Digitale Prozesse

Der Umstieg auf das papierlose Büro führt zu steigender Produktivität, sinkenden Kosten und kürzeren Reaktionszeiten bei Lieferanten- und Kundenanfragen – da sind sich Fachleute einig. Doch digitale Prozesse fordern, dass Unternehmen althergebrachte Gewohnheiten ablegen und bestehende Prozesse entsprechend verändern.
Wie Ihr Unternehmen von der Digitalisierung profitieren kann erfahren Sie bei uns.

Digitale Prozesse erfordern ein Umdenken auf allen Ebenen.

Digitale Prozesse für eine digitale Zukunft

Begriffe wie ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), Ersetzendes Scannen, GoBD oder Cloud sind in aller Munde und führen Unternehmen direkt in die digitale Zukunft. Die rechtlichen Voraussetzungen durch den Gesetzgeber sind geschaffen, auch technisch sind digitale Prozesse längst möglich. Dafür ist allerdings nötig, dass Sie in Ihrem Unternehmen bestehende Arbeitsabläufe hinterfragen und bestehende Prozesse gegebenenfalls verändern. Außerdem müssen althergebrachte Gewohnheiten abgelegt werden. Um Ihre Firma komplett auf papierloses Arbeiten umzustellen, sind ein realistischer Zeitplan und die Einbindung der Mitarbeiter enorm wichtig. Sonst droht Widerstand aus den eigenen Reihen.

Digitale Prozesse oder Digitalisierung – was bedeutet das?

Was aber bedeuten die Begriffe digitale Prozesse oder Digitalisierung? Beides bezeichnet laut Wikipedia die Veränderung von Prozessen, Objekten und Ereignissen durch eine vermehrte Nutzung digitaler Geräte. Im heute meist üblichen Sinn steht Digitalisierung für den Wandel zu digitalen Prozessen mittels Informations- und Kommunikationstechnik. Digitale Prozesse verfolgen den Zweck, Informationen digital zu speichern und zu verarbeiten. Die Digitalisierung begann historisch gesehen mit analogen Medien wie Schallplatten, Tonbandaufnahmen oder Diapositiven. Nach Schätzungen waren 2007 bereits 94 Prozent der weltweiten technologischen Informationskapazitäten digital, 1993 waren es lediglich 3 Prozent. Der Menschheit war es vermutlich im Jahr 2002 zum ersten Mal möglich, mehr Informationen digital als analog zu speichern, womit gleichzeitig auch das „Digitale Zeitalter“ eingeläutet wurde.

Digitaler Wandel beginnt mit digitalem Reifegrad

Zwar wird der digitale Wandel gern an Begriffen wie Internet der Dinge (Internet of Things/IoT), Industrie 4.0, Big Data oder Cloud festgemacht, tatsächlich beginnt er aber früher, nämlich schon mit dem digitalen Reifegrad der Unternehmen. Der digitale Reifegrad besagt, wieviel ein Unternehmen mit den gesammelten Daten von Kunden anfangen kann, wie es sie verarbeitet und nutzt, um Dialoge individueller zu gestalten. Laut der Studie „Digitalisierung – Kundendialog im Wandel“ können das aber erst ein Drittel der befragten Unternehmen.
Viele Prozesse in Unternehmen sind außerdem nach wie vor manuell und primär auf Papier angewiesen, sodass digitale und elektronisch integrierte Abläufe nicht durchgängig möglich sind. Die umfassende digitale Prozessinfrastruktur ist aber eine Voraussetzung für eine agile Wettbewerbsfähigkeit, organisatorische Flexibilität und Reduzierung der Prozesskosten – und damit Grundlage für digitale Prozesse.

Bei digitalen Prozessen geht es um mehr als die Digitalisierung von Papier-Dokumenten.

Digitale Prozesse – acht Stolpersteine für Ihr Unternehmen

Digitale Prozesse beherbergen eine Reihe von Stolpersteinen. Denn es geht eben um viel mehr als nur um die Digitalisierung von Dokumenten in Papierform.

1. Orientierung: Vielen Unternehmen fehlt eine klare Position zur digitalen Transformation, obwohl der Wandel bereits vollzogen wird. Die Gefahr dabei: Die Digitalisierung kann ein Stückwerk mit hohen Kosten und geringem Nutzen werden.
2. Priorisierung: Unternehmen müssen sich zuerst den Prozessen mit hohem Nutzen durch die Digitalisierung widmen, denn nicht jeder Geschäftsprozess hat den gleichen Nutzen für ein Unternehmen. Eine Priorisierung der Digitalisierungsabläufe ist unabdingbar.
3. Individualität statt Standards: Je unterschiedlicher Geschäftsprozesse konzipiert sind, desto aufwändiger ist das Prozessmanagement. Für digitale Prozesse müssen Unternehmen ein Steuerungs- und Regelungssystem entwickeln.
4. Isolierte Ausrichtung: Digitale Prozesse enden nicht an den Türen eines Fachbereichs. Deshalb müssen Sie mit Ihrem Unternehmer den Blick nicht nur auf die originären Anforderungen richten, sondern die Prozessstruktur derart gestalten, dass andere Prozesse integriert werden können.
5. Anforderungsprofile: Die Vielzahl der noch nicht oder nur teilweise digitalisierten Prozesse zwingt dazu, den digitalen Reifegrad zu steigern. Eine Beschränkung auf funktionale Notwendigkeiten ist aber bei jedem Prozess nötig, um mit den begrenzten Ressourcen und Budgets mehr digitale Prozesse starten zu können.
6. Digitaler Wandel mit traditioneller IT-Organisation: Herkömmliche IT-Anforderungen sind von Solidität und sequenzieller Realisierung geprägt. Die Digitalisierung zeichnet sich aber durch Agilität und Geschwindigkeit aus – mit einem Adhoc-Bedarf an Ressourcen. Darauf muss sich die IT einstellen.
7. Starre Projektmethoden: Hinter der Digitalisierung stecken eine veränderte Denkkultur und eine hohe Dynamik. Beides verlangt viel Flexibilität, die von klassischen Projektmethoden kaum angeboten werden können. Deshalb sollten agile Methoden wie Scrum bevorzugt werden.
8. Mitarbeiter werden nicht mitgenommen: Prozesse werden trotz aller Technik von Menschen gelebt. Digitale Prozesse bringen aber erhebliche Veränderungen mit sich und lösen Gewohnheiten auf. Deshalb müssen Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig in die Projekte einbinden und schulen. Ansonsten entsteht Widerstand statt Akzeptanz.

Digitale Prozesse – wie Unternehmen profitieren

Wie sich digitale Prozesse auf Unternehmen auswirken und wie sie von der Digitalisierung profitieren, erklärt die Studie „Technology Vision 2014 – from digitally disrupted to digital disrupter“ von Accenture, einem der weltweit größten Managementberatungs-, Technologie- und Outsourcing-Dienstleister. Die Analysten beschreiben sechs Trends, von denen Ihr Unternehmen profitieren kann.

1. Internet der Dinge: Im Internet der Dinge kommunizieren Maschinen miteinander, Sensoren und Funkchips verbinden die physische und virtuelle Welt.
2. Kunden als Mitarbeiter: Unternehmen etablieren Plattformen, über die Kunden ihre Ideen für die Produktentwicklung einbringen können – für Unternehmen kostenfrei.
3. Integration der Daten: Laut Accenture nutzen viele Firmen einige Daten nicht. Die Analysten raten, Daten nach dem Modell einer Lieferkette zu organisieren, die sich durch das gesamte Unternehmen zieht.
4. Blick auf Hardware: Im Zuge digitaler Prozesse sollten Unternehmen die Vorteile ihrer Hardware nutzen. Wer Energieverbrauch, Prozessoren und die Rechner-Infrastruktur intelligent manage, senke Kosten.
5. Apps als Kernkompetenz: Immer mehr Unternehmen etablieren eigene App-Stores für Mitarbeiter und Kunden zur Unterstützung der Unternehmensziele.
6. Resilienz: Statt Datenschutz und Gefahrenabwehr geht es um Resilienz, also Widerstandsfähigkeit, damit Cyber-Attacken an den Systemen abprallen.

Weitere Informationen zu digitalen Prozessen

Weitere Informationen zu digitalen Prozessen finden Sie in folgenden Artikeln: Definition Digitalisierung, Leitfaden zur Digitalisierung, Digitale Wege zum Kunden und Die Rolle der IT bei der Digitalisierung. Benötigen Sie Hilfe dabei, Ihre digitalen Prozesse in Gang zu bringen oder den richtigen Nutzen aus ihnen zu ziehen? Dann nehmen Sie Kontakt zum IT.SERVICE-NETWORK auf. Unsere IT-Dienstleister beraten und unterstützen Sie kompetent. In unserem breiten Angebotsportfolio finden wir die notwendigen IT-Dienstleistungen, damit Ihr Unternehmen digitale Prozesse optimal für sich nutzen kann.

Geschrieben von

Maren Keller

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