Warum soll ich Lizenzen für ein teures Programm kaufen, wenn es eine Lösung mit ähnlicher Funktionalität als Freeware gibt? Das ist eine Frage, die sich viele Unternehmer zu Recht stellen. Wie diese Frage aus Sicht eines IT-Experten zu beantworten ist, lesen Sie im Folgenden.
Das können Office-Freeware, kostenlose Finanzprogramme und Co.
Rechnungsprogramme und Office-Anwendungen sind oft teuer. Sollte man deswegen zu Freeware greifen?
In fast allen Bereichen eines Unternehmens sorgen bestimmte Software-Lösungen für erleichtertes und effizienteres Arbeiten im Geschäftsalltag. Für viele betriebliche Abteilungen und Prozesse gibt es passende Programme zu kaufen – oder gratis herunterzuladen. Gratis Programme, sogenannte Freeware, finanzieren sich oft durch Werbung, Spenden oder leben davon, dass jeder Nutzer sie weiterentwickeln kann. Besonders beliebt ist Gratis-Software für die klassischen Büro-Anwendungen. Das sind beispielsweise Tabellenkalkulation oder Textverarbeitung, aber auch nach einem kostenlosen Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm wird häufig gesucht. Ein Grund dafür ist, dass gekaufte Software-Lösungen oft sehr teuer sind. Für ein kleineres Unternehmen mit begrenzten Ressourcen bietet es sich darum oft an, eine Free-Software-Lösung in Anspruch zu nehmen. Aus finanzieller Sicht eine nachvollziehbare Entscheidung – doch welche Argumente sprechen aus IT-Sicht für und gegen die Nutzung von Freeware im Unternehmensalltag?
Free Software versus bezahlte Programme
Bevor man Freeware – oder überhaupt eine Software – im eigenen Unternehmen implementiert, sollte man sie auf einige wichtige Kriterien überprüfen. Integrationsfähigkeit ist eines der wohl wichtigsten Themen bei der Auswahl einer neuen Software. Prozesse zur Datenverarbeitung werden eher komplizierter als einfacher, gerade bei wachsenden Unternehmen mit wachsenden Datenmengen. Darum ist es von essentieller Bedeutung, dass ein Programm mit anderen Applikationen, wie beispielsweise zur Ressourcenverwaltung, zusammenarbeitet. Nur dann vereinfacht eine Software den Betrieb und führt nicht zu Mehraufwand. Ebenfalls ist zu überprüfen, ob mit diesen Programmen gesetzliche Richtlinien, wie zum Beispiel die ordnungsgemäße Buchhaltung oder die neuen Sicherheitsanforderungen erfüllt werden. Die Wahrscheinlichkeit ist größer, dass Sie, wenn Sie Software kaufen, weniger Zeit in die Prüfung hiesiger Rechtsvorschriften investieren müssen. Freeware, die zum Großteil aus anderen Ländern kommt, ist nicht unbedingt mit der deutschen oder europäischen Gesetzgebung vereinbar.
Die Zukunft im Blick: ist die Freeware fit für neue IT-Trends?
Ziehen Sie vor der Installation einer Freeware Weiterentwicklungs- und Supportmöglichkeiten in Erwägung. Schließen Sie mit regelmäßigen Updates Sicherheitslücken und integrieren Sie gleichzeitig neue Funktionen oder Technologien. Hier sind gerade auch IT-Trends wie Big Data, Mobilität und Cloud-Anbindung zu beachten. Unterstützt das Programm die Anbindung an ein Cloud-System? Insbesondere Programme zur Datenverarbeitung oder Finanzbuchhaltung sollten mit dem mobilen Trend gehen. Sind solche mobil verfügbar, können Benutzer von überall aus arbeiten. Hierdurch findet eine Beschleunigung der Absprachen statt. Bei Fehlern oder Fragen zum Programm, ist es praktisch, einen Ansprechpartner von Seiten des Herstellers oder Vertreibers der Software zur Verfügung zu haben. Bei Free Software sollte außerdem immer genau geprüft werden: Handelt es sich wirklich um eine Vollversion, die auch auf Dauer kostenlos bleibt? Oft sind Gratis-Programme nur Test-Versionen einer bestimmten Software, die nach einer Zeit ablaufen oder nachträgliche Zukäufe wichtiger Funktionen erfordern.
Freeware: im Zweifel den Experten zurate ziehen
Generell lässt sich also sagen: Unternehmen sollten sich nicht vor der Nutzung von Freeware verschließen, die Einsatzmöglichkeiten jedoch genau prüfen. So hilft genaues Recherchieren, das Lesen von Testberichten oder die Hilfe eines IT-Experten bei der Entscheidungsfindung. Auch die Prüfung der Kompatibilität einer neuen Software mit den im Unternehmen vorhandenen Lösungen überlässt man besser dem Fachmann – einem IT-SERVICE.NETWORK-Partner in Ihrer Nähe zum Beispiel.
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