urlaubsantritts
    • Firmeninternes Informieren (bspw. über ein Mitarbeiterportal)
    • Firmenexternes Informieren von Projektpartnern und Kunden
      • Out-of-Office-Mails
      • Mailbox-Nachrichten
    • Persönliches Informieren der wichtigsten Ansprechpartner (intern und extern)
  • Organisation der Urlaubsvertretung (Vertretungsregelung)
    • Frühzeitiges Besprechen der genauen Aufgabenbereiche
    • Erstellen einer kommentierten Übergangsmappe mit schriftlicher Dokumentation
      • … der genauen Aufgabenbereiche
      • … der laufenden Projekte, Termine und Deadlines
      • … der Kontaktdaten Ihrer Partner und Kunden
      • … von Passwörtern und Zugangsdaten
    • Telefonweiterleitung und E-Mail-Weiterleitung
      • Vorbereiten eines Formularblatts für Gespräche mit Partnern und Kunden
    • Anlegen, Teilen oder Freigeben von Ordnern und/oder Dateien
      • Sicherstellung der Sicherheits-Standards
    • Abschließendes Übergabegespräch
  • Planung des Wiedereinstiegs in den Job (Rückübergabe)
    • Ordentliches Hinterlassen des Arbeitsplatzes
    • Ablageplan und Informationen zur Ordnung für die Urlaubsvertretung
  • Schreiben einer priorisierten To-Do-Liste für den Wiedereinstieg

Fazit: die vom Unternehmen standardisierte Urlaubsübergabe

Lassen Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter nicht mit der komplexen Aufgabe einer optimalen Urlaubsübergabe allein. Wie die aktuelle Studie von Bitkom Research zeigt, herrscht bei Arbeitnehmern aufgrund der vielfältigen, zu bedenkenden Faktoren oftmals Unsicherheit: Sie sind vorsichtshalber im Urlaub erreichbar und können vom Arbeitsalltag nicht richtig abschalten.

Wenn sich Arbeitnehmer jedoch komplett selbst um eine entsprechende Vertretungsregelung kümmern und eine perfekte Urlaubsübergabe organisieren, handelt es sich natürlich um individuelle Lösungen. Für ihre Vorbereitung nehmen solche natürlich entsprechend kostbare Arbeitszeit in Anspruch. Stehen Sie Ihren Mitarbeitern deswegen dabei zur Seite und nutzen Sie die zeitgemäßen technischen Möglichkeiten für eine Standardisierung der Urlaubsübergabe.

Die heutige Geschäftswelt spielt sich nämlich digital ab. Mithilfe von Mitarbeiterportalen, zeitgemäßen E-Mail-Programmen und moderner Telefonie lassen sich individuelle Arbeitsprozesse deutlich vereinfachen. Die Informationstechnik bietet aber auch vielfältige Möglichkeiten, um eine vom Unternehmen ausgehende, standardisierte und langfristige Organisation vom Jahresurlaub zu gewährleisten.

Mia, 21. August 2018 um 8:06

Danke für die guten Tipps vom IT Service. Wer schon einmal eine unsaubere Urlaubsübergabe erlebt hat weiß wie wichtig eine richtige Übergabe ist. Niemand möchte in unerledigten Aufgaben von Kollegen untergehen.

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