Rechnung per Email

Geschäftsprozesse zu digitalisieren ist effizient und günstig. Unternehmen scheuen sich jedoch, auf die Rechnung via Email (E-Mail) umzusteigen. Das ergibt eine aktuelle Umfrage der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK). Dabei trat 2018 das E-Rechnungsgesetz in Kraft.

Welche Gründe für die Umstellung auf elektronische Rechnung sprechen und was dabei zu beachten ist, lesen Sie hier.

Rechnung per Email wird ausgedruckt

Auch wenn die Papierrechnung der elektronischen Rechnung schon 2011 mit dem Steuervereinfachungsgesetz gleichgestellt worden ist. Durchgesetzt hat sich die E-Rechnung bislang nicht. Dabei gilt: Wenn Sie eine Rechnung per Email versenden und der Empfänger nicht ausdrücklich die Papierform wünscht, akzeptiert er die elektronische Rechnung damit.
Die meisten Unternehmen gehen bei der Finanzbuchhaltung lieber auf Nummer sicher – und fahren zweigleisig.

Denn wie die DIHK-Umfrage Buchführung in Zeiten der Digitalisierung ergibt, legen 40 Prozent der 732 befragten Unternehmen ihre elektronischen Rechnungen auch in Papierform ab. Mehr als die Hälfte von ihnen versenden und empfangen eine Rechnung per Email gar nicht oder nur gelegentlich. Hauptgrund dafür: Die Verfahrensdokumentation und Archivierungsvorgaben werden als zu komplex und zu teuer angesehen.

Hinzu kommt: Ist das Rechnungsaufkommen eines Unternehmens gering, sei die damit verbundene technische Umstellung nicht lohnenswert. Gerade im Geschäftskunden-Bereich geben Auftraggeber an, keine elektronische Rechnung zu versenden, weil ihre Kunden diese nicht verarbeiten könnten.

Das Ende der Papierrechnung kommt

Wirtschaftswissenschaftler prognostizieren jedoch das Ende der Papierrechnung – auch für kleine und mittelständische Unternehmen sowie für Selbstständige und Freiberufler. Und zwar nicht nur bei der Rechnungsstellung an private Kunden, sondern besonders auch an Unternehmen. Sie gehen davon aus, dass vor allem Großunternehmen ihre Geschäftspartner künftig immer häufiger drängen werden, auf Papier zu verzichten, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu rationalisieren. Für Ihr Unternehmen ergibt sich mit einer freiwilligen Umstellung auf die Rechnung per Email daher die Möglichkeit, Zugang zu größeren Geschäftspartnern zu bekommen, weil diese ihre Prozesse schon fast vollständig elektronisch abwickeln.

Neben der Zeit- spricht besonders die Kostenersparnis für das Potential der E-Rechnung. Experten nennen eine Reduzierung von bis zu 20 Prozent. Hinzu kommen die Vorteile einer kompletten Automatisierung der gesamten Rechnungsverarbeitung. Dazu hat die IHK Nürnberg für Mittelfranken ihre Mitgliedern bereits im Jahr 2012 informiert: „Vor allem beim elektronischen Rechnungsempfang sinken die Kosten dadurch, dass Prüfung, Zahlungsschritte und Ablage beschleunigt werden.“

E-Rechnung – Suchen und Finden eines Standards

Um die Kostenersparnis beim Versenden, Empfangen und Verarbeiten einer Rechnung per Email auch wirklich zu erreichen, ist ein einheitliches Datenformat die Voraussetzung. Die Suche nach diesem einheitlichen Standard für die E-Rechnung fand im Juni 2014 mit dem Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD) erstmals ein Ende.

Der ZUGFeRD-Standard beschreibt, wie alle Informationen einer Rechnung, also der Text und alle grafischen Elemente, in einer Datei gespeichert werden. Er wurde in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Einen Praxisleitfaden für Unternehmen zur E-Rechnung stellt das FeRD Interessierten zur Verfügung.

Recht und Ordnung auch für Rechnung per Email

Ihr Steuerberater und IT-Dienstleister sind die beiden wichtigsten Ansprechpartner bei der Umstellung von der Papierrechnung auf die elektronische Rechnung. Sie beraten Sie quasi zu Recht und Ordnung – der eine zu den GoBD, der andere zu Software-, Sicherheit und Speicher-Lösungen.

Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom) hat 10 Merksätze für elektronische Rechnungen zusammengefasst. Wichtige Kriterien zur Authentizität und Integrität einer E-Rechnung sind hier nachvollziehbar aufgeführt.

E-Rechnung archivieren – aber wie?

Die Langzeitarchivierung gilt auch für die E-Rechnung. Werden Rechnungen elektronisch empfangen, müssen sie im Originalformat zehn Jahre lang elektronisch archiviert werden. Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig. Das bedeutet, dass sie nicht nur elektronisch unversehrt und manipulationssicher zu archivieren ist, sondern dass das menschliche Auge den Inhalt auch in zehn Jahren noch erfassen können muss.

In der Praxis hat sich der Rechnungsversand per E-Mail im PDF-Format durchgesetzt. Wer auf der sicheren Seite sein will, sollte jedoch nicht nur den Anhang, sondern die gesamte E-Mail archivieren. Ein GoBD-konformes, revisionssicheres Dokumenten-Management-System (DMS) ist außerdem ratsam. Es garantiert die Unveränderbarkeit und Historisierung der E-Rechnungen. Dropbox und Google Drive sind nicht in der Lage, Dokumente unveränderbar zu speichern. Datenträger wie CD und DVD sind auch keine wirkliche Alternative. Sie können zerkratzen und unlesbar werden.

Rechnung in Word und Excel ist im Zweifelsfall E-Rechnung

Sobald Sie Ihre eigenen Rechnungen am Computer erstellen und unter einem Dateinamen abspeichern, ist Ihre Rechnung eine E-Rechnung – auch wenn Sie sie ausdrucken und dann mit der Post versenden. Nach GoBD muss sie als elektronische Rechnung auch elektronisch unveränderbar archiviert werden.

Das heißt: Rechnungserstellung und Belegarchivierung erfolgt sinnvoller Weise in einem Dokumenten-Management-System. Das bloße Abspeichern auf der Festplatte reicht nicht aus. Eine Papierrechnung liegt nur vor, wenn Sie eine Vorlage verwenden, die immer wieder neu überschrieben wird – ohne sie unter neuem Dateinamen einzeln abzuspeichern.

E-Rechnungsgesetz tritt 2018 in Kraft

Die E-Rechnung wurde 2018 in Deutschland zum Gesetz. Bei dem sogenannten E-Rechnungsgesetz, das am 27. November 2018 in Kraft trat, geht es aber „nur“ darum, eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber zu schaffen.

Dies hat allerdings auch Auswirkungen auf Unternehmen, die öffentliche Aufträge annehmen, ausführen und in Rechnung stellen. Für die zahlreichen Zulieferbetriebe aus der privaten Wirtschaft tickt damit ebenfalls die Uhr, betont der Verband elektronische Rechnung (VeR). Denn auch hier sei die Frage nun nicht mehr, ob man auf den elektronischen Rechnungsaustausch umstellen sollte – sondern, wie sich eine solche Digitalisierung am besten bewerkstelligen lasse.

„Die Bundesregierung kann künftig per Rechtsverordnung weitere Detailanforderungen an die elektronische Rechnungsstellung, das zu verwendende Rechnungsdatenmodell sowie die Verbindlichkeit der elektronischen Form stellen“, sagt Stefan Groß vom VeR. Welche Fallstricke es bei der Digitalisierung für Unternehmen gibt, erklärt der Blogbeitrag Digitale Prozesse.

Suchen Sie sich einen Partner für die Rechnung per Email

Mit Blick auf die technischen Herausforderungen, die die Umstellung auf die Rechnung per Email mit sich bringt, ist es ratsam, einen erfahrenen Technologiepartner zu beauftragen. Informieren Sie sich zu den Möglichkeiten der E-Rechnung. Das IT-SERVICE.NETWORK unterstützt Sie dabei gern.

Unsere IT-Dienstleister stehen Ihnen zur Seite und finden die passende Lösung für Ihr Unternehmen. Stellen Sie Ihre Finanzbuchhaltung zukunftsfähig auf. Denken Sie dabei immer daran: Eine Rechnung bleibt eine Rechnung, die niemand gern bekommt. Da spielt es keine Rolle, ob sie im Briefkasten oder im Email-Postfach landet. Investieren Sie das Geld lieber in postalische Feiertagsgrüße an Ihre (Geschäfts-)Kunden.