Das Thema Social Collaboration ist – vor allem in Zeiten der Digitalisierung – hochrelevant für moderne Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen. In der Praxis wird diese Relevanz allerdings leider oft verkannt.
Wir verraten, wieso das fatal ist und welche Vorteile sich aus Maßnahmen ergeben, die die interne Unternehmenskommunikation optimieren.
Mehrere Menschen arbeiten mit Hilfe elektronischer Medien zusammen. © geralt / Pixabay
Social Collaboration – Definition & Nutzen
Mit dem Begriff Social Collaboration wird die Zusammenarbeit von mehreren Menschen beziehungsweise eines Teams mit Hilfe elektronischer Medien und/oder Intranets bezeichnet. Aus dieser Art der Zusammenarbeit ergeben sich viele Vorteile, die in Summe die interne Kommunikation nachhaltig optimieren können. Im Detail:
- Die Kommunikation wird schneller. Physische Zusammenkünfte und Meetings sind teilweise nicht mehr nötig. Jedes Teammitglied kann von überall aus (und egal von welchem Endgerät) an Abstimmungen teilnehmen oder seine Arbeitsergebnisse teilen.
- Die Kommunikation wird effizienter. In der schriftlichen beziehungsweise digitalen Kommunikation drückt man sich präziser und prägnanter aus. Auch das aus klassischen Meetings bekannte „Abschweifen“ reduziert sich quasi von allein. Und: Ellenlangen und unübersichtlichen E-Mail-Verläufen mit unterschiedlichen Verteilern wird der Garaus gemacht.
- Die Aufgabenverteilung ist klar und übersichtlich. Jeder weiß, was der andere macht und wie weit er mit seiner Arbeit ist. Falls notwendig können auch mehrere Kollegen gemeinsam an einem Dokument oder einer Tabelle arbeiten.
- Es entstehen eine umfangreiche Wissensdatenbank und ein Informationsnetzwerk. Das spart besonders viel Zeit bei der Einarbeitung neuer Kollegen. Und Zeit ist schließlich Geld.
Und am Wichtigsten: Sie läuten den digitalen Wandel direkt in den eigenen Reihen ein. So zeigen Sie, dass Sie ein moderner Unternehmer sind und schaffen gleichzeitig ein attraktives Arbeitsumfeld.
Social Intranet – die Grundlage des „Digital Workplace“
Wer einen „Digital Workplace“ will, braucht zunächst ein Social Intranet. Es stellt die Basis für die digitale Arbeitsplattform dar, die sich dadurch auszeichnet, dass alle Informationen, Services und Tools jederzeit und uneingeschränkt für alle Mitarbeiter verfügbar sind.
Das Social Intranet bietet zahlreiche Möglichkeiten, das Informationsmanagement im Unternehmen zu optimieren. Wichtig dabei: Jeder Mitarbeiter sollte das Tool aktiv nutzen, sein Wissen teilen und so zum Gesamterfolg beitragen.
Intranet statt E-Mail-Wahnsinn
Die Einführung des Social Intranets wird in erster Konsequenz die E-Mail-Fluten eindämmen. Wussten Sie, dass jeder Mitarbeiter im Durchschnitt pro Tag 30 E-Mails erhält? Das Lesen, Auswerten, Antworten und Weiterleiten dauert lang und hat einen negativen Einfluss auf die Produktivität.
Sie selbst kennen es wahrscheinlich auch: Flattert eine neue Nachricht herein, unterbrechen Sie Ihre aktuelle Arbeit und schauen erst einmal in den Posteingang. Im schlimmsten Fall wurden Sie dann nur überflüssigerweise in CC gesetzt. Wird hingegen ein Großteil der Kommunikation in das Intranet verlagert, minimieren sich diese Produktivitätshemmer.
Ende der Meeting-Marathons
Meetings sind wichtig, Meetings müssen sein. Aber warum eigentlich? Ihr eigentlicher Zweck ist die gemeinschaftliche Abstimmung im Team über Projekte, einzelne Entwicklungsstufen oder den Status Quo. Genau das kann aber auch die Kommunikation über das Intranet leisten.
Im Schnitt verbringt jeder Angestellte knapp 17 Stunden pro Monat in Meetings. Das sind über den Daumen immerhin zehn Prozent seiner gesamten Arbeitszeit. Und wenn die physischen Zusammenkünfte dann noch nicht zielführend verlaufen, ist der Schaden noch größer.
Aus für die E-Mail-Flut.
© geralt / Pixabay
Social Collaboration vs. Schatten-IT
Die Konsequenz aus zeitraubenden, ineffizienten Meetings und dem E-Mail-Ping-Pong ist über kurz oder lang die Entstehung einer Schatten-IT. Dieser Begriff meint, dass Mitarbeiter auf alternative Lösungen zurückgreifen, weil sich durch die altmodischen Kommunikationswege eine Frustration aufbaut.
Beispiel: Kollegen chatten per WhatsApp, skypen oder nutzen gar die Messenger sozialer Medien, um sich auszutauschen. Werden diese Wege auch für die Kommunikation mit Externen genutzt, kann das schnell böse Folgen für die IT-Sicherheit des Unternehmens haben.
Durch Social Collaboration beugen Sie diesem Risiko aktiv vor. Geben Sie Ihren Mitarbeitern wirksame Instrumente und Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation an die Hand. Sie werden sehen: Die Zufriedenheit steigt und Sie minimieren unternehmerische Risiken hinsichtlich der Produktivität, Effizienz und Sicherheit.
Unterstützung bei der Implementierung von Social-Collaboration-Tools
Welche Lösung für Ihr Unternehmen die beste ist, finden unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK im gemeinsamen Gespräch mit Ihnen schnell heraus. Bei Bedarf übernehmen wir natürlich auch gern die Implementierung des gewählten Systems und kümmern uns auch langfristig um die Wartung und Durchführung relevanter Funktions- sowie Sicherheitsupdates.
Nehmen Sie einfach Kontakt zu einem unserer Experten auf und lassen sich umfassend zu den verschiedenen Social-Collaboration-Tools, ihren jeweiligen Funktionalitäten und ihren Vorteilen für Ihre Unternehmensprozesse informieren.
Geschrieben von
Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen
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