Elektronisches Fahrtenbuch

Fahrtenbuch richtig führen und Steuern sparen

Von in Digitalisierung
22
Okt
'19

Ein elektronisches Fahrtenbuch kann die Bürokratie rund um Firmenfahrzeuge stark vereinfachen und komfortabler machen. Spezielle Software und iOS- beziehungsweise Android-Apps digitalisieren das Fahrtenbuch und können bares Geld Richtung Finanzamt sparen.

Wir verraten Ihnen, wie Sie ein Fahrtenbuch richtig führen, und geben Tipps für die Umstellung auf elektronische Alternativen.

elektronisches fahrtenbuch

Elektronische Fahrtenbücher bieten eine Menge Vorteile. Bild: Pixabay / jarmoluk

Elektronisches Fahrtenbuch – die Vorteile

In Zeiten der Digitalisierung und des papierlosen Büros wirkt das traditionelle Fahrtenbuch oftmals wie ein Relikt aus der Vergangenheit. Entwickler und Software-Anbieter wie Lexware oder Vimcar haben sich diesem Umstand längst angenommen und bieten Programme und Apps an, die dem leidigen Ausfüllen mittels Papier und Stift ein Ende bereiten. Ebenso entfallen viele Tätigkeiten, die sich bislang durch Fahrzeuge aus dem Firmenbestand ergeben haben, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden – also beispielsweise die Recherche nach dem letzten Fahrer und ein anschließendes Nachtragen.

Auch die häufig gestellte Frage, wie man ein Fahrtenbuch richtig führen muss,  um steuerrechtlich auf der sicheren Seite zu sein, hat sich durch die innovativen elektronischen Fahrtenbücher ein für alle mal erledigt. Denn: Sie bieten oft umfangreiche Hilfestellungen.

Kurzum: Elektronische beziehungsweise digitale Fahrtenbücher bieten eine Menge Vorteile – und keinen einzigen Nachteil gegenüber der traditionellen Erfassung. Wie einfach die Nutzung wirklich ist, stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Firmenwagen-Fahrtenbuch im 21. Jahrhundert

Exemplarisch für nahezu alle Anbieter in diesem Segment stellen wir Ihnen als Fahrtenbuch-Beispiel die Vimcar-App vor. Bei Vimcar handelt es sich um ein Unternehmen aus Berlin, dass sich ausschließlich dem Thema der elektrischen Fahrtenbücher verschrieben hat. Der Ansatz des Anbieters basiert auf einer Kombination von Hard- und Software. So gehen Sie im Detail vor:

  • Sie erstellen online ein Benutzerkonto und erhalten anschließend auf dem Postweg die notwendige Hardware – den Vimcar-Fahrtenbuchstecker.
  • Sie laden die Vimcar-App kostenlos aus dem Google Play Store beziehungsweise aus Apples App Store herunter und loggen sich ein. Alternativ steht natürlich auch eine Desktop-Variante zur Verfügung.
  • Sie stecken den Stecker in die OBD-Schnittstelle Ihres Autos und verbinden sich mit dem Nutzerkonto.

Fertig. Ab sofort ist das elektronische Fahrtenbuch einsatzbereit. Die Dokumentation aller Fahrten erfolgt dabei automatisch, rechtssicher und transparent. So können nachträgliche Änderungen zwar erfolgen, werden aber finanzamtskonform protokolliert. Zusätzlich stehen umfangreiche Nutzungsstatistiken und die Funktion eines manipulationssicheren PDF-Exports für das Finanzamt zur Verfügung. On top sorgt die integrierte GPS-Ortung dafür, dass Sie Ihr Fahrzeug jederzeit wiederfinden.

elektronisches fahrtenbuch kann steuern sparen

Steuern sparen leicht gemacht.
Bild: Pixabay /geralt

Steuervorteile durch elektronisches Fahrtenbuch

Weitere Vorteile – ergänzend zur einfachen Nutzbarkeit von Fahrtenbuch-Apps und Co. – ergeben bei der Steuer. Laut Aussage der Anbieter Vimcar und Lexware beträgt die durchschnittliche Steuerersparnis pro Jahr mehr als 2.700 Euro im Vergleich zur Ein-Prozent-Methode.

Zur Erläuterung: Jeder, der einen Firmenwagen fährt und diesen auch privat nutzt, erhält dadurch den sogenannten geldwerten Vorteil. Und dieser muss – wie das „normale“ Einkommen – auch versteuert werden. Die Firmenwagennutzer haben dabei die Wahl, ob Sie sich für die pauschale Ein-Prozent-Regel entscheiden, bei der jeden Monat ein Prozent des Listenpreises des Wagens versteuert wird, oder ob Sie die private Nutzung mittels eines Fahrtenbuches erfassen.

Dabei gilt die Faustregel: Die Ein-Prozent-Regelung lohnt sich nur dann, wenn die private Nutzung des Fahrzeugs sehr hoch ist. Ist das aber nicht der Fall, kann die situative Erfassung von Firmen- und Privatfahrten mittels eines Fahrtenbuchs bares Geld einsparen.

Excel-Fahrtenbuch wird nicht anerkannt

Dabei ist es jedoch wichtig, auf welche Weise die Fahrten dokumentiert werden. Ein Excel-Fahrtenbuch wird vom Finanzamt beispielsweise als Nachweis nicht anerkannt. Ein Fahrtenbuch in Papierform hingegen schon. Und auch ein elektronisches – zum Beispiel mit der App Vimcar erstelltes – Fahrtenbuch.

Vorsteuerabzugsberechtigte Selbstständige und Unternehmer haben mit dem Vorsteuerabzug übrigens noch eine weitere Option, bares Geld zu sparen. Bei einer betrieblichen Nutzung von mindestens zehn Prozent können sie die Vorsteuer aus Rechnungen für gemischt genutzte Firmenfahrzeuge voll abziehen.

Sie sehen schon: Es gibt allerhand Regeln, die es im Zusammenhang mit einem Fahrtenbuch steuerrechtlich zu beachten gilt.

Fahrten finanzamtskonform erfassen

Wichtig für das Finanzamt ist die korrekte Erfassung aller Fahrten gemäß der entsprechenden Vorgaben im Einkommenssteuergesetz – zu finden unter § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG. Die wichtigsten Regeln dabei lauten:

  • Lückenlose Dokumentation aller Fahrten
  • Zeitnahe Führung mit 7-Tage-Regel und Änderungshistorie
  • Protokoll nachträglich durchgeführter Änderungen
  • Papier-Fahrtenbücher müssen gebunden sein und dürfen keine Leerzeilen enthalten

All diesen Anforderungen werden die modernen Programme und Apps natürlich gerecht, was Ihnen die Entscheidung für selbige leicht machen dürfte. Sofern Sie bei der Entscheidung für einen Anbieter, bei der Beschaffung der Software oder bei der Installation einer passenden Lösung professionelle Unterstützung benötigen, stehen Ihnen unsere erfahrenen Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK natürlich gern zur Verfügung.

Lena Klaus

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Seit 2013 kennt sie die IT-Branche und hat sich in diesem Zusammenhang auf B2C- und B2B-orientierte Content-Plattformen spezialisiert.

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