Software-Lizenzen

Software ist für Unternehmen ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Er lässt sich jedoch minimieren. Eine Lösung lautet Gebrauchtsoftware. Viele Firmen und Gewerbetreibende nutzen bereits Software-Lizenzen aus zweiter Hand und schonen ihre Budgets damit erheblich – und das mittlerweile völlig legal.
Skeptisch? Wir klären die Details.

Was bedeutet Secondhand im Fall von Software-Lizenzen?

Der Begriff Gebrauchtsoftware klingt leicht irreführend. Als könnten Kratzer oder Abnutzungsspuren irgendwelche Schäden darin hinterlassen haben, die dann einen entsprechenden Preisnachlass rechtfertigen würden. Bei Gebrauchtsoftware liegt der Fall etwas anders. Sie ist nicht vergleichbar mit Gebrauchtwagen oder Secondhand-Kleidung. Das liegt vor allem daran, dass Software sich nicht abnutzt. Ihre Funktion bleibt erhalten und Updates aktualisieren die Programme in den meisten Fällen noch Jahre nach dem Ersterwerb.
Dennoch kommt gebrauchte Software aus zweiter Hand. Wikipedia definiert so Software, die bereits verwendet wurde bzw. bei der die zugehörige Lizenz schon einmal ausgelesen worden ist. Und genau darum geht es: um die Rechte an den Software-Lizenzen und den entsprechenden Aktivierungsschlüsseln. Im Fokus stehen dabei vor allem die konventionellen Programme des Büroalltags – von Adobe Acrobat bis Microsoft Office und Exchange.

Aktivierungsschlüssel sind übertragbar

Der Einsatz von gebrauchten Software-Lizenzen hat nichts mit Produktpiraterie zu tun. Seit der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Oktober 2016 bekräftigt hat, dass der Verkauf von Lizenzschlüsseln in Kombination mit Original-Datenträgern erlaubt sein muss, herrscht für den entsprechenden Handel allgemeine Rechtssicherheit. Händler, die gebrauchte Software-Lizenzen verkaufen, nennen sich Reseller. In Deutschland hat sich bereits ein entsprechend breiter Markt entwickelt. Nehmen Sie bei Fragen Kontakt zu Ihrem Dienstleister des IT-SERVICE.NETWORK auf.
Das Geschäft der Reseller mit Software-Lizenzen basiert laut EuGH-Urteil auf der rechtmäßigen Übertragbarkeit der entsprechenden Aktivierungsschlüssel. Sollte der Original-Datenträger verloren gegangen oder defekt sein, dürfen die Schlüssel zum Lizenzmanagement dennoch weiterverwendet werden. Nur die Sicherungskopie der betreffenden Secondhand-Software darf der Händler in dem Fall nicht mitveräußern. Gebrauchte Software-Lizenzen gibt es mittlerweile aber häufig auch als Download. Dann entfällt der Verlust des Original-Datenträgers.
Allerdings sollte jeder IT-Verantwortliche sowieso vorsichtig sein: Selbst ein zuverlässiger Reseller kann nicht zu 100 Prozent sagen, ob der Aktivierungsschlüssel zu den vorliegenden Software-Lizenzen aus legalen Beständen stammt. Darauf verweist auch der Windows Server Kompetenz Club, der Microsoft-Fachhändler und Reseller hierzulande mit technischem Know-how und Beratungsleistungen versorgt.

Software-Lizenzen: Augen auf beim Lizenzmanagement

Die Abgrenzung zwischen illegal vertriebenen Keys und legaler Gebrauchtsoftware bleibt aus Sicht des Windows Server Kompetenz Clubs weiterhin schwierig. Deshalb vertrauen Sie am besten auf den Erwerb eines Komplettpakets mit dem Original-Datenträger. Erfahren Sie in unserem Blog, welche Gefahren sich hinter illegalen Software-Lizenzen verbergen können.
Um die Abgrenzung zu Produktpiraterie oder möglicherweise illegaler Nutzung von Software-Lizenzen klar zu ziehen, müssen Sie sicherstellen, dass diese rechtmäßig in den Verkehr gebracht wurden. Das gilt für Office-Anwendungen und Adobe Acrobat ebenso wie für komplette Exchange-Programme für Server. Diese drei Segmente machen das Hauptgeschäft vieler Reseller aus.
Aber wie kommt Secondhand-Software überhaupt auf den Markt? Reseller beziehen diese oft aus klassischen Überbeständen oder Großabnahmen, die bei Unternehmen unterschiedlichster Größe anfallen können – sei es durch Umstrukturierung, Fehlkalkulation oder Insolvenz.

Wichtige Dokumente bei gebrauchten Software-Lizenzen

Entscheiden Sie sich für den Kauf von Gebrauchtsoftware, sollte Ihnen ein seriöser Händler folgende Unterlagen ohne Probleme zum Nachweis des rechtmäßigen Erwerbs und der Korrektheit der Rechtekette mit aushändigen:

• Rechnung
• Lieferschein
• Kopien der Lizenzverträge
• Ein offizielles License-Statement des Lizenzgebers (zum Beispiel Microsoft), der es auf Anfrage des Verkäufers erstellen kann.
• Im Fall von Microsoft-Produkten: Einen Screenshot vom Auszug aus dem Volume Licensing Service Center (VLSC). Mithilfe des Kundenportals sind Produkt, Aktivierungsschlüssel und Vertragsnummer der Volumenlizenzverträge nachvollziehbar.
• Bestätigung der Deinstallation bzw. eine schriftliche Vernichtungserklärung, die besagt, dass die Lizenzen nicht mehr verwendet werden.

Spezialisierte Reseller beraten zu Software-Lizenzen aus zweiter Hand

Um im Falle einer externen Überprüfung (Audit) auf Nummer sicher zu gehen, können Unternehmen sich auch an spezialisierte Reseller wenden. Solche Händler können für Ihre Kunden die gesamte kritische Analyse der Software übernehmen und am Ende eine Garantie abgeben, dass die gelieferten Lizenzen einwandfrei sind. Dies funktioniert meist auch, wenn die entsprechende Gebrauchtsoftware nicht bei dem prüfenden Reseller erworben wurde. Wenden Sie sich dazu an unsere erfahrenen Dienstleister des IT-SERVICE.NETWORK.
Der Vorteil von gebrauchten Lösungen liegt vor allem im Preis. Sie optimieren Ihr Lizenzmanagement, indem Sie die Softwarekosten minimieren – und das deutlich. 40 bis 70 Prozent können Sie laut eines Artikels des Handelsblatts sparen, wenn Sie sich statt auf die neueste Software auf eine ältere Vorgängerversion einlassen.

Sparen Sie bis zu 70 Prozent durch gebrauchte Software-Lizenzen

Nicht die top-aktuellste Version im Unternehmen zu nutzen, mag für Ihren IT-Chef einen Prestigeverlust bedeuten, aber gerade so nutzen Sie die grundlegenden Vorteile digitaler Technik: Sie verschleißt nicht. Außerdem stehen bei gebrauchten Software-Lizenzen sämtliche Updates ebenso kontinuierlich zur Verfügung, als hätten Sie sie neu erworben. Die Anwendungen bleiben so in den meisten Fällen über ein mittelfristiges Zeitfenster hinaus auf dem neuesten Stand. Für Office 2010 veröffentlicht Microsoft beispielsweise noch immer monatliche Updates.
Dabei kann die updatefähige Gebraucht-Variante bis zu 70 Prozent günstiger sein als eine neue Vollversion. Vor allem mit steigender Anzahl benötigter Lizenzen für ein entsprechendes Kontingent an Rechnern zahlt sich die Nutzung von Gebrauchtsoftware so relativ schnell aus.

Mieten als weitere Alternative des Lizenzmanagements

Eine weitere günstige Alternative für das Lizenzmanagement bietet außerdem das Modell Software as a Service (SaaS). Darunter fallen auch cloudbasierte Mietlösungen wie Office 365. Diese schonen auch die Liquidität Ihres Unternehmens, da Sie solche Office-Abos direkt als laufende Kosten von der Steuer absetzen können und so nicht auf einen Schlag hohe Kapitalsummen binden müssen. Weitere Vorteile von SaaS erfahren Sie in unserem Blogbeitrag Softwarelösungen im Abo.
Ob gebrauchte Software-Lizenzen oder Mietsoftware à la SaaS – Sie müssen entscheiden, welches Modell besser zur IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens passt. Eine kompetente Beratung finden Sie bei den Dienstleistern des IT-SERVICE.NETWORK. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.