Digitalisierung

Digitales Vertragsmanagement

Vorteile der automatisierten Vertragsverwaltung

von 14.03.2022
Zu sehen ist der Oberkörper eines Mannes, der an einem Schreibtisch sitzt und gerade per Hand einen Vertrag unterzeichnet. Das Thema ist der Umstieg auf ein digitales Vertragsmanagement. Bild: Unsplash/Scott Graham

Ein digitales Vertragsmanagement beschleunigt, optimiert und automatisiert Prozesse, erhöht die Transparenz und kann die Kostenstruktur verbessern. Kein Wunder also, dass die Nachfrage stetig steigt.

Wir verraten, welche Vorteile das „Digital Contract Management“ hat und worauf Sie bei der Auswahl einer Vertragsmanagement-Software achten sollten.

Digitales Vertragsmanagement – darum lohnt es sich

Zu jedem Wirtschaftsunternehmen gehören auch immer eine ganze Reihe von Verträgen. Seien es Vereinbarungen mit Partnern und Zulieferern oder auch Telefonanbietern und Versicherungen. Am Ende kommt eine ganze Menge zusammen und die smarte Vertragsverwaltung kann durchaus eine nicht zu unterschätzende Herausforderung sein.

Denn bei Verträgen geht es immer auch um Fristen, Kosten und die Erfüllung verschiedener Bestandteile. Unternehmen, die noch auf ein analoges Vertragsmanagement vertrauen, zahlen unbewusst drauf. Warum? Dafür gibt es viele Gründe. Es kann beispielsweise passieren, dass Kündigungsfristen vergessen werden und sich so veraltete (und teure) Verträge automatisch verlängern. Zudem kostet die Suche nach einzelnen Dokumenten im Falle eines Falles auch ordentlich Arbeitszeit – natürlich je nach Größe des Archivs oder der Qualität der Ordner-Struktur. Vor allem aber fehlt eines: der Überblick. Der Umstieg auf ein digitales Vertragsmanagement schafft da Abhilfe.

Mitarbeiter eines Büros betrachten gemeinsam die Oberfläche einer Software. Es geht um das Thema digitales Vertragsmanagement. Bild: Unsplash/Jason Goodman

Eine Vertragsmanagement-Software vereinfacht Prozesse. Bild: Unsplash/Jason Goodman

Digital Contract Management spart Zeit und Geld

Damit die Bearbeitung, die Verwaltung und die Frist-Einhaltung von Verträgen sauber, schnell und effizient funktionieren, ist der Einsatz einer Vertragsmanagement-Software unabdingbar. Diese arbeitet in der Regel ähnlich wie eine Dokumenten-Management-Software. Sie vereinfacht also die Ablage, erlaubt den Zugriff nur berechtigten Personen und unterstützt mit smarten Funktionen bei der Verwaltung und täglichen Arbeit. Darüber hinaus kann sie auch dabei helfen, die wachsenden Anforderungen an die Compliance zu erfüllen.

Ein besonderes Augenmerk sollte bei der Auswahl der passenden Lösung für das digitale Vertragsmanagement natürlich auf den jeweiligen Funktionen legen. Je nach Branche, Größe und Komplexität des Vertragswesens innerhalb eines Unternehmens variiert der entsprechende Bedarf. Und natürlich ist auch die Anschaffung und Implementierung einer neuen Software immer auch mit Investitionen verbunden. Aber seien Sie sicher: Die haben Sie in jedem Fall sehr schnell wieder heraus.

Vertragsmanagement-Software: Diese Funktionen sind wichtig

Im Wesentlichen sollten die Funktionen einer Vertragsmanagement-Software folgende Ergebnisse bringen:

  • Erleichterung bei der Erstellung von Vertragsakten
  • Einfache Organisation und Verwaltung von Verträgen inklusive Zugriffsmanagement
  • Überblick über den Vertragszyklus inklusive entsprechender Alarme/Reminder (zum Beispiel Kündigungsfrist)
  • Möglichkeit, Verträge digital und rechtssicher abzuschließen oder zu verlängern
  • Verbesserung des Informationsflusses
  • Automatische Einhaltung gesetzlicher und datenschutzrelevanter Vorschriften
  • Überblick über den Vertragslebenszyklus, auch Contract Management Lifecycle genannt, sowie ein smartes Fristenmanagement

Mittlerweile gibt es auf dem Markt eine ganz Reihe von Software-Anbietern für ein digitales Vertragsmanagement. Unser Tipp: Halten Sie im Vorfeld genau fest, wie es derzeit um die Abläufe und Prozesse in Ihrem Unternehmen bestellt ist. So finden Sie schnell heraus, an welchen Stellen der Schuh besonders drückt und zu viel Zeit oder Geld verschwendet wird.

Eine Frau blättert in einem Ordner. Es geht um den Wechsel von einem analogen zu einem digitalen Vertragsmanagement. Bild: Pexels/Ono Kosuki

Digital statt analog spart mühsames Blättern in Ordnern. Bild: Pexels/Ono Kosuki

Digitales Vertragsmanagement – so gelingt der Umstieg

Unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK unterstützen Sie gerne bei dem Wechsel zu einem digitalen Vertragsmanagement. Neben der Möglichkeit, sich individuell und herstellerunabhängig beraten zu lassen, haben unsere IT-Dienstleister natürlich auch die technischen Herausforderungen rund um den Umstieg im Blick. Das kann zum Beispiel das Thema Schnittstellen betreffen. Denn je nach bestehender Software-Struktur ist es bisweilen nötig und sinnvoll, die Vertragsmanagement-Software an das eingesetzte ERP-, CRM- oder SharePoint-System anzubinden.

Sie sehen: Ein paar kleine Herausforderungen oder Stolpersteine rund um das Thema Digital Contract Management kann es geben. Aber wie so häufig in Zeiten des digitalen Wandels gilt auch hier: Der Einsatz lohnt sich. Überzeugen Sie sich gern selbst, indem Sie unsere IT-Experten für ein unverbindliches Beratungsgespräch kontaktieren.


Weiterführende Links:
Enterprise Application Software Magazin

Geschrieben von

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Seit 2013 kennt sie die IT-Branche und hat sich in diesem Zusammenhang auf B2C- und B2B-orientierte Content-Plattformen spezialisiert.

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