Die Aufbewahrungsplicht & ihre Mythen

Die GoBD sind schon seit November 2014 in Kraft, sorgen in vielen Unternehmen aber immer noch für einige Unsicherheiten. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Mythen rund um die Aufbewahrungspflicht vor. 
Mythos oder Fakt – Sie sind unsicher, was im Zusammenhang mit den GoBD wirklich stimmt? Wir klären auf!

Aktenordner gehören der Vergangenheit an – immer mehr Unternehmen setzen im Zuge der Aufbewahrungspflicht auf die elektronische Archivierung. Bild: Pixabay/Jürgen Sieber

Immer noch Unsicherheit bei der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist für bestimmte (digitale) Schriftstücke ist in den GoBD verankert. Zur Erinnerung: Die GoBD, also die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, sind 2014 in Kraft gesetzt worden. Das Ziel des Bundesfinanzministeriums (BFM) war es, angesichts der zunehmend digitalen Geschäftsabläufe mehr Klarheit in Sachen Buchführung zu schaffen. 
Im 28. Dezember 2019 kam eine Neufassung der GoBD heraus, die seit dem 1. Januar 2020 die Vorgängerversion ersetzt und dementsprechend bindend ist. Einerseits sind einige noch nicht ganz konkrete Formulierungen und Vorgaben spezifiziert, andererseits sind darin neue technische Entwicklungen berücksichtigt worden.
Aber war so eine Neufassung wirklich notwendig? Ja, weil noch immer viele Unsicherheiten und Mythen rund um die Aufbewahrungspflicht herumgeistern.

Die Top-5-Mythen zur Aufbewahrungspflicht

In vielen Unternehmen beherrschen noch immer Mythen und Halbwahrheiten das Geschehen in der Buchhaltung. Die Top-5-Mythen und eine Erklärung stellen wir Ihnen im Folgenden vor:

• Mythos 1: Nur Papierdokumente sind Originale.
  Falsch. Bis auf wenige Ausnahmen können Sie in Papierform eingegangene Unterlagen, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, auch digital aufbewahren, wenn dies den GoBD entspricht (§147 Absatz 2 AO). Elektronisch eingegangene Dokumente müssen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist sogar digital aufbewahrt werden.
• Mythos 2: Das Papierdokument ist aufzubewahren.
  Nicht unbedingt. Sofern ein Papierdokument nach (außer-)steuerlichen Vorschriften nicht im Original aufzubewahren ist, können Sie es nach dem Scan-Vorgang vernichten. Nach dem Scannen darf dann aber nur noch am elektronischen Dokument weitergearbeitet werden, indem zum Beispiele Kommentare gesetzt werden.
• Mythos 3: Der Prüfer kann das Papierdokument verlangen.
  Stimmt nur teilweise. Prinzipiell muss der Steuerpflichtige alle relevanten digitalen Unterlagen über ein Datenverarbeitungsprogramm für das Finanzamt lesbar machen. Falls das nicht möglich ist, kann die Behörde auch einen Ausdruck verlangen.
• Mythos 4: Alle E-Mails sind aufzubewahren.
  Kommt darauf an. E-Mails, die zum Beispiel als Handels- oder Geschäftsbrief dienen oder selbst als Buchungsbeleg dienen, sind tatsächlich aufzubewahren. Ist eine E-Mail aber nur das Transportmittel für eine angehängte Datei, können Sie sie nach der Speicherung des Anhangs löschen.
• Mythos 5: Man braucht eine elektronische Signatur.
  Falsch. Für Besteuerungszwecke sind eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel nicht erforderlich.

Sie sehen: Im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht bestehen noch immer Unklarheiten. Und genau deshalb hat das Bundesfinanzministerium die Neufassung der GoBD veröffentlicht.

Archivierungsprogramm unterstützt bei Aufbewahrungspflicht

Glücklicherweise gibt es einerseits steuerliche Berater, die in allen Fragen rund um GoBD und Aufbewahrungspflicht unterstützen, andererseits gibt es eine Vielzahl GoBD-konformer Archivierungsprogramme. Das Gute daran: Führen Sie die elektronische Archivierung genau nach den Vorgaben dieser Software aus, wird die Angst vor einer Steuer- oder Betriebsprüfung überflüssig.
Durch die elektronische Archivierung entstehen noch weitere Vorteile. Sie sparen durch das „papierlose Büro“ nicht nur Kosten für Porto, Papier und Drucker, sondern Sie sparen auch Platz ein, denn lange Regalreihen für unzählige Aktenordner fallen weg. Und Sie benötigen für die Suche nach bestimmten Dokumenten weniger Zeit, denn durch eine sinnvolle Ablage und Suchfunktion lassen sich Papiere schnell und einfach finden (Stichwort: Dokumenten-Management-System).
Es gibt viele verschiedene Softwarelösungen für die elektronische Archivierung. Aber welche ist für Ihr Unternehmen die Richtige? Unser Experte aus dem IT-SERVICE.NETWORK stellt Ihnen die Lösungen vor und hilft Ihnen auf Grundlage Ihrer individuellen Anforderungen auch bei der Entscheidung. Die Implementierung macht Ihnen Sorge? Kein Problem, denn auch diese nehmen Ihnen unsere Profis ab!

Geschrieben von

Janina Kröger

Seit Anfang 2019 ist Janina Kröger für den Blog des IT-SERVICE.NETWORK verantwortlich. Neue IT-Trends? Wichtige Business-News? Die studierte Germanistin und ausgebildete Redakteurin behält nicht nur das Geschehen auf dem IT-Markt im Blick, sondern versteht es zudem, das IT-Wissen des IT-SERVICE.NETWORK verständlich aufzubereiten.

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