Bereits am 28. November 2019 hat das Bundesfinanzministerium eine Neufassung der GoBD veröffentlicht, seit dem 1. Januar 2020 ist sie in Kraft. Aber wozu sind die Neuerungen an den 2014 in Kraft getretenen Grundsätzen überhaupt notwendig? Und was genau ist neu in den GoBD 2019?
Wir bringen Sie in Sachen GoBD auf den neuesten Stand.
Die Aufbewahrungspflicht sorgt immer noch für Unsicherheit. Bild: Pixabay/TPHeinz
GoBD – was ist das?
Rechnungen, Belege, Handelsbriefe, Schriftverkehr – für all solche Dokumente besteht laut Gesetz eine Aufbewahrungspflicht. Da heute ein Großteil der Geschäftskommunikation digital in Form von E-Mails stattfindet, scheint die elektronische Archivierung die einfachste Form einer solchen Aufbewahrung zu sein.
Allerdings gilt es dabei genaue Richtlinien einzuhalten, die in den am 14. November 2014 in Kraft getretenen GoBD festgehalten sind. Zur Erinnerung: Die Abkürzung steht für den etwas umständlichen Begriff „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Grundsätzlich ist es das Ziel des Bundesfinanzministeriums (BFM), mit Hilfe der GoBD Klarheit über die Anforderungen zu schaffen, die steuerpflichtige Unternehmen im Zuge der (digitalen) Buchführung zu erfüllen haben.
Der Kern des Ganzen: Jeder Geschäftsvorfall innerhalb eines Unternehmens ist in der Buchführung oder in den Aufzeichnungen zu erfassen und revisionssicher aufzubewahren. Wichtig wird diese revisionssichere Aufbewahrung dann, wenn zum Beispiel eine Betriebsprüfung ins Haus steht. Stellt sich dabei heraus, dass Vorgänge nicht nachvollzogen werden können, drohen Bußgelder und sogar Haftstrafen.
Wozu die Neuerungen in den GoBD 2019?
In erster Linie gelten diese Regeln, wenn Unternehmen Ihre Buchführung in elektronischer Form durchführen – und das dürfte inzwischen ein Großteil aller Unternehmen sein. Die GoBD 2019, veröffentlicht am 28. November 2019, ersetzen seit dem 1. Januar 2020 die Vorgängerversion aus dem Jahr 2014 und sind dementsprechend nun die bindende Leitlinie.
Die Grundsätze sind in einem inzwischen 44-seitigen Dokument zusammengestellt, ein zweiseitiges Inhaltsverzeichnis hilft bei der Orientierung. Die Änderungen durch die GoBD 2019 sind dabei nur punktuell. Ein kleines Manko: Die Änderungen sind darin aber nicht kenntlich gemacht, sodass es nicht so einfach ist, die Unterschiede zu erkennen.
Und warum erachtet das BFM diese Neuerungen als notwendig? Einerseits handelt es sich um Zuspitzungen bestimmter Formulierung und um Klarstellungen strittiger Punkte. Zudem wurden einige Änderungen an die neuen technischen Entwicklungen angepasst.
Die GoBD bieten hilfreiche Informationen zur digitalen Buchführung. Bild: Unsplash/Vlad Kutepov
GoBD 2019 – das steht in der Neufassung
Sie fragen sich, welche Neuerungen mit den GoBD 2019 nun konkret kommen? In Gänze lässt sich das natürlich im Dokument selbst nachlesen. Viele der Neuerungen beziehen sich spezifisch auf Aspekte der Finanzbuchhaltung. Die aus technischer Sicht besonders relevanten Änderungen stellen wir Ihnen im Folgenden aber kurz vor:
- Belege lassen sich künftig nicht mehr nur scannen, sondern auch mit dem Smartphone abfotografieren – sofern die sonstigen Anforderungen den GoBD eingehalten werden. Belege dürfen nicht mehr durch die Vergabe eines Barcodes gesichert werden.
- Sind Belege im Ausland entstanden, dürfen Sie diese ab sofort auch vor Ort erfassen.
- Elektronische Rechnungen und Belege müssen maschinell auswertbar sein. Bedeutet: Der vollständige Inhalt muss gespeichert werden.
- Bei der Umwandlung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format galt es bislang, beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten, wobei die konvertierte Version entsprechend kenntlich zu machen war. Neu: Auf die ursprüngliche Fassung kann verzichtet werden, wenn keine bildliche/inhaltliche Änderung vorgenommen worden ist, keine aufbewahrungspflichten Informationen verloren gehen, die ordnungsgemäße Konvertierung aus der Verfahrensdokumentation hervorgeht und die maschinelle Auswertbarkeit sowie der Datenzugriff nicht eingeschränkt werden.
- Unternehmen müssen der Finanzverwaltung uneingeschränkten Zugriff auf die in einem Datenverarbeitungssystem hinterlegten Daten erlauben – unabhängig davon, ob die Speicherung elektronischer Daten in einem eigenen Hardware-/Software-System erfolgt oder in der Cloud eines externen Dienstleisters.
Aus dieser kurzen Auflistung wird deutlich: Das BFM geht mit der Zeit und berücksichtigt dabei viele Anforderungen an eine moderne Buchhaltung.
Experte hilft bei elektronischer Archivierung
In einem steuerpflichtigen Unternehmen sollte immer im Auge behalten werden, ob die Buchführung die Anforderungen der GoBD tatsächlich einhält – ansonsten können Sie spätestens bei der nächsten steuerlichen Außenprüfung Probleme bekommen. Im Zweifelsfall holen Sie sich einen steuerlichen Berater zur Seite, der Ihnen bei den anspruchsvollen Anforderungen der Aufbewahrungspflicht Hilfestellung leistet.
Unser Tipp: Mit einer revisionssicheren elektronischen Archivierung machen Sie auf jeden Fall schon einmal vieles richtig. Vielleicht haben Sie in Ihrem Betrieb ja schon E-Mail-Archivierung und Co. eingeführt? Oder spielen Sie bislang nur mit dem Gedanken? Dann empfehlen wir Ihnen, sich von einem unserer Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK beraten zu lassen. Er kann Ihnen die Vorteile und Möglichkeiten vorstellen. Auf Wunsch führt er auch die Implementierung der ausgewählten Lösung in Ihrem Unternehmen durch.
Geschrieben von
Seit Anfang 2019 ist Janina Kröger für den Blog des IT-SERVICE.NETWORK verantwortlich – anfangs in der Position der Online-Redakteurin und inzwischen als Content Marketing Managerin. Die studierte Germanistin/Anglistin und ausgebildete Redakteurin behält das Geschehen auf dem IT-Markt im Blick, verfolgt gespannt neue Trends und Technologien und beobachtet aktuelle Bedrohungen im Bereich des Cybercrime. Die relevantesten… Weiterlesen
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