Instant-Messaging in Unternehmen

Instant-Messaging erfreut sich auch im Geschäftsleben wachsender Beliebtheit. Was privat seit der Einführung von WhatsApp und dem Facebook Messenger längst zum Alltag gehört, vereinfacht auch die Kommunikation im Büro.
Wir verraten, welche (Sicherheits-)Faktoren bei der Implementierung eines Instant-Messengers wichtig sind und welche Vorteile sich insgesamt dadurch ergeben.

Instant-Messaging wird auch im Berufsalltag immer beliebter.
Bild: Slack

Instant-Messaging – schnell und effizient

So ziemlich jeder kennt es: Man hat eine kurze Frage an einen Kollegen, aber dafür extra eine E-Mail zu schreiben, scheint irgendwie übertrieben. Man könnte natürlich auch kurz herübergehen, aber wahrscheinlich ist besagter Kollege gerade dann Kaffee holen. Wenn er denn überhaupt da ist. Instant-Messenger lösen diese und andere Zeitfresser im Arbeitsalltag.
Auf einer übersichtlichen Oberfläche ist sofort zu sehen, welche Kollegen im Haus, im Home Office, Urlaub oder Termin sind. Kurze Fragen und Abstimmungen lassen sich schnell und komfortabel per Chat-Funktion klären. Erinnert beinahe an die guten alten ICQ-Zeiten, nur eben im geschäftlichen Kontext und mit zusätzlichen Funktionen, wie beispielsweise Gruppen-Chats oder dem Versand großer Dateien.
Fakt ist: Instant-Messaging kann die Kommunikation und das Informationsmanagement in Unternehmen deutlich vereinfachen. Ob auf Unternehmensebene, Abteilungsebene oder im 4-Augen-Gespräch. Nicht nur deswegen erfreuen sich Tools wie Slack immer größerer Beliebtheit.

Instant-Messenger im Unternehmen einführen

Welcher IM der „Richtige“ für Ihr Unternehmen ist, finden unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK schnell gemeinsam mit Ihnen heraus. Auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen, etablierter Prozesse, der vorhandenen Infrastruktur und der jeweiligen Rahmenbedingungen beziehungsweise Anforderungen erhalten Sie maßgeschneiderte Produkt-Empfehlungen, aus denen Sie frei wählen können. Selbstverständlich übernehmen wir auch gern die technische Implementierung und anschließende Einweisung Ihrer Mitarbeiter.
Dennoch sollten Sie gerade beim Projekt Messenger-Einführung auch einen Blick über den Tellerrand werfen. Denn unabhängig von Aufgaben wie der Beschaffung, Installation und Einführung, spielen auch Sicherheitsaspekte und – wie sollte es anders sein – die DSGVO eine Rolle. Hier lohnt es sich, gleich nach der Entscheidung für die Nutzung eines Instant-Messengers die entsprechenden Weichen zu stellen.

Die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien sollte  geprüft werden. Bild: Pixabay/wattblicker

Instant-Messaging meets DSGVO und Compliance

Besonders dann, wenn der Messenger auch zum Verteilen von Dateien genutzt werden soll, sollte vorab eine interne Prüfung erfolgen. Hinsichtlich der Datenschutzgrundverordnung ist im Detail zu prüfen, welche Datenarten überhaupt „blind“ zwischen den Kollegen hin- und hergeschickt werden dürfen. Anders ausgedrückt: Es darf im laufenden Betrieb nicht passieren, dass personenbezogene und schützenswerte Daten (zum Beispiel Daten aus der Personalakte oder von Bewerbern) an nicht autorisierte Personen gelangen.
Ähnliches gilt auch für die Einhaltung der unternehmenseigenen Compliance-Regelungen. Der in diesem Fall Hauptverantwortliche sollte anhand der Funktionsbeschreibung des IM-Tools genau schauen, ob an irgendeiner Stelle „Crash-Potential“besteht.
Zu guter Letzt gilt es, auch technische Sicherheitsaspekte unter die Lupe zu nehmen. Denn es ist keinesfalls so, als wären Instant-Messenger keine potentiellen Angriffsziele für Hacker und Spione.

Sicherheitstipps für Instant-Messaging

Die Bedrohungen durch den Einsatz von IM können vielfältig sein. Das beginnt bei Spionage und endet bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht. Hier kommen unserer Tipps, mit denen Sie die Sicherheit des neuen Tools weitestgehend gewährleisten können:

• Entscheiden Sie sich für ein Produkt mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Auf diese Weise erschweren Sie es Cyberkriminellen enorm, Datenbewegungen nach zu verfolgen.
• Die Kehrseite der Medaille: Auch Sie selbst können Informationen, die über den IM ausgetauscht wurden, nicht mehr nachvollziehen. Zudem droht Gefahr durch Schatten-IT, wenn Mitarbeiter die Messenger-App auf ihrem privaten Smartphone installieren. Schaffen Sie daher noch vor der Einführung verbindliche Regeln für den Einsatz und die Nutzung des Dienstes.
• Setzen Sie eine Mobile-Device-Management-Software oder Mobile-Application-Management-Software ein, um die neue Unternehmensanwendung auf mobilen Geräten zentral steuern, sperren und verwalten zu können.
• Zahlreiche Tools bieten eine Aufzeichnungsfunktion. Das kann sehr praktisch sein, um fehlende Meeting-Teilnehmer im Anschluss zu informieren, birgt datenschutzrechtlich aber ordentlich Zündstoff. Unser Tipp: Erlauben Sie die Aufzeichnung und/oder Übertragung von Meetings nur in Ausnahmefällen. Denken Sie auch an die schriftliche Erlaubnis Ihrer Mitarbeiter, dass Bild- und/oder Ton-Aufnahmen von ihnen gemacht werden. Und tragen Sie dafür Sorge, dass ein Befugter die Aufzeichnungen auch wieder löscht.
• Durchführung einer Mitarbeiter-Schulung zu Themen wie DSGVO, Compliance und Co. in Bezug auf die Messenger-Einführung.

Beachten Sie diese Tipps, wenn Sie Instant-Messaging einsetzten beziehungsweise einsetzen wollen.

Instant-Messaging für Unternehmen

Mittlerweile gibt es viele Tools, die konsequent auf die Anforderungen in deutschen Unternehmen zugeschnitten sind. Sie verfügen über alle zentralen und nützlichen Funktionen, bieten aber dennoch genügend Kontroll-Möglichkeiten und -Mechanismen.
Darüber hinaus verfügen sie über einen integrierten Virenschutz, Endpunktüberwachung und Multi-Faktor-Authentifizierung. Ebenso viel Sicherheit, wie es in diesem Zusammenhang möglich ist. In Summe macht es dann die Kombination aus geschulten Mitarbeitern und aktuellen Technologien. So oder so steht der Nutzen von Instant-Messaging im Geschäftsalltag außer Frage, also worauf warten? Kontaktieren Sie unseren Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK um direkt durchzustarten.

Geschrieben von

Lena Klaus

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen

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