Der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (kurz: DMS) kann sich für Unternehmen gleich doppelt bezahlt machen. In Zeiten hoher Informations- und Datenfluten sowie ineinander greifenden Arbeitsabläufen stellen entsprechende Systeme die Weichen für ein effizientes und kostenschonendes Arbeiten. Sie möchten wissen, welche Vorteile DMS genau bietet?
Wie erklären, warum sich der Umstieg lohnt und wie die Implementierung abläuft.
Physische Archive kosten Zeit und Geld.
Bild: Pexels/Pixabay
Analoges Dokumenten-Management als Zeit- und Geldfresser
Das papierlose Büro ist selbst im 21. Jahrhundert und unter dem Deckmantel der Digitalisierung in vielen Unternehmen noch Wunschdenken. Die einen scheuen die vermeintlich großen Investitionen, die anderen sind vom Nutzen digitaler Systeme nicht ausreichend überzeugt und wieder andere arbeiten einfach nach dem Grundsatz „Das haben wir schon immer so gemacht“.
In der Praxis bedeutet das – bezogen auf das Dokumenten-Management – dass viele Arbeitnehmer tagtäglich damit beschäftigt sind, Dokumente zu suchen, zu sortieren, zu kopieren, abzuheften und zu archivieren. Sobald ein anderer Kollege das Dokument benötigt, geht die Rennerei richtig los.
Und im schlimmsten Fall weiß nachher keiner mehr, wo sich die Akte X gerade befindet und warum. Das Resultat ist ein hoher Zeitaufwand. Und Zeit kostet bekanntermaßen auch immer Geld. Physische Archive ebenso.
Kosten für Dokumenten-Management
Verschiedene Erhebungen gehen davon aus, dass analoges Dokumenten-Management zwischen 40 und 60 Prozent der Arbeitszeit beziehungsweise 20 und 45 Prozent der Gehaltskosten verschlingt. Im Umkehrschluss schmälert das am Ende der Prozesskette dann natürlich auch den Gewinn.
Jeden Tag werden etwa 200 Millionen Seiten von Papier abgeheftet und so viele Aktenordner angelegt, dass sie in Form einer Kette satte 250 km lang wären. Im Durchschnitt wird jedes Dokument fünfmal kopiert und drei Prozent aller Akten verschwinden auf Nimmerwiedersehen.
In europäischen Unternehmen soll der Aufwand für die manuelle Dokumentenverwaltung zwischen fünf und 15 Prozent des gesamten Umsatzes auffressen. Diese Zahlen sind erschreckend, zeigen gleichzeitig aber eindrucksvoll, wie relevant die Optimierung beziehungsweise Digitalisierung augenscheinlich irrelevanter Prozesse in Wirklichkeit ist. Das sind mehr als genug Gründe dafür, dass Sie die Vorteile eines Dokumenten-Managementsystems einmal genau unter die Lupe nehmen.
Vorteile DMS – nicht nur Zeit und Kosten sparen
Fakt ist: Dokumente und Informationen sollten immer schnell und unkompliziert zugänglich sein (natürlich nur für befugte Personen). Dokumenten-Management-Systeme können diesbezüglich die Arbeitsabläufe revolutionieren und Freiräume schaffen, die Mitarbeiter für andere (sinnvollere) Tätigkeiten nutzen können.
Hier die Vorteile DMS auf einen Blick:
- Senkung der Druckkosten und des Papierverbrauchs
- Zeitersparnis, Beschleunigung der Dokumenten-Suche
- Reduzierung vieler Kosten (zum Beispiel für Materialien oder physische Archive)
- Verbesserung des Informationsflusses innerhalb des Unternehmens
- Verminderung von Risiken (zum Beispiel durch verloren gegangene Dokumente oder Akten)
- Erhöhung der Produktivität
- Entlastung der E-Mail-Systeme
- Leichtere Verteilung von Dokumenten inkl. entsprechendem Zugriffsmanagement für befugte Personen
- Zeitlich und örtlich unbegrenzter Zugriff (praktisch für Mitarbeiter im Außendienst oder Homeoffice)
- Rechtssichere Datenablage (auch gemäß DSGVO) und Archivierung
- Automatische Einhaltung der Compliance-Anforderungen
Zum Schluss noch ein Rechenbeispiel. Experten gehen davon aus, dass ein analog verwaltetes und abgelegtes Blatt Papier bis zu 0,33 € kostet. Das digitale Pendant dazu verursacht hingegen nur Kosten von 0,10 €. Wenn Sie dies auf die Gesamtzahl der Dokumente hochrechnen, die jährlich innerhalb eines Unternehmens anfallen, eingehen, erstellt und bearbeitet werden, dürfte sich Ihnen nicht mehr die Frage stellen, „ob“ ein DMS eingeführt werden soll, sondern nur „wann.“
Vorteile DMS – individuelle Beratung durch unabhängige Experten
Welche genauen Vorteile ein Dokumenten-Management-System Ihrem Unternehmen bringen kann, erklärt Ihnen gerne einer unserer Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK. Gemeinsam nehmen wir Ihren individuellen Bedarf unter die Lupe und beraten Sie unabhängig zu den verschiedenen Lösungen und Systemen. Je mehr sie sich mit dem Thema beschäftigen, desto mehr Vorteile werden Ihnen auffallen.
Nachdem Sie die Entscheidung für ein System getroffen haben, kümmern sich unsere Experten um die Einrichtung und auf Wunsch auch um die Schulung Ihrer Mitarbeiter. Lassen Sie sich gern unverbindlich von uns beraten und informieren Sie sich über weitere Vorteile auf unserer Dienstleistungsübersicht zum Dokumenten-Management.
Geschrieben von
Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen
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