Hybrides Arbeiten

Das Hybrid Office ist Teil, wenn nicht sogar das Sinnbild der modernen Arbeitswelt. Allerdings gilt es einiges zu beachten, damit hybrides Arbeiten wirklich funktioniert.

Wir erklären, was das Hybrid Office ist und welche Vorteile und Nachteile hybrides Arbeiten hat.

Die neue Arbeitswelt ist hybrid

Die Pandemie hat damals den Anstoß dafür gegeben, dass die Belegschaft zahlreicher Unternehmen plötzlich ins Home Office wechselte. Mit einer Home-Office-Pflicht waren Unternehmen sogar dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitern das Arbeiten aus der Sicherheit der eigenen vier Wände zu ermöglichen. Inzwischen verblasst die Erinnerung an diese Zeit zunehmend, was bleibt, ist das Festhalten am Home Office.

Das Ergebnis ist: Viele Büros sind auch heute, im Jahr 2024, häufig immer noch nur teilweise besetzt. Oder anders gesagt: Hybrides Arbeiten hat in vielen Teilen der Unternehmenslandschaften die Regentschaft übernommen. Da nützt es auch nichts, dass so mancher Großkonzern die Rückkehr aus dem Home Office wünscht. Angesichts des Fachkräftemangels sitzen (Büro-)Angestellte in vielen Branchen bereits am längeren Hebel – und wollen die Vorzüge der Heimarbeit zumindest zeitweise nicht mehr missen.

Tatsächlich haben die Befürworter hybrider Arbeitsweisen auch so einige Argumente parat. Bevor wir auf diese Vorteile – und natürlich auch die Nachteile – des hybriden Arbeitens eingehen, wollen wir aber kurz klären, was das Hybrid Office überhaupt ist. Zudem wollen wir in diesem Beitrag klären, wie das Hybrid Office zu einem funktionierenden Modell werden kann.

Was ist hybrides Arbeiten?

Der Begriff hybrides Arbeiten steht dafür, dass Mitarbeiter eines Unternehmens sowohl im Büro als auch aus dem Home Office arbeiten können. Die Regelungen, wie genau mit diesem hybriden Arbeitsmodell umgegangen wird, sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.

Teilweise können Mitarbeiter flexibel selbst entscheiden, an welchen und an wie vielen Tagen sie ins Büro kommen und an welchen sie Zuhause – oder an einem anderen Ort mit stabiler Internetverbindung – arbeiten. In anderen Unternehmen ist dagegen genau festgelegt, an welchen Tagen die Präsenz vor Ort im Büro erwünscht und an welchen Tagen Home Office für die Mitarbeiter möglich ist.

Das Hybrid Office ist also kein physischer Ort, sondern ein Konzept, das sowohl den Unternehmenssitz als auch die Orte, an denen Mitarbeiter remote arbeiten, umspannt. Meistens ist der Remote-Arbeitsplatz wohl das Home Office, denkbar ist aber auch ein temporärer Arbeitsplatz in einem Café, in einem Coworking Space oder an einem verlängerten Wochenende vielleicht auch im Hotel in einer fremden Stadt.

Hybrides Arbeiten: Vorteile

Es hat sich inzwischen herausgestellt, dass das Hybrid Office so einige Vorteile mit sich bringt. Hier eine kurze Übersicht:

• Bessere Work-Life-Balance durch Flexibilität: 
  Der wohl größte Vorteil ist, dass sich die Work-Life-Balance durch hybrides Arbeiten verbessern kann. An den Home-Office-Tagen entfallen Zeitaufwände (und Kosten) für den Arbeitsweg, zudem lassen sich private Termine beispielsweise in die Mittagspause legen. Auch die Kinderbetreuung gestaltet sich durch die Arbeit im Home Office einfacher.
• Das Beste aus beiden Welten:
  Sowohl das Home Office als auch das Büro haben ihre Vorzüge. Durch hybride Arbeitsweisen lassen sich beide Welten miteinander vereinen. Im Home Office lässt es sich zum Beispiel oft ruhiger arbeiten als im belebten Großraumbüro, das Büro wiederum punktet durch den direkten Austausch mit den Kollegen und die sozialen Kontakte.
• Plus-Punkt beim Recruiting:
  Bei der Mitarbeitergewinnung kann sich das Angebot von Hybrid-Arbeit als wichtiges Argument für ein Unternehmen erweisen. Denn viele (zukünftige) Mitarbeiter wollen nicht mehr auf die Möglichkeit zum Home Office verzichten und schlagen Stellen bewusst aus, bei denen diese Möglichkeit nicht besteht.
• Kleinere Büros durch Shared Desks:
  Unternehmen können durch das Hybrid Office finanziell profitieren. Durch das Shared-Desk-Prinzip müssen sie bei einem Mitarbeiterwachstum keine weiteren Büroflächen anmieten, sondern können geteilte Arbeitsplätze einrichten. Mitarbeiter, die das hybride Arbeiten für sich nutzen, können diese Schreibtische dann flexibel buchen.
• Einsparungen bei Nebenkosten:
  Unterm Strich lässt sich festhalten, dass die Nebenkosten für Unternehmen sinken. Denn: Weniger Mitarbeiter nutzen mit ihren (mobilen) Geräten tagtäglich Strom, nur ein Teil der Mitarbeiter verbraucht Wasser und – wie erwähnt – braucht es weniger Büroflächen.

Dass sich diese Vorteile sowohl für das Unternehmen, als auch für die Mitarbeiter positiv auswirken, ist nicht von der Hand zu weisen. Aber: Wie es so oft der Fall ist, hat auch diese Medaille eine Kehrseite.

Hybrides Arbeiten: Nachteile

Auf der Kehrseite der besagten Medaille finden sich die Nachteile des Hybrid Office wieder. Auch hierzu haben wir eine Übersicht zusammengestellt:

• Hürden bei der Zusammenarbeit:
  Damit die Zusammenarbeit auf Distanz funktioniert, müssen die richtigen (Hardware- und Software-)Lösungen her. Unternehmen, die sich dauerhaft für hybrides Arbeiten entscheiden, sollten dafür ein Konzept erarbeiten und genau untersuchen, mit welchen Tools sich hybride Arbeitsmodelle am besten umsetzen lassen.
• Hybride Meetings als Herausforderung:
  Einige Mitarbeiter im Konferenzraum, andere im Home Office – das kann für hybride Meetings eine Herausforderung darstellen. Für die Remote-Mitarbeiter erweist es sich in manchen Fällen als schwierig, sich in lebhafte Diskussionen einzuschalten, denn sie werden schlicht übersehen. Hinzu kommen oft technische Herausforderungen, wenn die Ausstattung nicht stimmt.
• Neuer Bedarf für die Ausstattung:
  Das Hybrid Office stellt besondere Anforderungen an die Ausstattung. Die Konferenzräume müssen mit geeigneten Videokonferenz-Systemen ausgestattet sind. Mitarbeiter benötigen die richtige Technik, um bequem vom Home Office ins Büro und wieder zurück wechseln zu können. Und Desk-Sharing-Arbeitsplätze benötigen ebenfalls das dafür geeignete Equipment.
• Anpassung der Bürokonzepte:
  Beim hybriden Arbeiten werden Büros vorrangig als Orte des Austauschs verstanden. Hierzu ist es wichtig, dass Unternehmen geeignete Zonen schaffen. Es sollte Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten, Treffpunkte für kollaboratives Arbeiten im Team, am besten mit interaktiven Whiteboards, und für hybride Meetings optimierte Konferenzräume geben.

Diese Nachteile klingen natürlich nicht so schön. Es gibt aber definitiv Mittel und Wege, wie sie sich beheben oder zumindest abmildern lassen.

So setzen Unternehmen das Hybrid Office um

Aus den genannten Vorteilen und Nachteilen lässt sich gut ableiten, worauf Unternehmen achten sollten, um das Arbeitsmodell Hybrid Office effektiv umzusetzen. Auch hierzu die wichtigsten Punkte in einer Übersicht:

• Testen, testen, testen!
  Das gilt vor allem für neue Tools, die die Produktivität beim hybriden Arbeiten möglicherweise ankurbeln. Hier gilt es, offen für neue Technologien zu sein und bei kostenintensiveren Anschaffungen den Return-On-Investment mitzudenken.
• Verwandeln Sie Ihr Büro in eine hybride Arbeitsumgebung!
  Erstellen Sie ein Konzept, wie das Büro optimal auf hybrides Arbeiten ausgerichtet werden kann. Die Ausstattung der Konferenzräume, Kreativzonen mit digitalen Whiteboards, Ruhebereiche – all das sollten sie berücksichtigen.
• Machen Sie hybrides Arbeiten zur Teamsache!
  Beim dauerhaften Wechsel zum Hybrid Office muss sich die neue Arbeitsweise auch in den Köpfen der Mitarbeiter festigen. Sicherlich wird es einige Kollegen geben, die das traditionelle Arbeiten bevorzugen. Hier gilt es, wiederholt Feedback einzuholen und alle mitzunehmen.
• Sammeln Sie Erfahrungen und ziehen Lehren daraus!
  Vor allem zu Anfang sind aus den Erfahrungen Lerneffekte zu ziehen. Analysieren Sie Probleme, die durch das hybride Arbeitsmodell aufgetaucht sind, und entwickeln Sie Strategien, wie sich diese Probleme beheben lassen.
• Statten Sie Mitarbeiter für hybrides Arbeiten perfekt aus!
  Der Wechsel vom Home Office ins Büro muss so einfach wie möglich gelingen. Ein Laptop ist dafür die Basis. Auch externe Bildschirme und eine Dockingstation für Laptops für beide Arbeitsorte sind hilfreich. Ebenfalls sinnvoll: Noise-Cancelling-Headset, externe Maus, externe Tastatur. Achten Sie am besten auch auf Ergonomie!
• Die Zukunft liegt in der Cloud!
  Ohne Cloud-Technologien ist das Hybrid Office kaum möglich. Hier sollten Sie den Übergang nicht verpassen – ansonsten könnten Sie vom Wettbewerb abgehängt werden.

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Hybrides Arbeiten: die Technik ist das A & O

Nachdem das hybride Arbeiten im Jahr 2024 schon als einigermaßen erprobt gelten dürfte, lässt sich nun auch der wohl größte Schmerzpunkt dabei benennen: nicht funktionierende Technik.

Aus einer Studie von Unisys geht hervor, dass Mitarbeiter mit einem digitalen Arbeitsplatz zu viel Zeit damit verbringen, Technologieausfälle zu beheben. Fast die Hälfte (49 Prozent) der Beschäftigten gab im Zuge der Studie an, dass sie jede Woche aufgrund von IT-Problemen bis zu fünf Stunden an produktiver Zeit verlieren. Bei 23 Prozent der Befragten sind es sogar sechs oder mehr Stunden.

Für Unternehmen ist aber nicht nur der Produktivitätsverlust ein Problem: Sie riskieren auch, dass Mitarbeiter aufgrund von IT-Problemen abwandern. Die Studie kommt nämlich auch zu dem Ergebnis, dass nach Gehalt und Vergütung die Bereitstellung von Tools und Support der zweitwichtigste Faktor sind, um bei einem Arbeitgeber zu bleiben. Anders ausgedrückt: Versagt die Technik, sind Mitarbeiter schnell weg.

IT-Fachleute richten das Hybrid Office ein

Unternehmen sind daher gut daran beraten, die optimalen Bedingungen für das hybride Arbeiten zu schaffen. Denn: Es zeichnet sich ab, dass Angestellte nicht wieder zur Dauerpräsenz im Büro zurückkehren wollen – und gegebenenfalls eine neue Anstellung suchen, sollte der bisherige Arbeitgeber nicht mitziehen. Anstatt sich diesem Trend entgegen zu stellen, sollten Unternehmen rechtzeitig – am besten sofort – aktiv werden.

Es gilt, ein effektives Konzept für hybrides Arbeiten zu erarbeiten und modernes Equipment für die Mitarbeiter zu beschaffen. Natürlich ist hier die Auswahl je nach Anforderungen des jeweiligen Unternehmens individuell.

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