Die Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsbriefen ist seit dem 1. Januar 2017 für Unternehmen unumgängliche Pflicht. Geschäftsbriefe oder steuerlich relevante Dokumente fallen unter die Regelungen für die ordnungsgemäße Buchführung.
Dazu gehören unter anderem Angebote, Rechnungen oder Handelsbriefe, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen
Digital archivieren wird für Unternehmen zur Pflicht: Neue gesetzliche Aufbewahrungsfristen im Rahmen der GoBD gelten ab dem 01. Januar 2017.
Seit dem 1. Januar 2017 gilt die neue gesetzliche Regelung zur Langzeitarchivierung digitaler geschäftlicher Unterlagen endgültig. Diese Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) gelten für alle zur Buchführung verpflichteten Unternehmen. Die GoBD bestimmen über die Art der Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsunterlagen und die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen – Geschäftsunterlagen in digitaler Form fallen genauso unter die ordnungsgemäße Buchführung wie Unterlagen auf Papier.
Ordnungsgemäße Buchführung umfasst E-Mail-Archivierung
Die GoBD lösen seit 2017 die Regelungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) aus 2001 ab. Die Frist für die Umstellung auf die Langzeitarchivierung ist damit abgelaufen. Mittlerweile gelten neue gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sind dann für sechs bis zehn Jahre digital zu archivieren. Zum Ende des Jahres muss in allen Unternehmen auf eine digitale Langzeitarchivierung unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen umgestellt werden. Das Finanzamt belegt den mit einer Schätzung, der gefordertes Datenmaterial während einer Betriebsprüfung nicht liefern kann. Das geht finanziell häufig zu Lasten des Unternehmens. Unter die GoBD-Regelung fällt jeglicher digitaler geschäftlicher Schriftverkehr. Hierzu gehören beispielsweise Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Handelsbriefe; seit dem 1. Januar 2017 auch Kassensysteme.
Langzeitarchivierung: E-Mails manipulationssicher speichern
Sie müssen steuerlich relevante E-Mails vollständig und nicht veränderbar aufbewahren. Darüber hinaus ist eine Signierung ebenso wichtig wie ein Zeitstempel und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Dazu reicht keine einfache Dateiablage – ein digitales Archivsystem in der Cloud hingegen erfüllt die Anforderungen der GoBD. Mit einem professionellen Dokumenten-Management-System (DMS) können die archivierten Unterlagen verwaltet werden. Gleichzeitig sind sie auf diese Weise vor Manipulation geschützt. Dadurch erfüllen Sie die Grundsätze für ordnungsgemäße Buchführung. Durch die Nutzung der Cloud wird gleichzeitig ein sicheres Backup für Ihre E-Mails gewährleistet.
Digitale Geschäftsunterlagen für sechs bis zehn Jahre absichern
Alle steuerlich relevanten Aufzeichnungen (zum Beispiel Material- und Warenwirtschaft, Kassensysteme, Lohnabrechnung, Zeiterfassung) müssen sicher archiviert werden und jederzeit abrufbar sein. In der Regel gilt: Wenn Belege anfallen, die in der Buchführung berücksichtigt werden, kann von einer Aufbewahrungspflicht nach GoBD ausgegangen werden. Besonders geeignet für ein rechtssicheres Archiv ist eine vollautomatisierte Cloud-Lösung. Diese ist flexibel skalierbar und Cloud-Rechenzentren sind in der Regel besonders gut vor Ausfällen oder Hacker-Angriffen gesichert. Außerdem garantiert eine automatische Lösung zur Langzeitarchivierung Rechtssicherheit; ohne zusätzliche Arbeitsschritte zu erfordern. Damit sichern Sie Ihre digitalen Handelsbriefe geräteunabhängig und können sich auf eine professionelle Langzeitarchivierung Ihrer E-Mails verlassen. Für den passenden Service zur E-Mail-Langzeitarchivierung in der Cloud konktaktieren Sie einen IT-Dienstleister in Ihrer Region.
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